Microsoft Staffhub

Laatste update 04 juli 2022

Voor de medewerker zonder vaste werkplek

Enkele weken geleden heeft Microsoft haar nieuwe dienst ‘Staffhub’ beschikbaar gemaakt in Office 365. “Weer een nieuwe tool”, hoor ik je denken, “hadden we dan nog niet genoeg”? Nou nee, want met Staffhub voorziet Microsoft in een behoefte die nu veelal wordt ingevuld door WhatsApp groepjes, Excel spreadsheets en e-mail. De doelstelling van Staffhub is namelijk om een uniforme omgeving te bieden aan medewerkers zonder vaste werkplek, zoals bijvoorbeeld logistiek medewerkers, barmedewerkers, hotelmedewerkers of medewerkers in een supermarkt.

Voor hen én hun manager maakt Staffhub het eenvoudig om de dagelijkse zaken zoals planning, het ruilen van diensten, verlofaanvragen en aankondigingen te regelen binnen een handige app en web-omgeving.

Wat is het:

De volgende onderdelen zijn op dit moment beschikbaar in Staffhub:

Planning en diensten

Via de webomgeving kan de manager eenvoudig het dienstrooster van zijn of haar team(s) aanmaken, inzien en bewerken. Medewerkers zien de wijzigingen direct in hun app en kunnen desgewenst een alert krijgen wanneer zij worden vermeld. Binnen de planning ziet de manager direct het totaal aantal uur dat er per dag of week ingepland staat voor een specifiek team, zo kan hij/zij direct zien of de planning compleet is.

Medewerkers kunnen via de app of website snel inzien wanneer zij ingeroosterd zijn en met welke collega’s zij de dienst delen. Daarbij kunnen medewerkers:

een verzoek indienen om een dienst te ruilen met een collega;
een tijd aanbieden aan de manager waarop zij kunnen werken (handig als er wat lessen uitvallen en iemand wat wil bijverdienen);
een verlofaanvraag indienen met hierin een aantal standaard termen zoals Vakantie, Vrij of Ziek. Deze opties kunnen door de manager zelf worden aangemaakt en/of aangepast.

Ieder van de drie genoemde opties start een proces dat voor zowel de medewerker als de manager te volgen is via de mobiele app. Als er een dienst wordt geruild of ingepland of wanneer een verlofaanvraag wordt goedgekeurd, is dit meteen zichtbaar in de planning. Dit zorgt ervoor dat je geen excellijsten meer hoeft bij te houden, die al achterlopen zodra je het print, rondmailt of ophangt in de bedrijfskantine. Ook vervangt het de intekenlijst, mailtjes, post-it notes of andere briefjes waarmee nu verlof wordt aangevraagd of diensten worden geruild.

Chat

Als vervanger van de WhatsApp groepjes waarvan het beheer buiten de organisatie ligt, is er binnen de mobiele app een chatfunctie beschikbaar. Binnen deze chatfunctie kun je een gesprek starten met het hele team of een (groepje) individuele leden.

Teamnieuws, aankondigingen of documenten

In de planning kunnen per dag of per dienst notities geplaatst worden. De app en web-omgeving voorzien bovendien in de opslag en distributie van documenten. Wel zo makkelijk en prettig voor de integriteit en compliance, wanneer iedere medewerker zichzelf op de hoogte kan stellen van bijvoorbeeld het bedrijfsregelement of de veiligheidsvoorschriften. Maar natuurlijk kan het ook ingezet worden voor het verspreiden van de nieuwsbrief of ander bedrijfsnieuws

Hoe te starten?

Voor managers:

Een manager kan zich aanmelden via de Staffhub website. Vervolgens kan hij of zij het team aanmaken door medewerkers uit te nodigen met hun emailadres en telefoonnummer (let op dat iedere gebruiker wel een licentie nodig heeft, zie hieronder voor meer informatie). Binnen dit team kunnen meerdere groepen worden aangemaakt, zoals het voorbeeld dat Microsoft zelf aanhaalt een groep voor koks, voor de schoonmaakploeg en voor de restaurant bezetting. Per groep kan de planning worden aangemaakt en beheerd. Voor medewerkers is de planning zichtbaar nadat deze door de manager is gepubliceerd.

