IT standaarden voor gemeenten: Lust of Last?

De een is een groot voorstander, de ander is er fel tegen: Het gebruik van standaarden om processen, informatie en techniek beter op elkaar te laten afstemmen. Voorstanders vinden dat het werken zonder standaarden hetzelfde is als het wiel iedere keer opnieuw uitvinden wat een verspilling is van tijd, geld en kennis. Tegenstanders vinden dat het werken met standaarden te duur is en het implementeren ervan te lang duurt.

BCT hoort bij de eerste groep en is voorstander van het werken met standaarden. In dit artikel leggen we uit waarom. Ook laten we zien waarom we samenwerken met KING om tot deze standaarden  te komen .

Samenwerking met KING
BCT is in 2011 een samenwerking aangegaan met KING. De afgelopen jaren is deze samenwerking steeds hechter geworden met als doel het ontwikkelen en in gebruik nemen van nieuwe standaarden. Net als KING gelooft BCT dat informatiemanagement in toenemende mate cruciaal is voor gemeenten en hun ketenpartners. Zeker nu de rijksoverheid zich terugtrekt en burgers steeds vaker hun eigen zaken regelen en hierbij zoeken naar de juiste informatie. Hierdoor wordt het steeds belangrijker dat overheden burgers proactief informeren. Deze informatie moet betrouwbaar en compleet zijn. BCT en KING werken daarom samen om informatiemanagement bij lokale overheden naar een hoger niveau te kunnen tillen.

StUF: Gegevens- & berichtenstandaarden
De samenwerking met KING en enkele klanten is er onder andere op gericht te komen tot standaarden op het gebied van informatie-uitwisseling door middel van gegevens- en berichtenstandaarden. Deze StUF standaarden (Standaard UitwisselingFormaat) worden ontwikkeld om de volgende redenen:

• Om het wiel niet iedere keer opnieuw uit te vinden. Iedere gemeente heeft in de basis dezelfde (integratie)behoeften.
• Samenwerking met ketenpartners wordt efficiënter omdat informatie op uniforme wijze snel kan worden uitgewisseld.
• Het gebruik van standaarden zorgt voor een besparing op ontwikkel- en beheerkosten voor zowel overheden als leveranciers.
• Vendor lock-ins worden voorkomen, omdat het uitwisselen / vernieuwen van applicaties eenvoudiger wordt.

BCT is de eerste leverancier in Nederland die compliant is aan alle bovenstaande standaarden. Hier leest u het persbericht.

Gegevens- en berichtenstandaarden zijn onderdeel van een groter geheel, namelijk van de GEMMA Referentiearchitectuur. Deze architectuur is in het leven geroepen om toekomstvast en efficiënt te  werken. Lees meer over GEMMA op de website van KING.

StUF winstpakkertraject
Het winstpakkertraject van KING is er op gericht om snel resultaat te boeken op zes gemeentelijke standaarden. Het doel hierbij is om in het eerste halfjaar van 2015 nog tot implementaties bij gemeenten te komen. BCT werkt samen met KING aan drie winstpakkerstandaarden die sterk aan elkaar gerelateerd zijn. Deze standaarden voorzien in een brede behoefte omdat ze gezamenlijk worden toegepast in dienstverleningsprocessen.

Een voorbeeld hiervan is het wijzigen van de betalingstermijnen na ontvangst van de WOZ -beschikking. Onlangs hebben KING en BCT dit in een webinar over StUF Zaak- en Documentservices laten zien. Bekijk de opname van dit webinar.

De winstpakkerstandaarden waaraan BCT bijdraagt zijn:

• Zaak- en Documentservices
  Doel: Altijd een compleet beeld van een zaak inclusief bijgehorende documenten.
• Betalen en Invorderen
  Doel: Tijdig en correct innen van betalingen.
• Documentcreatie
  Doel: Gegevens automatisch invullen bij het creëren van tekstdocumenten.

StUF in de praktijk
Inmiddels zijn er verschillende StUF standaarden succesvol geïmplementeerd bij onze klanten, waaronder de gemeente Westland en recentelijk de gemeente Hellevoetsluis.

Standaarden vs. maatwerk en softwaresuites
Het werken met een maatwerkkoppeling of softwaresuite zou u als het tegenovergestelde kunnen zien van het werken met standaarden. In beide gevallen wordt de koppeling tussen applicaties niet gerealiseerd met een standaard, maar door koppelingen die gebouwd zijn door één specifieke softwareleverancier.

