Kennisportal
Kennisportal is een kennisplatform met een focus op de brede doelgroep Business en IT.

iWriter integreert bouwstenen in Word-sjablonen

Een iWriter bouwsteen is een vooraf opgesteld tekstblok in een Word-sjabloon, die je ook in andere Word-sjablonen kunt hergebruiken. Zo’n bouwsteen helpt je met het creëren van een document, zonder dat al te veel handelingen uit te voeren. Een identieke tekst kan in meerdere documenten worden hergebruikt. Denk aan een routebeschrijving of kop- en voetteksten in rapportages. Met als gevolg foutloze, professionele documenten die in no-time zijn gecreëerd. 

De aanleiding van de bouwsteen
Hoe vaak kopieer je teksten uit andere documenten om vervolgens een nieuw document mee op te stellen? Een handige, snelle methode denk je. Met als groot nadeel dat een tekst uit een ander document een andere schrijfstijl of opmaak bevat, zoals andere lettertypes- en groottes. Zo ben je toch nog onnodig veel tijd kwijt met het herschrijven en aanpassen van de tekst. Daar heeft iWriter iets op bedacht: de integratie van bouwstenen in Word-sjablonen.

Wanneer maak je gebruik van bouwstenen?
Gebruik maak je van bouwstenen als stukken tekst herbruikbaar zijn voor andere soorten documenten, denk aan een briefhoofd of een routebeschrijving. Deze (standaard) tekst kun je in een bouwsteen plaatsen. Maar ook als de inhoud van een document variabel is. Bijvoorbeeld als in de ene situatie tekst A mag worden getoond, en in de andere situatie tekst B. In dat geval maak je twee bouwstenen: bouwsteen A en bouwsteen B.

Hoe maak je bouwstenen?
Een bouwsteen maken is een eenmalige tijdsinvestering. Tijd die je later bespaart door foutloos stukken tekst in het document in te voeren. Uiteraard moet de tekst voor die tekstblokken eerst geschreven worden, voordat je het kan gebruiken. Daarna kun je ze almaar gebruiken, zonder dat je steeds de tekst, schrijfstijl of opmaak hoeft aan te passen.
Het grote voordeel voor de beheerder van iWriter is duidelijk: hij of zij hoeft maar op één plaats wijzigingen bij te houden. Vervolgens worden die wijzigingen overal, waar het tekstblok wordt gebruikt, doorgevoerd.

Hergebruiken van bouwstenen
Het grote voordeel van bouwstenen is dat je niet steeds een tekst hoeft te kopiëren of te typen. Het bespaart je enorm veel tijd en het zorgt er tevens voor dat de communicatie foutloos en professioneel gebeurt. Zaak is dan wel om de bouwstenen op de juiste manier op te slaan.
Als de opsteller de bouwsteen zelf toe wil voegen in zijn document, moeten de bouwstenen op een logische plaats op te staan. Via een knop in het menu kan de opsteller de beschikbare bouwstenen selecteren. Tip: voorzie de bouwsteen van een duidelijke titel.
Door bouwstenen direct in de documentsjabloon te plaatsen, hoeft de opsteller zelf geen bouwstenen te selecteren, maar worden ze meteen in het document getoond. Deze bouwstenen moeten een vaste locatie en naam hebben. In de documentsjabloon staat namelijk een verwijzing naar de bouwsteen. Wijzigt de locatie of naam van de bouwsteen, dan kan de documentsjabloon de bijbehorende bouwsteen niet meer vinden.

De functionaliteiten van een bouwsteen
Een bouwsteen biedt bijna alle functionaliteiten die een documentsjabloon ook biedt: het koppelen van bouwsteen aan een stijlsjabloon en het plaatsen van velden. Hierdoor is de tekst altijd volgens de gewenste huisstijl opgemaakt en kan de inhoud variabel zijn. Denk aan de naam van een klant of een datum voor een afspraak. Het verschil tussen een bouwsteen en een documentsjabloon is dat je in de bouwsteen zelf geen kop- en voettekst gebruikt.

Conclusie
Bouwstenen bieden een zeer praktische toevoeging tijdens het opstellen van Word-sjablonen, bijvoorbeeld als een tekst in meerdere documenten kan worden gebruikt of wanneer de tekst een variabele inhoud heeft. Plaats de bouwstenen zoveel mogelijk direct of via keuzevelden in de documentsjabloon, zodat de opsteller van het document zo min mogelijk handelingen hoeft te verrichten. In situaties waar dat niet kan, plaats je de bouwstenen op een logische plaats voorzien van een duidelijke naam, zodat de opsteller van het document zelf de bouwstenen kan invoegen.

De voordelen van bouwstenen zijn:
– Snel een professioneel document opstellen
– Eerder opgestelde, correcte teksten gebruiken
– Tekst wordt altijd volgens de huisstijl opgemaakt
– De kans op slordigheden en fouten aanzienlijk verminderen

Misschien ook interessant