Modern werken met impact
Doe het goed of doe het niet!
Modern werken kun je niet een beetje doen. Dat is net zoiets als een beetje een huis bouwen of een product een beetje verkopen. Je doet het goed of je doet het niet. Doe je het goed, dan heb je ook wat. Betrokken medewerkers bijvoorbeeld en tijd om te besteden aan de dingen die echt belangrijk zijn. Zoals dat huis bouwen of dat product verkopen. Modern werken met impact noem ik dat. Hoe je die impact bereikt? Door te beginnen bij de basis en vervolgens uit te bouwen. Ik vertel je er in dit laatste deel mijn driedelige serie over modern werken alles over.
Houd het overzichtelijk
Modern werken begint met afscheid nemen van je fileshare en overstappen naar SharePoint Online. Om vervolgens met Microsoft Teams aan de slag te gaan. Ben je nog niet zover? Lees dan eerst even deze twee voorgaande artikelen, voordat je hier terugkomt. Zo houd je het lekker overzichtelijk.
Slim vergaderen met Teams
Wanneer je een tijdje werkt met Microsoft Teams, merk je dat je werkdag steeds leuker en beter wordt. Je hoeft niet meer te schakelen tussen verschillende apps, je wordt productiever en samenwerken gaat als vanzelfsprekend. De volgende stap is het organiseren van onlinevergaderingen. In Teams vind je hiervoor alles wat je nodig hebt, zoals Microsoft Planner en OneNote. Modern vergaderen vraagt echter wel om een andere mindset dan de meer traditionele vorm van vergaderen waarbij iedereen in dezelfde ruimte is. Stel daarom eerst een aantal ‘spelregels’ op. Zo zorg je ervoor dat elke vergadering volgens plan verloopt en iedereen betrokken is. Welke spelregels je definieert bepaal je zelf, maar je kunt denken aan:
- Een goede inhoudelijke voorbereiding, inclusief agendapunten
- Een goede technische voorbereiding: controleer de verbinding, audio en eventuele apparatuur die je nodig hebt
- Je scherm delen als je iets uitlegt, zodat iedereen weet waar je het over hebt
- Andere deelnemers met naam aanspreken als je iets vraagt
- Afspraken over het maken van notulen en actiepunten en het delen ervan
Gebruik Yammer voor nog meer betrokkenheid
Voor nieuwsberichten, handboeken, personeelsgidsen en formulieren heb je SharePoint. Effectief samenwerken doe je in Teams. Maar wat gebruik je als je een organisatiebrede conversatie wilt starten of een interessant artikel wilt delen? Het antwoord: Yammer! Yammer kun je zien als een intern sociaal netwerk. Het stelt je in staat om op een laagdrempelige manier betrokken te blijven bij de organisatie. Of je nu eerstelijns medewerker bent of de CEO. En het mooie is, dat dit twee richtingen op werkt. Zo kun je met elkaar brainstormen over nieuwe innovaties, vragen stellen aan de directie of als directie juist inspiratie halen op de werkvloer. Daarnaast is het mogelijk om externe gebruikers toegang te geven. Dit is vooral handig om klanten, partners of leveranciers te betrekken bij een specifiek onderwerp of evenement. Maar doe dit pas wanneer je zelf helemaal thuis bent in Yammer. Zo houd je controle over wat er gedeeld wordt en met wie.
Processen stroomlijnen en verbeteren
Op dit punt aangekomen, zijn jij en je collega’s al aardige pro’s op het gebied van modern werken. SharePoint, Teams en Yammer hebben geen geheimen meer voor jullie. Toch valt er nog genoeg te doen en te ontdekken.
Zo zijn er tal van grote en kleine handelingen die je op een werkdag uitvoert, die een stuk makkelijker kunnen door ze te automatiseren. Denk aan de administratieve rompslomp rondom het verwerken van declaraties, het bijhouden van je uren of het inrichten van een moderne werkplek voor een nieuwe collega. Met de juiste apps en hulpmiddelen, zoals PowerApps en Microsoft Flow, kun je dit soort taken en bedrijfsprocessen stroomlijnen en verbeteren. Zodat je de volgende keer als je een declaratie indient, alleen nog maar met je smartphone een foto van je bonnetjes hoeft te maken. De app doet de rest.
Bij MostWare geloven we dat iedere organisatie toegang moet hebben tot de mooiste IT-oplossingen. Daarom delen wij al sinds 1990 graag onze kennis en kunde. Inspireren met IT noemen we dat. Dat doen we altijd vanuit het oogpunt van onze klant.
Bezoek de website