Maatwerkkoppeling
Onder een maatwerkkoppeling verstaan we een koppeling tussen applicaties die door één leverancier op speciaal verzoek van de klant wordt gebouwd.

Software suite
Onder een software suite verstaan we een verzameling van applicaties of functionaliteiten die  met elkaar samenwerken en door één leverancier als geheel wordt geleverd.

De nadelen van een softwaresuite of maatwerkkoppeling

Software suites en maatwerkkoppelingen hebben dezelfde nadelen:

• Ketensamenwerkingen zijn gecompliceerd omdat de applicaties van de eigen organisatie een andere taal spreken dan die van de ketenpartners.
• Er ontstaat een vendor lock-in voor de klant van de software. Bij software suites ontstaat deze lock-in omdat de geïntegreerde functionaliteit het niet mogelijk maakt om deels in te wisselen voor iets beters. Het inwisselen van één van de applicaties binnen de software suite wordt hierdoor zeer lastig. Ook bij het koppelen van applicaties met maatwerk ontstaat er een vendor lock-in omdat het vervangen van een applicatie zeer complex is en alleen de ontwikkelaar van het maatwerk de ins & outs kent van de koppelingen tussen de verschillende applicaties. Dit betekent dat er voor iedere koppeling met een extern systeem opnieuw maatwerk gebouwd moet worden.

De nadelen van standaarden
Zoals vermeld in de introductie van dit artikel zijn er ook tegenstanders van het werken met standaarden. Dus wat zijn dan de nadelen van het werken met standaarden? Hieronder twee vaak genoemde nadelen:

• Het komen tot standaarden kost tijd. Er moeten zeer nauwe afspraken worden gemaakt over processen & procedures, uitwisselingsformaten, protocollen etc. Hier zijn meerdere partijen bij betrokken (gemeenten, KING, softwareleveranciers). Deze partijen hebben naast gezamenlijke belangen, ook hun eigen belangen. Dit maakt het proces complex en soms ook tijdrovend. Omdat het tijd kost om te komen tot de standaarden komt het voor dat software suites en maatwerk oplossingen bepaalde functionaliteit sneller kunnen leveren. Dit geldt zeker voor nieuwe, innovatieve technologie die zich nog niet bewezen heeft in de markt. Het toevoegen van nieuwe functionaliteiten in de communicatie tussen systemen gaat sneller voor een software leverancier die geen rekening hoeft te houden met andere partijen of standaarden.
•  Een ander nadeel van standaarden is dat op specifieke wensen concessies gedaan moeten worden. Overheden die willen werken met standaarden dienen zich te confirmeren aan de gestandaardiseerde werkmethode die in gezamenlijkheid bepaald is door KING en samenwerkingspartners. Iedere gemeente kan hier invloed op uitoefenen door de samenwerking met KING aan te gaan, maar uiteraard kost dit tijd en energie.

Stelling van BCT
Complete en betrouwbare informatie zal steeds belangrijker worden. Om dit te realiseren moeten informatiestromen binnen en buiten de gemeente worden gekoppeld en verrijkt om zo te komen tot nieuwe inzichten en synergie. Dit kan niet bereikt worden zonder overeenstemming over gegevensuitwisseling.

BCT is er daarom van overtuigd dat gemeenten in de toekomst alleen succesvol kunnen zijn door te werken met standaarden. De hierboven beschreven tijdwinst door te werken zonder standaarden is naar onze mening dan ook alleen maar winst op korte termijn. Het komen tot standaarden kost inderdaad tijd, maar op lange termijn bespaart het juist tijd en geld wanneer de standaarden operationeel zijn. Bovendien maakt het de weg vrij voor samenwerking met ketenpartners.

Voor BCT wegen de nadelen van het werken met standaarden niet op tegen de voordelen die het onze klanten biedt. Wij geloven sterk in een toekomst waarbij participatie van ketenpartners en burgers grote meerwaarde biedt in publieke waarde creatie voor gemeenten. Wanneer verschillende ketenpartners informatie met elkaar kunnen delen ontstaat er een basis voor synergie. Een overheid is dan in staat om in gezamenlijkheid echte publieke waarde te creëren.

Lees ook de blog “Verander de manier van samenwerken tussen overheden en ICT bedrijven”