IT-vernieuwing in de zorg: 5 valkuilen

Het heeft wat langer geduurd dan in sommige andere sectoren, maar ook in de zorg is de digitalisering nu goed op gang gekomen. Als onderdeel van de transitie maken veel organisaties de overstap naar moderne werkplekken, veelal in de cloud. Maar wat niet iedereen beseft, is dat er in zulke trajecten nogal wat mis kan gaan. In deze blog aandacht voor 5 valkuilen die je zeker moet zien te vermijden.

Valkuil 1: als de techniek leidend is

De implementatie van nieuwe IT (zoals een cloudomgeving met Office 365-werkplekken) wordt bij zorgorganisaties vaak aangevlogen vanuit de IT-afdeling. Dat lijkt op zich logisch, want op die afdeling werken de experts die de technische ins en outs kennen. Maar vaak wordt er voorbijgegaan aan belangrijke vragen. Wat hebben we als organisatie eigenlijk precies nodig en waar vragen onze medewerkers om? Zijn we digitaal vaardig genoeg om met de gekozen oplossing uit de voeten te kunnen? En hebben we echt al die functies nodig die technisch mogelijk zijn maar het geheel wel erg ingewikkeld maken?

Valkuil 2: als je alles aan externen overlaat

IT-projecten in de zorg worden vaak compleet uitbesteed aan externe partijen. Maar om er een succes van te maken, heb je meer nodig dan bedreven externen. Het is essentieel dat er commitment is vanuit de eigen organisatie. Dat het management een duidelijke visie op het project heeft en uitdraagt, en ook zichtbaar middelen beschikbaar stelt om die visie te verwezenlijken. Niet alleen in financiële zin, maar ook door medewerkers ruimte te bieden om bijvoorbeeld trainingen te gaan volgen of digicoach voor hun collega’s te worden. Zo creëer je draagvlak in de breedte, en dat is een voorwaarde om een IT-oplossing met succes te gebruiken en adopteren.

Valkuil 3: als het belang van de werkplek wordt onderschat

Voor de meeste zorgmedewerkers is het EPD of ECD het voornaamste systeem waarmee ze werken. Kantoorautomatisering, zoals Office 365, is minder onderdeel van het primaire proces. Veel zorgorganisaties kijken alleen naar of en in hoeverre medewerkers gebruik maken van bijvoorbeeld Word en PowerPoint. Op basis daarvan wordt dan vaak gekozen voor goedkope licenties. Maar zo’n goedkope licentie brengt ook beperkingen met zich mee voor de werkplek waar mensen met het EPD of ECD moeten werken. Het is dus verstandig om vanuit dat bredere perspectief naar de werkplek te kijken.

Valkuil 4: als de focus voor gebruik en adoptie ligt op scholing

Als een zorgorganisatie alle randvoorwaarden voor een IT-project op orde heeft, wordt er vaak direct gefocust op de scholing van de medewerkers. Zij moeten immers met de nieuwe omgeving leren werken. Maar die nieuwe omgeving kan alleen goed worden gebruikt en omarmd als de verandering in alle fasen wordt ondersteund:

• Bewustwording: wat gaat er voor de medewerker veranderen en waarom?
• Willen: wat gaat die verandering de medewerker opleveren?
• Kennen: nu hebben we de voedingsbodem gelegd om de medewerker de vereiste (digitale) vaardigheden bij te brengen.
• Kunnen: kan de medewerker inderdaad uit de voeten met de nieuwe omgeving? In deze ‘probeerfase’ komen techniek en mens weer samen.

Valkuil 5: als je na implementatie alles op zijn beloop laat

Als de nieuwe omgeving ‘live’ is en iedereen kan ermee werken, is de verleiding groot om te denken dat het project is afgerond. Maar daarmee zou je geen recht doen aan de dynamiek van bijvoorbeeld een Office 365-omgeving, waaraan continu zaken worden toegevoegd en verbeterd. Bovendien wil je medewerkers die nieuw binnenkomen snel en op de juiste manier onderdeel maken van je werkproces. Het is van groot belang dat je de oude manier van werken écht afsluit en de nieuwe voortdurend blijft borgen.