Voor medewerkers:

Na het toevoegen van medewerkers aan een team ontvangt de medewerker een bericht met het verzoek tot het installeren van de Staffhub mobiele app. Eenmaal ingelogd in deze app ziet de medeweker direct de planning en kan men meteen gebruik maken van de aanvraagopties (diensten en verlof) en van de chatfunctionaliteit.

Voor admins:

Standaard staat de Staffhub functionaliteit aan voor iedere tenant. Dit kun je controleren via de specifieke Admin Portal of via ‘Settings’ > ‘Services & Add-ins’ in de Office 365 tenant admin portal. Omdat Staffhub gebruik maakt van Office 365 Groepen, en deze in de basis aan te maken zijn voor iedere medewerker met een passende licentie, kan iedereen binnen de organisatie gebruik maken van Staffhub. Indien het gewenst is deze mogelijkheid te beperken tot een beperkt aantal gebruikers kan dat via bijvoorbeeld deze route: http://www.sharepointappie.nl/disable-o365-groups-specific-users.

Binnen de Staffhub Admin Portal kun je kiezen voor een prefix van de groepen die door Staffhub zijn aan te maken. Deze optie zeker aan te bevelen voor het houden van overzicht en controle over de verschillende teams.

Omdat Staffhub gericht is op DesklessWorkers kan het zo aangezet worden dat accounts automatisch worden gecreëerd, zie hier voor meer informatie. Let op dat dit gevolgen heeft voor het aantal actieve licenties binnen de office365 tenant.

Staffhub maakt gebruik van Office365 Groups of ‘Outlook Groups’. Voor ieder team wordt dus een Groep aangemaakt met bijbehorende onderdelen binnen Exchange (distributie groepen) en SharePoint Online (Team Site/Site Collectie).

Licenties:

Voor het gebruik van Staffhub heeft een medewerker minimaal een Office365 Enterprise K1 plan nodig. Hiermee krijgt de medewerker niet alleen de beschikking over Staffhub maar ook over e-mail (inclusief de standaard antimallware beveiliging), Yammer en SharePoint online sites, met daarbij bijvoorbeeld toegang tot uw intranet.

Voordelen:

Met Staffhub biedt Microsoft in mijn optiek een mooie tool om medewerkers zonder vaste werkplek een zakelijke omgeving te bieden waar zij bedrijfsinformatie kunnen vinden en hun planning kunnen inzien. Dit zorgt ervoor dat over alle teams, winkels, afdelingen en locaties een uniforme werkwijze wordt gehanteerd. En Staffhub maakt dat de processen en tools herkenbaar zijn ongeacht op welke locatie, afdeling of in welke shift je werkt. Staffhub ondersteunt het aanvragen en ruilen van diensten en het afhandelen van verlofaanvragen wat bijdraagt aan de efficiëntie maar ook aan de tevredenheid van de gebruikers/medewerkers. Daarbij wordt informatie op een veilige manier opgeslagen en beschikbaar gesteld. Hierdoor wordt het gebruik van Shadow IT (Wikipedia) voorkomen met bijbehorende uitdagingen op het gebied van compliance en beveiliging.

Nadelen:

Het Kiosk abonnement vind ik persoonlijk wat te uitgebreid. De tools die in Staffhub zitten, zoals notities, documenten en chat zijn voor de doelgroep wat mij betreft voldoende om de behoefte in vullen. Yammer en SharePoint Online voegen voor deze doelgroep niet veel toe. Al is de SharePoint toevoeging natuurlijk nodig voor de opslag van documenten. Mede door deze vrij uitgebreide licentiestructuur is de prijs aan de hoge kant wat organisaties met een heel grote groep aan DesklessWorkers (denk aan supermarkten) zou kunnen tegenhouden.

Staffhub Apps:

Google PlayStore
Apple Store

Referentie documentatie Microsoft: