10 veelgemaakte vergissingen bij digitaal factureren

Trap niet in deze valkuilen

Wanneer je aan organisaties vraagt waarom ze startten met digitale facturatie krijg je gegarandeerd hetzelfde antwoord: we willen tijd besparen, kosten besparen en minder fouten maken. De doelstelling hebben we helder, maar hoe zit het met de praktische uitvoering? Behalen we het gewenste resultaat of zit er toch ergens een kink in de kabel waardoor we niet het maximale uit onze digitale facturatie halen? Niet getreurd, je bent niet alleen. In deze whitepaper vind je de 10 meest gemaakte vergissingen op gebied van digitaal factureren.

Hoe sta jij ervoor?

Wat in het verleden misschien heel logisch leek, is na ingrijpende technologische veranderingen misschien helemaal niet meer aan de orde. Was het toen fout om zo aan de slag te gaan? Nee, maar wanneer organisaties niet meegaan in de technologische ontwikkelingen is dat wel degelijk een vergissing. Want stilstand is achteruitgang.

1.      Verborgen kosten over het hoofd zien

Wanneer we handmatig of semi-handmatig facturen verwerken zijn er altijd extra kosten aan verbonden, en die zien we vaak over het hoofd. Waarom zou je een PDF-factuur nog uitprinten? Deze factuur is digitaal opgesteld, digitaal bij je afgeleverd en vervolgens…print je hem uit om te laten goedkeuren door je manager. Zonde, want met een digitaal accorderingsproces is dit helemaal niet nodig.

2.      Digitaliseren van papieren facturen lokaal aanpakken

Lokaal aanpakken is tweeledig: digitaliseren per afdeling of het digitalisatieproces uitvoeren op de PC van één of meerdere medewerkers. Is het heel efficiënt om het digitaliseringsproces lokaal, bijvoorbeeld op één afdeling, aan te pakken? Niet echt, de voorkeur gaat uit naar een centrale. Uiteraard is een afdeling digitaliseren sneller dan het aanpakken van de hele organisatie, maar zie het dan niet als het eindresultaat maar als tussenresultaat. Leer van het implementatieproces en zet door naar de rest van de organisatie!

3.      Nalaten om de dialoog aan te gaan met leveranciers over e-factureren

Vaak werken organisaties nog niet met e-facturen omdat ze nog geen digitale facturen ontvangen. Maar ook bij de leveranciers klinkt hetzelfde verhaal: mijn klanten vragen er niet naar, dus daarom doe ik het ook niet. Ga dus de dialoog aan met leveranciers en start pro-actief met e-facturatie. Zo kan je bijvoorbeeld leveranciers die digitaal factureren belonen door een snellere betaling te garanderen. Kans is groot dat er zo een aantal leveranciers gemotiveerd zijn om te starten met hun digitaliseringsproces.

Klaar voor de start?

Wil jij graag weten welke andere 7 vergissingen organisaties maken? Download dan snel deze whitepaper en kijk hoe jouw organisatie het er vanaf brengt!