Invloed van digitalisering op de 7 beginselen van goed openbaar bestuur

Om het gestelde doel van goed openbaar bestuur te kunnen bereiken moeten de belanghebbenden in de organisatie worden voorzien van de juiste hulpmiddelen. Digitalisering van zowel bestuurlijke documenten als het bestuurlijk proces is hierbij een noodzakelijk hulpmiddel om de zeven beginselen van goed openbaar bestuur te realiseren. In dit artikel leest u meer over de impact van digitalisering op deze zeven beginselen.

1.Openheid & integriteit

Duidelijkheid over welke informatie uiteindelijk tot bepaalde beslissingen heeft geleid, vormt de basis voor vertrouwen van de burger in een goed functionerende bestuurlijke organisatie. Gedurende een college- of raadsvergadering worden veel besluiten genomen. Burgers en ondernemers anno nu verwachten dat besluiten meteen gepubliceerd worden.

Het publiceren van besluiten gaat sneller en beter als informatie digitaal beschikbaar is. Akkoordstukken leveren bijvoorbeeld al vòòr een vergadering een definitief besluit op. Dit besluit kan automatisch gegenereerd worden op basis van het goedgekeurde concept besluit. Weliswaar worden deze normaal gezien niet direct gepubliceerd, maar leveren ze ook geen werk meer op na de vergadering. Bespreekstukken zullen na de vergadering snel verwerkt kunnen worden. Door eventuele opmerkingen of vragen ook digitaal vast te leggen, kunnen deze direct worden gebruikt voor het aanbrengen van wijzigingen en het beoordelen daarvan. Doordat de informatie op één plaats beschikbaar is voor alle acties, kan deze hierna direct, eenvoudig en automatisch, dus zonder tussenkomst van handmatige handelingen, gepubliceerd worden.

2. Participatie

Participatie betekent niet alleen het meenemen van collega’s in het proces, maar juist ook het actief(!) betrekken van burgers bij het vormen en/of bijstellen van beleid. Wanneer burgers via een (digitaal) platform kunnen participeren, vragen kunnen stellen of ideeën aan kunnen dragen, dan is er een basis voor een coöperatieve omgeving met betrokken deelnemers.

Uiteraard is een (digitaal) platform alleen niet genoeg. Opvolging is wellicht nog belangrijker. De vragen die gesteld worden moeten altijd beantwoord worden. Daarom is het belangrijk om te laten weten wat er met ideeën gebeurt en om terugkoppeling te geven wanneer er iets met ideeën gedaan wordt.

3. Behoorlijk contact met burgers

De burgers vormen uiteindelijk de enige reden waarom je als overheid bestaat. Het idee dat de organisatie er heel specifiek voor de burgers is en alles in het werk moet worden gesteld om aan de behoefte van de burger te voldoen, is echter nog niet bij iedereen geland. Een open communicatie over wat gaande is, hoe processen verlopen en welke resultaten zijn te verwachten binnen een bepaalde termijn, geeft de burger het idee dat hij inzicht heeft in het functioneren van ‘zijn’ overheid. Dat geeft rust en vertrouwen en toont bovendien betrokkenheid van de overheid bij haar burgers.

Het zal duidelijk zijn dat allerlei nieuwe communicatiekanalen daarbij onontbeerlijk zijn, van social media tot een app of website. De burger van nu staat ook steeds meer open voor digitale communicatie. Bij een goede dienstverlening horen dus ook digitale diensten.

4. Doelgerichtheid en doelmatigheid

Wie heldere doelen stelt, daar heel gericht naartoe werkt en zich niet laat afleiden door randzaken, zal sneller tot het gewenste resultaat komen. Bij onduidelijke formuleringen van te behalen doelstellingen verwatert het doel waarvoor een proces in gang is gezet. Meetbaarheid van en inzichten in de voortgang naar die resultaten helpen de betrokkenen gemotiveerd te blijven en de juiste focus te houden. De juiste mensen voorzien van de juiste informatie op de juiste plek op het juiste tijdstip helpt om die doelmatigheid en doelgerichtheid te optimaliseren. Digitale beschikbaarheid van informatie en – aansturing van processen vormen daarin een onmisbare schakel.

