iWRITER en de overheid: bestemd voor elkaar

Binnen jouw overheidsinstantie is zaakgericht werken het nieuwe credo geworden. Alles draait om het versoepelen van processen. Maar met de grote volumes documenten die dagelijks de revue passeren en die allen een andere zaak vertegenwoordigen, is het gemakkelijk hier en daar de controle te verliezen. En dan rijst de vraag: hoe kan dit beter?

iWRITER is naadloos aangesloten op procesgeoriënteerd werken binnen overheidsinstellingen door documentcreatie processen zoveel mogelijk te standaardiseren. Hiermee stellen wij onze gebruikers in staat om zaken zo goed en efficiënt mogelijk af te handelen. Alle medewerkers van jouw organisatie weten namelijk waar zij aan toe zijn en waar zij informatie moeten zoeken. Wel zo praktisch!. In dit artikel lees je waarom inmiddels meer dan 150 (semi-)overheden en iWRITER bestemd voor elkaar bleken.

iWRITER werkt zaakgericht

iWRITER en zaakgericht werken gaan hand in hand. Zo worden alle documenten in de cloud op één centrale plek opgeslagen, waardoor ze digitaal toegankelijk zijn voor iedereen die betrokken is bij ‘de zaak’. En alleen voor mensen die betrokken zijn bij de zaak. Want als gegevens opgevraagd worden via iWRITER 365, dan worden deze opgevraagd namens het account van de gebruiker. De gebruiker logt dan in via zijn/haar eigen Microsoft Azure AD tenant.

iWRITER maakt het mogelijk om metadata te koppelen aan documenten. Metadata is informatie die iets zegt over de inhoud of context van het document. Zo kunnen statussen bijvoorbeeld worden toegekend aan het zaakdossier om doorlooptijden te bewaken en kunnen klantdossiers gekoppeld worden voor terugkerende zaken. Tegelijkertijd kunnen dossiers gemakkelijker teruggevonden worden met behulp van metadata.

Door de gestandaardiseerde manier van werken verbeter je het documentmanagementvan jouw organisatie.

Standaardisatie: getting StUF done

Standaardisatie staat aan de basis van zaakgericht werken. En zo geldt dat ook voor iWRITER. De documentcreatie software werkt namelijk met gestandaardiseerde sjablonenvoor iedere case of documenttype. Hierdoor kan informatie die herhaaldelijk gebruikt wordt standaard ingeladen worden. Ook variabele informatie wordt zoveel mogelijk geautomatiseerd via iWRITER 365. Deze content is namelijk erg foutgevoelig. Door de meest recente gegevens in te laden vanuit gekoppelde systemen worden documenten foutloos afgehandeld.

iWRITER werkt volgens de KING-standaard. Overeenkomstig met de StUF-berichtenstandaard is het met iWRITER via simpelweg één systeem mogelijk om document-koppelvlakken te vervangen en standaardiseren. Alle documenten zijn voorzien van de juiste gegevens en gemakkelijk terug te vinden op de plek waar ze behoren te staan.

Sharon van Hees, projectleider bij DUO+, spreekt vanuit ervaring: “Wij willen werken volgens de KING standaard. iWRITER als documentcreatietool is hiervoor erg geschikt. Zo kunnen wij koppelingen met andere backoffice applicaties realiseren.”

Daarnaast maakt de digitale handtekening functionaliteit van iWRITER het mogelijk om brieven eenvoudig en snel te ondertekenen. Iedere afzonderlijke medewerker kan namelijk een handtekening, paraaf en/of certificaat instellen. Dit doen ze maar één keer, waarna ze hun unieke signatuur onuitputtelijk kunnen gebruiken.

Wanneer je veelal te maken hebt met wet- en regelgeving

Bij overheidsinstellingen bestaat er nauwelijks een taak waarbij wensen vanuit wet- en regelgeving niet van toepassing zijn. Wij begrijpen hoe belangrijk het is aan deze eisen te kunnen voldoen. Daarom biedt iWRITER extra functionaliteiten op het gebied van creatie en registratie van documenten en werkprocessen. Met het gebruiken van iWRITER wordt hierdoor bijvoorbeeld voldaan aan de eisen en wensen die vanuit een Gemeentelijk Documentair Structuurplan worden gesteld.

Koppeling met zaaksysteem, DMS en CRM

Je las het eerder al. Met iWRITER zijn talloze koppelingen mogelijk, zoals met jouw CRM-systeem. Zo is jouw document automatisch voorzien van de meest recente gegevens. Dankzij diverse koppelingen met Document Management Systemen en Zaaksystemenworden documenten geregistreerd en centraal opgeslagen. Hierdoor kunnen medewerkers van jouw organisatie documenten gemakkelijk terugvinden, delen en aanpassen.

iWRITER werkt onder andere hand in hand met JOIN, Corsa, GreenValley Zaaksysteem, PerfectView, Verseon en Mozard. Vraag iWRITER naar de bestaande integraties als jouw zaak- of DMS-systeem hier niet tussen staat.

Vraag een gratis demonstratie aan

 Wil jij zelf ervaren hoe gemakkelijk je jouw documenten opmaakt en beheert met iWRITER? Ben jij benieuwd hoe iWRITER jouw werkprocessen kan verbeteren? Vraag hier een gratis demonstratie aan bij jou op kantoor. En dat natuurlijk geheel vrijblijvend.