Kennismanagement met Project Cortex, een vooruitblik

In de loop van dit jaar komt Microsoft met Project Cortex op de markt. Er is al het één en ander aangekondigd door Microsoft en op basis daarvan kunnen we wel al voorzichtig een doorkijkje maken naar wat Microsoft met Project Cortex wil bereiken en hoe Cortex jouw organisatie kan ondersteunen in jullie kennismanagement.

Kennismanagement met Project Cortex

Met Project Cortex maakt Microsoft gebruik van de AI (Artificial Intelligence) diensten die ze al op Azure hebben draaien voor klanten, om de inhoud van een Microsoft 365 tenant geautomatiseerd te organiseren en via zogenaamde topic cards, topic pages en knowledge centers aan te bieden in Office, Outlook en Microsoft Teams.

Figuur 1- Kennismanagement met Project Cortex

Het idee is dat Microsoft met Cortex informatie sneller en gemakkelijker toegankelijk maakt voor collega’s. Al sinds jaar en dag worstelen organisaties met het vangen van kennis en dit beschikbaar te stellen aan de rest van de organisatie. Uitdagingen hierbij zijn:

• Hoe zorg je ervoor dat de kennis wordt opgeslagen?
• Hoe zorg je ervoor dat de kennis up-to-date blijft?
• En niet in de minste plaats, hoe zorg je ervoor dat de kennis gevonden wordt?

Documenten met kennis worden toch vaak niet gelezen of verouderen snel. Cortex kan bij al deze zaken helpen.

De waarde van “topic cards”

Zoals gezegd, maakt Cortex gebruik van AI om de inhoud van een Microsoft 365 tenant te scannen en hieruit worden zogenaamde “topics” gedestilleerd. Sterker nog, door Microsoft Search te koppelen aan externe systemen (denk aan een fileshare, of Salesforce, of ServiceNow), kun je ook de inhoud van die systemen mee laten wegen in het vinden van topics. Een topic is bijvoorbeeld een projectnaam of een product. Bij ieder topic wordt een “topic card” gegenereerd. Dit is vergelijkbaar met de “people cards” zoals we die nu al kennen in Microsoft 365: overal waar je de naam van een gebruiker ziet, kun je hier met je muis overheen gaan en verschijnt een venster met meer informatie rondom die persoon. Zo werkt dat ook met topics.

Figuur 2 – Topic card in een e-mail

Controle over topics

Het mooie is dat Microsoft al heeft aangegeven dat we zelf de controle krijgen over welke topics we willen laten zien en welke niet. En ik zou me zo maar kunnen voorstellen dat we dan ook zelf topics kunnen toevoegen.

Zoals je kunt zien op de afbeeldingen die Microsoft al openbaar heeft gemaakt, zie je bij een topic niet alleen een omschrijving van het topic, maar ook waar die omschrijving vandaan komt en welke mensen als expert gezien worden rondom dat topic. Daarnaast krijg je de mogelijkheid om topics te volgen en een suggestie te doen voor een aanpassing van een topic.

Als je doorklikt, kom je op de “topic page” in het Knowledge Center terecht. Dit is een SharePoint pagina rondom een topic en de eigenaar van een topic kan deze pagina aanpassen en zelfs uitbreiden met additionele web parts.

Figuur 3 – Topic page in Knowledge Center

Hoe ondersteunt Project Cortex kennismanagement in de praktijk?

Na deze korte uitleg van Project Cortex, nu terug naar de oorspronkelijke vraag: hoe kan Project Cortex nou in de praktijk helpen bij kennismanagement in jouw organisatie?

Project Cortex helpt kennis veel sneller toegankelijk te maken. Je hoeft zelf de topics niet kenbaar te maken of te markeren in e-mails, Word documenten of SharePoint pagina’s. Cortex weet welke topics beschikbaar zijn in jouw organisatie en welke topics jij toegang tot hebt. Wordt zo’n topic gevonden in de inhoud van wat jij aan het bekijken bent? Dan wordt dat topic automatisch gemarkeerd en voorzien van een topic card. En wat misschien nog wel het krachtigste is, is dat je niet alleen de omschrijving en bijbehorende documentatie op die manier snel vindt, maar dat je ook meteen ziet wie in jouw organisatie de expert is op dat kennisdomein. Die experts kunnen ook degenen zijn die een topic page kunnen beheren en daarmee geef je die personen meteen een podium om hun kennis te delen met de rest van organisatie.

In de praktijk zijn we er niet met AI alleen. De AI van Microsoft kan helpen topics te vinden en op de juiste plekken weer aan te bieden, maar wij zullen de AI wel moeten helpen. Het beheren van de topics, wijzigingsverzoeken behandelen, zelf topic toevoegen of gevonden topics juist niet tonen, de juiste content bij de topics tonen, het hele governance proces rondom de topics dus, allemaal zaken die handmatig moeten worden bijgehouden. En dat is maar goed ook, want uiteindelijk zit de kennis bij de mensen. Maar dat betekent wel dat we daar als organisatie op moeten inspelen. Wie gaat dan die topics beheren? Een curator rol lijkt essentieel om Cortex echt van waarde te laten zijn. En de topic eigenaren, “subject matter experts” zoals deze mensen ook wel veel worden genoemd binnen organisaties, zullen uitgelegd moeten krijgen hoe belangrijk het is om de topics bij te houden.

Best nog wel wat handmatig werk dus en voldoende stof tot nadenken om de benodigde rollen op te leiden en goed in de organisatie te laten landen. Maar toch zijn wij super enthousiast over Project Cortex. Cortex maakt het allemaal wel een stuk eenvoudiger om kennis te vinden en te delen. Daarnaast helpt Cortex dwingende keuzes te maken. Als Cortex een topic heeft gevonden, moet je bewust de keuze gaan maken dat topic toe te staan of af te wijzen. Tenslotte biedt Cortex natuurlijk het framework om kennis in een éénduidig format op te slaan, waardoor het herkenbaar is voor iedereen, en is de kennis via het knowledge center ook samen op één plek terug te vinden.

Nieuwsgierig?

Nieuwsgierig hoe Project Cortex jou kan helpen met kennismanagement in jouw organisatie? Bekijk het webinar of laat het ons weten. We helpen je graag!