Microsoft Teams: de basis staat, maar hoe nu verder?

Laatste update 04 juli 2022

Het actieve gebruik van Microsoft Teams heeft een enorme vlucht genomen door het coronavirus. Gelukkig zijn een groot aantal organisaties, die dit niet konden bieden aan hun medewerkers, geholpen met het aanbod van Microsoft om Teams tijdelijk gratis te gebruiken. We vinden het fijn dat wij organisaties kunnen helpen om Microsoft Teams operationeel te maken, maar hoe nu verder?

Videobellen via Teams, what’s next?

De opzet van Teams voor de organisaties die dit nu gebruiken, is erop gericht geweest om snel de basisfuncties ervan voor chatgesprekken en videobellen beschikbaar te maken. En dat is prima voor nu. Maar het is nog onduidelijk hoe we precies verder gaan na de intelligente lockdown waar we in zitten met z’n allen. En de consensus is dat de wereld zoals we die kenden, niet volledig terugkomt. Niet totdat er een vaccin is in ieder geval, en dat duurt minimaal één jaar en waarschijnlijk wel twee jaar, zeggen de experts. Dat betekent dat organisaties dienen na te denken over de nieuwe werkelijkheid en hoe dat hun manier van werken beïnvloedt. En dus ook voor het werken met Microsoft Teams in je organisatie, rijst dan de vraag: “Hoe nu verder?”

3 ankerpunten als kapstok voor de vervolgstap

Het antwoord op de vraag ‘Hoe nu verder?’ is wat ons betreft met drie ankerpunten te beantwoorden:

Werk veilig.
Bied de functionaliteit waar behoefte aan is.
Zorg voor de juiste ondersteuning.

In de alinea’s hieronder lichten we deze ankerpunten verder toe.

1. Werk veilig

Een gebruikersnaam en wachtwoord alleen zijn niet meer veilig. Voor een korte periode is het risico beperkt met alleen chat en videobellen. Maar over een langere periode of als er ook documenten worden gedeeld, is een gedegen beveiliging van je werkomgeving een vereiste. Denk hierbij aan:

MFA: Multi Factor Authenticatie

Een 2e authenticatie factor vermindert het aantal cyberaanvallen met 99,9%. Hiermee log je niet in met een wachtwoord alleen, maar gebruik je bijvoorbeeld ook aanvullend gezichtsherkenning of een security key. Wil je er meer over weten? Onze collega Derk licht het in zijn blog ‘3 security tips tijdens de coronacrisis’ het gebruik van MFA en twee andere securitymaatregelen toe.

Bij MFA bestaat de aanmeldpoging altijd uit twee stappen, waarvoor de gebruiker bij beide stappen input moet leveren: eerst het wachtwoord of toegangscode en daarna de tweede verificatie. Overweeg ook de mogelijkheid van passwordless werken, dat is simpel gezegd het aanmelden via biometrische kenmerken, zoals je vingerafdruk of gezichtsherkenning.

Volledige Identity inrichting

Een logische vervolgstap is om een volledige inrichting van je identity-omgeving te doen met de AAD Connect-synchronisatie (alle juiste zaken syncen). Om zeker te stellen dat bepaalde configuraties volgens onze richtlijnen en die van Microsoft zijn ingesteld, hebben wij de Hybrid Identity Healthscan ontwikkeld. Denk aan de identity-instellingen van de omgeving en het geautoriseerd toegang hebben tot systemen en informatie. Deze zijn van belang om een juiste werking te garanderen van de Microsoft Cloud-diensten (o.a. Azure AD, Dynamics, Microsoft 365, Office 365 of Microsoft Intune). Het resultaat van de Healthscan is een document met aanbevelingen en randvoorwaarden voor een goed ingerichte Identity-omgeving om vooral veilig te kunnen werken in een Microsoft 365-omgeving.

Identity provisioning governance & tooling

Je identiteiten zijn nu ook aanwezig in de cloud. Daar moet je consciëntieus mee omgaan. Hoe ga je bijvoorbeeld om met het aanmaken van een nieuw gebruikersaccount of een nieuwe mailbox? Je hebt beheeraccounts die je wilt beschermen. Met Microsoft Priviliged Identity Management heb je tooling die je daarbij helpt. Password Protection helpt je te voorkomen dat wachtwoorden van bekende hacks (of door jou ingesteld als bekend wachtwoord) worden ingesteld door je collega’s. Entitlement packages helpen je organisatie om een “standaardpakket” met toegang en rechten op aanvraag, beschikbaar te maken voor specifieke collega’s. Graag helpen we je met de technische en noodzakelijke procesinrichting, voor nu en richting de toekomst.

2. Bied de gebruiker waar ze behoefte aan hebben

Uit de ‘Employee experience index’ van 2020, een onderzoek van Forrester Research naar de ervaring van medewerkers in hun dagelijkse werk, kwamen interessante bevindingen aan het licht. Eén van de opvallendste uitkomsten is dat het van het grootste belang is dat medewerkers over technologie beschikken die hen in staat stelt het werk te verrichten dat hun organisatie van hen verwacht. Het bieden van de juiste functionaliteit is dus essentieel om gemotiveerde en productieve medewerkers te hebben en houden.

Als het gaat om samenwerken en communiceren, denk dan aan:

Teamwork assessment

Met het Microsoft 365 Teamwork Assessment krijg je niet alleen inzicht in nieuwe manieren van online samenwerken, maar ook grip op de beschikbare tools en apps die ervoor zorgen dat je medewerkers efficiënter en flexibeler kunnen samenwerken en informatie veilig kunnen delen, ongeacht waar ze werken.

Tijdens het Teamwork Assessment identificeren we samen met jouw bedrijfs- en IT-leiders de passende use-case scenario’s. Voor toegevoegde bedrijfswaarde stroomlijnen we jouw samenwerkingsstrategie en optimaliseren we je interne communicatie.

Crisis Communication App

Deze app is ideaal voor het delen van organisatiebreed nieuws, FAQ’s en contactinformatie voor noodsituaties, zoals nu de corona crisis. In één dag rollen we de Crisis communicatie app uit op je Office 365-omgeving, configureren we deze voor je en doen we een kennisoverdracht.

Company Connect

Company Connect is onze totaaloplossing gebaseerd op jarenlange ervaring, waarmee we veilig en compliant samenwerken met interne en externe gebruikers faciliteren. Een totaalpakket van slimme apps en een intelligente chatbot, zorgen voor een versnelde implementatie van jouw gepersonaliseerde communicatieportaal & samenwerkomgeving, dat naadloos integreert met MS Teams.

Filemigratie naar OneDrive, SharePoint/Teams

Een behoorlijk aantal organisaties werkt nog (deels) met fileservers voor het opslaan van documenten. Met een migratie naar OneDrive voor persoonlijke documenten en SharePoint/Teams voor gedeelde documenten, krijgen medewerkers toegang tot een functionele werkomgeving voor documentbeheer. Het stelt medewerkers in staat eenvoudiger samen te werken onderling en met klanten/partners. Door de bestanden in de cloud op te slaan zijn deze eenvoudiger voor de medewerkers bereikbaar en is het maken van bv. een VPN-verbinding met het hoofdkantoor niet meer nodig.

Bovendien koppel je met labeling het juiste beveiligingsniveau aan een document en voorkom je datalekken. Wij helpen je met het bepalen van de migratiestrategie en, indien gewenst, de feitelijke migratie van de documenten.

MS Teams versnellers (Power Platform)

Onze PowerApp-in-a-day workshop is een voorbeeld van een concrete versneller en dienst om processen slim en snel om te zetten in een app. Daarnaast bieden we ook de Bot-in-a-day en andere versnellers. Maar ook bijvoorbeeld Connectors waarmee je je primaire LOB-applicaties verbindt aan MS Teams.

Alle versnellers op een rij

We hebben de meest gevraagde procesversnellers op een rijtje gezet. Binnen 5 dagen kunnen we 3 van deze versnellers voor je implementeren:

Digitaal formulier voor het indien van ideeën uit de organisatie
Aanvraagformulier voor nieuwe Microsoft Teams incl. automatisch creatie van Teams
Het reserveren van vergaderruimtes via een Mobile App
Goedkeuring van nieuwsberichten op een nieuws portaal
Een App om je profiel via een wizard gemakkelijk bij te werken
Het aanpassen van je out of office in Outlook via een App
Wizard voor het begeleiden van je medewerkers (stappenplan)

3. Zorg voor de juiste ondersteuning

Voor steeds meer organisaties geldt dat IT niet langer uitsluitend faciliterend is, maar nadrukkelijk een bijdrage levert/moet leveren aan innovatie en realisatie van nieuwe bedrijfsmodellen. Samenwerking van IT en de business is daarvoor cruciaal. En omdat IT steeds meer naar een regiefunctie gaat en delen van IT worden uitbesteed, ontstaat er een samenwerkingsdriehoek tussen de business, IT en de IT-partner(s). Met de onderstaande diensten levert InSpark als IT-partner gerichte ondersteuning aan de business en IT binnen die driehoek.

