In 6 stappen naar de cloud

Moderne organisaties migreren steeds meer diensten naar de cloud. De cloud biedt immers veel voordelen. Maar migreren naar de cloud kan niet zomaar even op een maandagochtend. Daar gaat een heel proces aan vooraf. De duur en de complexiteit van het proces hangen af van de wensen van je organisatie, maar grofweg kun je als organisatie in 6 stappen migreren naar de cloud.

Stap 1. Inzicht creëren

Voordat je op zoek gaat naar een cloudprovider is het van groot belang om inzicht te creëren in je eigen wensen. Dat houdt in dat je organisatie grondig onder de loep wordt genomen. Zo onderzoek je met welke systemen en applicaties je medewerkers werken en of er applicaties zijn die bijvoorbeeld verouderd zijn. Daarnaast kijk je ook naar je IT-personeel en de kennis in je organisatie. De overstap naar de cloud betekent zeer zeker niet dat je IT-personeel niet meer nodig is, maar een inventarisatie van bijvoorbeeld de huidige kennis over de cloud is nodig in verband met eventuele bijscholing. Het is belangrijk om al in deze fase medewerkers te betrekken bij de plannen. Maak het onderwerp daarom bespreekbaar, omdat je collega’s dan ook wensen uit kan spreken. Uiteindelijk zijn zij het die dagelijks vanuit de cloud moeten gaan werken. Het is dus een uitgelezen kans om je medewerkers optimaal tevreden te stellen. In de eerste stap is het tevens van belang om na te denken hoe de cloud je doelstellingen kan ondersteunen. Welke voordelen biedt de cloud jouw organisatie? Denk hierbij aan kostenbesparing, maar bijvoorbeeld ook aan de versimpeling van processen, veiligheid en gemak. Houd in het achterhoofd dat niet alles per se naar de cloud hoeft. Migreer alleen de zaken naar de cloud als het voordeelt oplevert.

Stap 2. Cloudprovider kiezen

De moeilijkste stap in het proces is misschien wel het kiezen van de juiste cloudprovider. Ze zijn er in allerlei verschillende soorten en maten; de vraag is echter waar je op moet letten bij het kiezen van de juiste. Je doet er wel verstandig aan om een onafhankelijke cloudprovider te kiezen. Deze kan je adviseren over het hele cloud-spectrum. Let ook op de volgende punten:

• Beschikbaarheid. Eigenlijk moet het zo zijn dat gebruikers er niks van merken dat er een overstap naar de cloud is gemaakt. De beschikbaarheid moet dus optimaal zijn. Bij downtime kun je geen zaken doen, en dat kan duizenden euro’s per uur kosten. Veel cloudproviders beloven hoge beschikbaarheid van hun diensten. Onze tip: kies voor een cloudprovider die jouw business snapt. Kijk naar referenties die vergelijkbaar zijn met je eigen organisatie. Met name voor specifieke branches gelden bijzondere eisen, zoals de zorg of de softwarebranche.
• Veiligheid. We hoeven het niet te vertellen; Je wilt de garantie dat bedrijfsgevoeligedata veilig staat. Doorgaans werken cloudproviders met zeer strenge beveiligingseisen. Er zijn twee certificeringen die in principe de basis vormen van een goed beveiligde omgeving: de ISO 27001 en de NEN 7510. Daarnaast werd in oktober 2015 het Safe Harbor verdrag ongeldig verklaard door het Europese Hof. Onder het verdrag konden bedrijven toestemming krijgen om gegevens van Europeanen in de Verenigde Staten op te slaan. Nu het verdrag vervallen is kun je er dus vanuit gaan dat je data in veilige handen is wanneer je deze in een Nederlands datacenter opslaat. Ook zijn er recentelijk wijzigingen doorgevoerd die van invloed zijn op jouw data. Vanaf dat moment trad de Meldplicht Datalekken namelijk in werking. Op grond van die wet moet een ‘ernstig’ datalek gemeld worden bij de Autoriteit Persoonsgegevens en moeten alle datalekken binnen een organisatie worden geregistreerd. Het niet voldoen aan de vereisten van de Wet Bescherming Persoonsgegevens (WBP) valt onder de definitie van datalekken. Het schenden van deze wet kan verstrekkende gevolgen hebben voor de partij die verantwoordelijk is voor het lek of voor het verspreiden van data.
• Kosten/SLA. Uiteraard spelen kosten een grote rol bij de keuze. De cloud zal uiteindelijk financieel voordeliger moeten zijn. Veel cloudproviders gaan uit van een vaste prijs per maand. Dat is prettig en overzichtelijk, maar controleer wel wat er allemaal bij de prijs zit inbegrepen. In de SLA (service level agreement) staan afspraken die je maakt met de cloudprovider. Het komt vaak voor dat de SLA snel even gescand wordt, terwijl het wel een essentieel document is. Zo staat er bijvoorbeeld in beschreven waar je recht op hebt in het geval van downtime of een calamiteit. Het is van belang om naast de SLA ook goed te kijken naar de supportmogelijkheden van de cloudprovider. Je wilt bij een storing er niet achter komen dat je enkel online tickets aan kan maken of achter in de rij moet aansluiten. Ook deze afspraken kun je vastleggen in een SLA.

