Kennisportal
Kennisportal is een kennisplatform met een focus op de brede doelgroep Business en IT.

Microsoft Teams Trial bijna afgelopen?

Dit is wat je moet weten

Door de noodzaak om medewerkers thuis te laten werken hebben veel organisaties het afgelopen halfjaar een Microsoft Teams Trial licentie aangevraagd. Hiermee konden medewerkers kosteloos op afstand blijven communiceren en samenwerken. De trialperiode is 6 maanden, waardoor veel organisaties in deze periode een keuze gaan maken of ze wel of niet gebruik blijven maken van Teams. En zo ja, op welke manier. Bij deze keuze spelen de licentievormen natuurlijk ook een belangrijke rol. Welke zijn er? Welke past het beste bij de organisatie? In deze blog leggen we het uit.

Wat gebeurt er met Teams als de proefperiode is afgelopen? 

Wanneer Teams Trial is aangevraagd, is deze een half jaar gratis beschikbaar. Na deze periode krijgt het account voor 30 dagen een ‘grace status’. Dit houdt in dat als de aanschaffing van Microsoft 365 binnen een maand plaatsvindt, alle gegevens behouden blijven. Wanneer de organisatie besluit niet door te gaan met Teams is het mogelijk om de ‘grace status’ te laten verlopen. Alle data worden dan verwijderd en er worden geen kosten in rekening gebracht. Het is erg belangrijk dat je op tijd een besluit neemt, anders is alle data weg. Wanneer het besluit er is om Microsoft 365 aan te schaffen is er de mogelijkheid om te kiezen voor een Office 365 E1 licentie, waar Teams Trial uit bestaat, of een Office 365 F3 licentie. Het verschil tussen deze licenties leggen we verderop in deze blog uit. Eerst is het van belang na te gaan of je Teams wil blijven gebruiken.  

Teams blijven gebruiken? 

Het grote voordeel van Microsoft Teams is dat het meerdere communicatiemiddelen samen op één plek brengt. Alle functionaliteiten van andere communicatie-apps zoals chat en (video) bellen zijn aanwezig. Teams biedt daarnaast nog meer mogelijkheden. Zo is het mogelijk om eenvoudig bestanden te delen en hierin tegelijk samen te werken. De mogelijkheid om meerdere Teams aan te maken zorgt ervoor dat de communicatie in groepen soepel verloopt, op alle soorten devices. Kortom online samenwerken is heel efficiënt met Teams.     

Het grootste pluspunt van Teams is dat het naadloos integreert met de volledige Microsoft 365 suite. Daardoor kan je tegelijk (samen)werken in Word, Excel, PowerPoint en OneNote maar is het ook gekoppeld met SharePoint of ToDo. Zo staat alle informatie op één centrale plaats. Het is een mooi begin naar een volledige digitale werkplek.

Verschil tussen Office 365 E1 & F3 licentie 

Veel organisaties willen Teams blijven gebruiken maar overwegen om in plaats van de Office 365 E1 licentie, dat de Teams Trial is, een Office 365 F3 licentie te nemen. Met deze licentie betaal je een veel lagere prijs, maar je krijgt ook minder functionaliteiten dan de E1 licentie. De F3 licentie is bedoeld voor firstline medewerkers die niet dagelijks achter een bureau werken en een volledig office 365 abonnement nodig hebben, maar wel communiceren en samenwerken met anderen. Zij werken met F3 alleen in de browser, en niet meer in geïnstalleerde Office-programma’s.

Functionaliteiten van Office 365 F3

Op deze afbeelding zijn de functionaliteiten van Office 365 F3 te zien. Hierop is te zien dat er een aantal beperkingen zijn.  Houd er dus rekening mee, dat als de overstap naar een F3-licentie plaatsvindt, er minder functionaliteiten beschikbaar zijn.

De E1-licentie heeft bijvoorbeeld meer Exchange Online en OneDrive opslag dan de F3-licentie. Indien gebruikers al over de limiet van de F3-licentie zitten krijgen zij een melding. Het synchroniseren van mappen met OneDrive client zal ook niet meer werken.  Verder mag met deze licentie alleen bewerkt worden op een apparaat met een schermgrootte van maximaal 10,1 inch.

Voor Teams beperkt het verschil zich tot een aantal punten. Zo is er geen voicemail beschikbaar en Outlook desktop access ontbreekt. Dit houdt in dat er geen create teams meeting knop meer in zit en de gebruiker alleen  vergaderingen kan  inschieten via de Teams app.  

Tot slot zijn er nog beperkingen in bijvoorbeeld SharePoint Online. Dat zijn minder gebruikte functies en werken we verder uit in dit webinar. De keuze voor een E1- of F3-licentie is dus afhankelijk van de behoeften van de gebruikers, en zal per organisatie verschillen. 

Hoe nu verder? 

Wanneer je besluit door te gaan met Microsoft Teams kan Rapid Circle daarbij helpen. Wij adviseren graag welke licentie het beste bij een organisatie past. Ook denken we graag mee wanneer er de licentie wordt omgezet. Als dit niet goed gebeurt, is er een kans dat gebruikers toegang tot services of gegevens verliezen. Daarnaast kunnen we helpen met het omzetten van de licenties en verdere implementatie van Teams. 

Wil je eerst wat meer informatie? Bekijk dan het webinar van donderdag 3 september. Rick de Haan, business consultant bij Rapid Circle, gaat dan uitgebreid in op dit onderwerp.