MS Teams Governance

Wij hebben alleen genoeg voorbeelden gezien waarbij er weinig of geen aandacht is besteed aan governance bij een implementatie van Microsoft Teams. Het gevolg is een onoverzichtelijke brij aan teams en content na verloop van tijd, teleurstelling bij eindgebruikers over het gebruik van Teams en uiteindelijk een mislukte implementatie. Een goede governance strategie voorkomt deze situatie.

In 4 tot 6 dagen doen we een governance workshop en leveren we de volgende deliverables:

Governanceplan inclusief advies over de eventuele inzet van governance tooling
Werkopdracht voor de implementatie van het governanceplan
Presentatie van het governanceplan

Power Platform Governance

Het Power Platform stelt de business in staat om zelf slimme Apps te maken in dagen. Om dat succesvol te doen, dien je een helder beleid te hebben rondom het gebruik van het Power Platform en dit te implementeren. Hoe is bv. het eigenaarschap van applicaties en workflows belegd? Welke vormen van monitoring, beheer en support lever je vanuit IT, als daar behoefte aan vanuit IT de Business. En hoe zorg je dat bedrijfsdata in je Apps en workflowprocessen je IT-omgeving niet ongewenst kunnen verlaten?

In een kort, overzichtelijk traject helpen we je om (weer) in controle te komen over het Power Platform met een governance sessie en gerichte adviezen over de configuratie van je omgeving, eventueel met de inzet van tooling.

Adoptieplan, -toolkit en -coach

MS Teams biedt veel functionaliteit die kan bijdragen aan bijvoorbeeld een effectievere samenwerking tussen medewerkers en klanten. Dergelijke doelstellingen worden alleen bereikt als de gebruikers MS Teams op de juiste manier gaan gebruiken. En op de juiste manier gebruiken betekent verandering bij de gebruiker. Zorg dus dat je een gedegen adoptieplan hebt om die verandering tot stand te brengen.

InSpark deelt graag haar best practices voor de gebruikersadoptie van MS Teams en een adoptiecoach helpt je met het maken en implementeren van een adoptieplan.

Expert Desk

We bieden hoogwaardige 2^e/3^e lijnsondersteuning op de Microsoft platformen. Wij helpen niet alleen bij het oplossen van problemen en incidenten in je IT-omgeving, maar ook met het doorvoeren van belangrijke wijzigingen of implementatie van nieuwe functionaliteiten. Met gegarandeerde response tijden conform de afgesproken SLA. Standaard inbegrepen zijn onze innovatie- en routekaartsessies om het maximale uit de Microsoft cloud te blijven halen.

Cloud Security Center

Microsoft doet er veel aan om security incidenten te bestrijden. Maar dit is een “shared responsibility” waarbij je als organisatie zelf zorg dient te dragen voor een juiste configuratie van de security diensten, het juiste gebruik ervan en de opvolging van de gedetecteerde dreigingen. Als je geen eigen SOC-afdeling kunt of wilt optuigen, garandeert het Cloud Security Center van InSpark je dat jouw cloudomgeving altijd voorzien is van de laatste Microsoft security features voor maximale bescherming. Deze geeft daarmee invulling aan de benoemde “shared responsibility”. Daarnaast zorgen voor een geavanceerde security monitoring en grijpen direct en 24/7 in bij gedetecteerde security incidenten.

Conclusie

Het gebruiken van Microsoft Teams tijdens deze corona crisis heeft tot nu toe veel lucht gegeven voor verschillende organisaties, maar er zijn nog veel meer stappen mogelijk. Op de vraag: “Hoe nu verder?” hopen we antwoord te geven met dit blog. Zo schetsen we een helder beeld van de mogelijke vervolgstappen en verbeteringen om jouw organisatie nog veiliger en efficiënter samen te laten werken. Niet alleen nu, maar vooral ook in de toekomst. Mocht je nog vragen hebben, dan kun je onder aan dit blog contact met mij opnemen. Ik help je graag verder!