Minder doen, meer bereiken

Veel Nederlanders genoten deze zomer van een welverdiende vakantie. Voor iedereen vaak een mooi moment om tot rust te komen en te reflecteren op ontwikkelingen van de afgelopen periode. Tijdens mijn eigen reflectie constateerde ik dat veel verbeterplannen binnen organisaties lange doorlooptijden kennen.

Het oog is groter dan de maag

Veel organisaties hebben moeite met de uitvoering van haar strategie[1]. Bij veel organisaties zie ik dat backlogs en portfolio’s vol staan met ideeën en initiatieven, bijna allemaal gemarkeerd als must have. Ongetwijfeld hebben de verbeterplannen stuk voor stuk goede business cases. De grote hoeveelheid verbeterplannen heeft echter ook een keerzijde, ze leiden namelijk vaak tot (te) lange doorlooptijden. Een van de veelgenoemde oorzaken is dat organisaties vaak te veel tegelijkertijd willen.

Hoe langer de backlog, des te langer de wachttijd

Bij ilionx gebruiken we bij verbetertrajecten regelmatig de LEAN-filosofie om te lange doorlooptijden te doorgronden. Bijna iedere organisatie heeft wel meerdere verbetertrajecten op haar backlog staan. Backlogs met 60 tot 100 verbeterplannen zijn binnen veel organisaties eerder regel dan uitzondering. Wanneer focus ontbreekt en er geen stopgezet wordt op het toevoegen van nieuwe plannen op de backlog, ontstaan er problemen.

Allereerst wordt het moeilijker om scherpe keuzes te maken wanneer backlogs te lang worden. Ga maar na, het voelt veel vervelender om 100 items te laten staan, dan wanneer het er slechts 2 zijn. Daarnaast zijn organisaties geneigd om te veel tegelijkertijd op te willen pakken. Het liefst moeten de verbeterplannen zo snel mogelijk over de eindstreep. Tegelijkertijd is er maar een beperkt aantal uren of geld beschikbaar. De teams met de minste capaciteit zorgen dan voor opstoppingen. In LEAN termen worden deze opstoppingen ook wel wachttijd genoemd. Vergelijk de gevolgen van te lange backlogs met werkzaamheden op een autosnelweg. Hoe groter het aantal auto’s dat allemaal tegelijkertijd door de versmalde wegen wil, des te groter de vertraging wordt.

Meer focus, meer resultaat

Wachttijd in organisaties ontstaat vooral als activiteiten in een proces elkaar niet goed opvolgen. Vaak wordt wachttijd opgevuld met activiteiten die geen waarde opleveren. Hoewel iedere organisatie wachttijd heeft in haar operatie, is het de kunst om zo veel mogelijk onnodige wachttijd te elimineren. Het ontbreken van focus is een oorzaak die we, ongeacht welke type organisatie of proces, regelmatig terugzien als oorzaak van wachttijd.

Wees daarom kritisch, zorg dat je mandaat hebt en durf ideeën te schrappen of uit te stellen naar een later moment. Maak gebruik van een prioriteitenmatrix om met alleen de belangrijkste verbeterplannen aan de slag te gaan. Wees niet bang, want door minder te willen bereik je komend jaar hoogstwaarschijnlijk een stuk meer.

Wil je jouw organisatie backlog graag een keer tegen het licht houden? Download dan nu de methode die je helpt om in jouw organisatie scherpe keuzes kunt maken. Heb je behoefte aan een oriënterend gesprek over verbetertrajecten binnen jouw organisatie? Onze ervaren specialisten op het gebied van LEAN en Operational Excellence vertellen je er graag meer over.

[1] Jones, Jenni, et al. “Factors Contributing to Organizational Change Success or Failure: A Qualitative Meta-Analysis of 200 Reflective Case Studies.” Evidence-Based Initiatives for Organizational Change and Development. IGI Global, 2019. 155-178.