Maak een eind aan weerstand tegen nieuwe tools

Met de AAA-adoptiestrategie haal je meer uit jouw IT-investering

Er bestaat binnen organisaties vaak weerstand tegen de introductie van nieuwe software op de werkvloer. Medewerkers hebben onvoldoende kennis van de mogelijkheden of vinden de veranderingen té overweldigend. Met als gevolg dat ze de programma’s maar half gebruiken of teruggrijpen naar eerdere tools. Maar met de juiste veranderstrategie kunnen collega’s inzien dat werken met nieuwe tools toch echt beter, sneller en gemakkelijker is!

Nieuwe tools omarmen

Om maar met het belangrijkste te beginnen: nieuwe tools kun je maar beter niet ineens uitrollen over de organisatie; en onwetende medewerkers zonder voorkennis moet je niet confronteren met nieuwe software. Gezien de grote omvang die een Office 365 verandertraject met zich meebrengt, is een zorgvuldige voorbereiding, planning en uitvoering essentieel. En daar is een uitgewerkte adoptiestrategie voor nodig.

De AAA-adoptiestrategie

Mavention ontwikkelde een dergelijke strategie, waarbij de nieuwe software zo vroeg mogelijk in kleine stapjes wordt geïntegreerd in de organisatie. Het gaat erom bij (een deel van) de medewerkers zo vroeg mogelijk draagvlak te creëeren, zodat mogelijke weerstand in een later stadium wordt voorkomen of weggenomen. Deze AAA-adoptiestrategie is op drie opeenvolgende fases gebaseerd:

1. Awareness: een veranderteam bestaande uit leden van operatie en staf communiceert zo helder mogelijk over het nut en de noodzaak van Office 365. Ook stellen ze ‘use cases’ op: scenario’s die beschrijven hoe medewerkers willen samenwerken en hoe ze daarbij de Office 365 applicaties gaan gebruiken.
2. Activatie: collega’s die al overtuigd zijn gaan in pilots daadwerkelijk met de apps aan de slag. Met een communicatieplan worden (hopelijk) ook de andere collega’s geënthousiasmeerd, die vervolgens ook training en begeleiding krijgen. In een governance plan is vastgelegd wat het beleid, de procedures, rollen en verantwoordelijkheden zijn om de Office 365-omgeving te beheren.
3. Adoptie: de lastigste maar ook meest waardevolle fase van het traject. Hierbij worden de use cases breed geïmplementeerd binnen de organisatie. Eerder succesvol uitgevoerde pilots worden nu stap voor stap vastgelegd en opgeschaald naar alle medewerkers. Door te blijven meten en continu succesjes als best practices vast te leggen, is het een kwestie van tijd voordat de hele organisatie de nieuwe werkwijze omarmt.

Ontdek alle ins-en-outs van deze AAA-adoptiestrategie en lees verder over wat er allemaal nodig is voor een succesvolle veranderingsstrategie.