Tevens is het meten en bewaken van doelen veel eenvoudiger als je het digitaal vastlegt. Bij code goed openbaar bestuur wordt ook aangegeven dat het bestuur zorgt voor het behalen en waar nodig bijstellen van gestelde doelen. Het bijstellen van doelen gaat natuurlijk alleen als je het tussentijds meet en dat is tegenwoordig haast ondoenlijk als je niet digitaliseert.

5. Legitimiteit

Het vertrouwen van de burger dat de juiste mensen op de juiste plek zitten om beslissingen te nemen die zijn belangen dienen, bepaalt de legitimiteit van het bestuurlijk apparaat. De legitimiteit wordt aanzienlijk vergroot als diezelfde burger kan inzien, volgen en daardoor begrijpen hoe bepaalde beslissingen tot stand zijn gekomen. Het begrip dat hij daardoor kan opbrengen voor beslissingen die niet direct zijn eigen belang dienen, maar een groter belang, zal hiermee toenemen. Ook intern is het van belang dat beslissingen kunnen worden onderbouwd en dat alle betrokkenen op zijn minst het proces hebben kunnen volgen. Om aan die wens van legitimiteit te kunnen voldoen is het belangrijk dat cruciale informatie en bedrijfsprocessen inzichtelijk zijn.

6. Leren en zelfcorrigerend vermogen

Niet alles zal de eerste keer goed gaan. De bereidheid om te willen leren en mogelijk het aanpassen van processen om de doelstellingen beter te kunnen dienen, pleiten in hoge mate voor een transparant bestuur. Om te kunnen achterhalen waar iets van het spoor is geraakt, of mogelijk kan raken, zal het nodig zijn om op gezette tijden (informatie, processen en betrokkenen) te evalueren. Weten wat er op een bepaald moment is gedaan, waarom en onder welke omstandigheden bepalen het succes van die evaluatie. Inzichten in de procesgang geeft inzicht in de sterktes en zwaktes van het proces en de organisatie, waardoor het continu verbeteren van beiden makkelijker wordt. Wie niet weet wat er is gebeurd waardoor de zaak verkeer afliep, zal de volgende keer op dezelfde manier het proces doorlopen.

7. Verantwoording

Aansluitend op het voorgaande is het door die vastlegging van informatie, processen, beslissingen en argumenten mogelijk om – ook na langere tijd – verantwoording af te leggen over wat er is gebeurd. Deze verantwoording is voor een overheidsorganisatie van levensbelang. Tijdens het proces en achteraf het benodigde inzicht kunnen bieden in het verloop van het proces, waardoor besluiten gerechtvaardigd worden, ook richting burgers, is eenvoudigweg een ‘must’.

De aantoonbaarheid van probleem – oplossing – gevolg betekent al de helft van de verantwoording en toont betrokkenheid en de bereidheid tot goed openbaar bestuur. Wanneer het besluitvormingsproces op de juiste manier gedigitaliseerd wordt, wordt er transparantie en grip op het volledige besluitvormingsproces gecreëerd; van concept tot definitief besluit. Hiermee kan ieder besluit achteraf verantwoord worden aan toezichthouders. Het aandragen van bewijslast is niet langer een tijdrovende taak meer.

Conclusie goed openbaar bestuur

Om te kunnen voldoen aan de zeven eisen van goed openbaar bestuur is het belangrijk dat alle stakeholders over de meest actuele en volledige informatie kunnen beschikken en dat processen traceerbaar zijn. Eén – digitaal beschikbaar – platform, waarop alle betrokkenen in een vertrouwde en beveiligde omgeving kunnen bijdragen, draagt in hoge mate bij aan traceerbaarheid, transparantie en effectiviteit van de overheid en haar bestuurlijke processen. Bestuurders moeten veel en belangrijke beslissingen nemen. Daarvoor is veel informatie nodig, maar die is niet altijd beschikbaar op het juiste moment. Bovendien, niet álle informatie draagt direct bij aan een goede onderbouwing van een beslissing. Het op de juiste manier (deels geautomatiseerd) ‘zeven’ van de relevante informatie voor uiteenlopende belanghebbenden, zorgt ervoor dat mensen niet verdrinken in de ‘information overload’. Terugkoppeling van wat in de samenleving leeft en een goed ingerichte kennisbank over onderwerpen die met regelmaat terugkeren, vormen eveneens essentiële onderdelen van zo’n platform. De noodzaak om te veranderen is er. Nu nog iedereen mee!