In een OneNotendop

We hadden pas zo’n heerlijk lenteweekend he! Man wat krijg ik daar een glimlach van op mijn gezicht. Alles lijkt makkelijker te gaan, iedereen is vrolijk en alles kan! Dat gevoel krijg ik ook een beetje als ik OneNote gebruik. OneNote is misschien wel het meest onderschatte product uit de gehele Office-suite van Microsoft. Het is bedoeld om notities te maken en wordt bijna met de dag verder uitgebreid! Echt waar, OneNote maakt je leven makkelijker en haalt zoveel frustraties weg tijdens je werk. Hier eerst even wat feiten op een rij over OneNote en daarna de 7 meest waardevolle OneNote tips ooit!

• OneNote is gratis. Ja echt waar, je hebt geen Office of wat dan ook nodig. Gra-tis
• Je kunt het installeren op: Windows, op Windows als App (uiteraard geoptimaliseerd voor touch), Windows Phone, Mac, iPad, Android (telefoon en tablet), Amazon Kindle, Én als web-versie
• Er is een grote kans dat het al op je computer staat geïnstalleerd
• Het werkt ook als je niet met het internet verbonden heeft
• Het heeft OCR (Optical Character Recognition) en zet tekst in afbeeldingen die je in OneNote plakt automatisch om in tekst. Okay, je moet wel wat duidelijker gaan schrijven op het whiteboard als je het daarna in OneNote plakt…
• Je kunt er ook audio en video mee opnemen
• Het is gekoppeld aan Outlook
• Opslaan doe je in de cloud of gewoon op je computer
• Staat het in de cloud, dan kun je natuurlijk ook delen, delen, delen
• Als je eenmaal begint met OneNote gebruiken wil je op een gegeven moment niet meer zonder

Best indrukwekkend, niet? In de basis is het niet meer dan een programma om notities mee te maken. Maar het is zo uitgebreid dat het je écht helpt om je werk en notities makkelijker te maken. Waar je vroeger misschien veel notities “even in een Word documentje typte”, of iets wel even via de email stuurde, kan je dat in veel gevallen veel makkelijker via OneNote doen. Zeker omdat je er dan echt altijd vanaf elk device bij kunt!
Met onderstaande tips haal je écht het meeste uit OneNote. Gebruik ze, deel ze en wordt verliefd op OneNote (het is tenslotte lente!).

1. vanaf een wolk is alles mooier
Hoewel ik van die dagen houd dat er geen wolkje aan de lucht is, sla ik toch alles op in de cloud. Ook al mijn OneNote notities hangen in de lucht. De notities die ik voor mijn werk bijhoud en deel staan opgeslagen in mijn OneDrive voor Business (onderdeel van SharePoint) en mijn privé-notitieblokken staan in mijn eigen OneDrive. Je kunt je notitieblokken lokaal op je PC opslaan maar delen van notitieblokken en het benaderen vanaf een andere device zit er dan niet in.
Heb je geen SharePoint en wil je wel OneNote in de cloud gebruiken voor je werk? Plaats je notitieblok dan in je privé OneDrive. Een account heb je zo aangemaakt via www.onedrive.com.

2. delen, delen, delen
Ik geef het toe, ik ben lui. Het liefste lig ik in het park te genieten van de zon. Dus als een collega van mij ergens notities heeft gemaakt, wil ik die graag terug kunnen lezen zodat ik ze niet zelf hoef te maken! En andersom natuurlijk ook, ik gun mijn collega’s natuurlijk ook hun momentje in het park.
Let wel, je deelt altijd direct het gehele notitieblok, niet alleen een losse notitie of een sectie. Schroom dus niet om verschillende blokken aan te maken. Één voor een project waar je aan werkt, één voor je boodschappenlijstje die je deelt met je partner en kinderen en één voor die geniale ideeën die je soms hebt. En die laatste wil je natuurlijk direct met ál je collega’s delen.

3. wijzigingen van andere doorkijken
Als je samen met collega’s in een notitieblok werkt kan het soms handig zijn om even door te kijken wat je collega’s hebben toegevoegd sinds die ene belangrijke bijeenkomst twee dagen geleden. Open je notitieblok, ga naar het tabblad geschiedenis en klik op Recente wijzigingen. Geel gemarkeerd zijn de wijzigingen die recent zijn gedaan (bijvoorbeeld vandaag). Je kunt ook zoeken naar wijzigingen van betreffende auteurs. Altijd goed om te weten wat Michelle er als laatst bij heeft gezet!

4. organiseer je taken
Als ik naar een presentatie luister of in een vergadering zit, maak ik graag aantekeningen in OneNote. Soms komen daar ook taken uit, grote of kleine. Dan wil ik niet apart Outlook op moeten starten om daar mijn taken in te zetten. Die horen tenslotte bij de notitie waar ik mee bezig ben.
OneNote heeft daar een oplossing voor. Selecteer de regels die als taken in je Outlook moeten komen en klik bovenin het lint op Outlook-taken. Direct staan ze in je Outlook, met een linkje naar het notitieblok.

En er is synchronisatie. Markeer je de taak in Outlook als gelezen, dan krijgt de taak in OneNote een groen vinkje. Dubbelklik in OneNote op het vlaggetje en hij wordt in Outlook gemarkeerd als gelezen. Ideaal. Door al mijn notitieblokken heen staan taken ze worden automatisch voor mij verzameld in Outlook. Hoe makkelijk wil je het hebben!

5. op OneNote kun je rekenen
Ben je met elkaar in OneNote een grote offerte aan het voorbereiden en wil je even de calculatie afronden. Rekenmachine erbij? Excel openen? Nergens voor nodig! OneNote doet het voor je. Simpele rekensommen doet OneNote automatisch door ze gewoon te typen. Direct nadat je de spatie ná het = teken typt, staat daar je antwoord.
OneNote snapt zelf dat het om een berekening gaat. Ben je meer van de ingewikkelde zaken? Kies dan onder het kopje “Invoegen” voor “Vergelijking”. Hier kunnen zelfs de heren van The Big Bang Theory helemaal los!

6. het gesproken woord
Het gebeurt nog weleens dat je naar een presentatie luistert, of een interessante discussie en je niet alles mee wilt schrijven. Je wilt tenslotte luisteren! OneNote kan met je mee luisteren. Open en notitie en klik onder het kopje “Invoegen” op “Audio opnemen”. De opname begint direct te lopen.
En hier komt het mooiste. Als je tijdens de opname begint te typen, krijgt je regel automatisch een “Play” knopje. Wanneer je aan het einde van de presentatie de opname stopt, is elke regel een ijkpunt in de presentatie. Klik je dus op het play-knopje bij de regel “Dit is echt een goed idee over nieuwe markten bestormen” dan begint de opname vanaf het moment af te spelen dat je dát typte. Hier krijg ik het pas warm van!

7. voor de echte eindbazen
Als je sneller in het park van de lentezon wilt genieten, helpt het natuurlijk wanneer je werk sneller afgerond is. Gebruik maken van snelkoppelingen helpt enorm om sneller je werk te doen. Ook OneNote maakt gretig gebruik van allerlei toetsencombinaties. Leer jezelf aan deze te gebruiken voor de functies die je veel gebruikt en je zult merken dat je nóg makkelijker gebruik maakt van OneNote.
Hier is je huiswerk, morgen is de overhoring:
Snelkoppelingen voor OneNote

Lees ook de whitepaper “SharePoint: wondermiddel of Paard van Troje?“.