Stap 3. De cloudstrategie bepalen

Samen met de gekozen cloudprovider of IT-specialist bespreek je de cloudstrategie van jouw organisatie. Hierbij spreek je je wensen en eisen uit, en de cloudprovider adviseert je welke situatie de beste oplossing is. Zo is niet iedere applicatie gebaat bij een migratie naar de cloud. In sommige gevallen is het simpelweg niet nodig om vanuit de cloud te draaien omdat het de applicatie bijvoorbeeld enkel een lokale machine aanstuurt. Dit zie je bijvoorbeeld veel in industriële bedrijven. Samen met je cloudprovider bepaal je welk type cloud voor jouw organisatie het meest geschikt is. Is dat private, hybrid, virtual private of public? In deze fase zal de cloudprovider ook bekijken in hoeverre je organisatie klaar is voor de migratie naar de cloud. Een uitgebreide analyse helpt je hierbij. De cloudprovider beoordeelt jouw organisatie op onder andere de technologieën die je nu gebruikt en wat er eventueel nodig is om aan je wensen te kunnen voldoen.

Stap 4. Ontwerpen van de cloudomgeving

Zodra de wensen en mogelijkheden duidelijk zijn geworden, kan de omgeving ontworpen worden. Hierbij zal de cloudprovider drie documenten aanleveren. Het technisch ontwerp waarin de infrastructuur uitgewerkt zal worden. Zaken als governance, verbinding, beveiliging en beheer komen hierbij ook aan de orde. In het organisatieontwerp wordt er gekeken naar jouw organisatie en de veranderingen die de migratie naar de cloud met zich mee zal brengen. Niet alleen op het gebied van bedrijfsprocessen, maar ook op het gebied van personeel. Tot slot zal in het implementatieplan een planning en stappenplan gepresenteerd worden over de migratie.

Stap 5. Implementeren van de nieuwe cloudomgeving

Als de contracten ondertekend zijn, de ontwerpen gereed en het voor jouw organisatie duidelijk is wat er gaat gebeuren, kan de migratie van start gaan. Hoe lang de migratie duurt is geheel afhankelijk van de omvang het totale migratietraject. Grofweg zijn er twee manieren. Data ‘verplaatsen’ naar de nieuwe omgeving en die daar inladen zal altijd korte downtime met zich meebrengen. Vandaar dat deze optie vaak is uitgesloten. Bij streamingreplicatie van data blijft het bronsysteem online en kan men de applicatie blijven gebruiken. De content wordt in de tussentijd gemigreerd naar de nieuwe omgeving en zodra alles gemigreerd is wordt de nieuwe omgeving geactiveerd en tegelijkertijd het bronsysteem gedeactiveerd.

Ook intern zal het een en andere veranderen. Personeel zal ondersteund moeten worden in de nieuwe manier van werken. Een goede training is hierbij noodzakelijk, want als personeel niet of slecht in staat is om de veranderingen te verwerken zal onvrede ontstaan.

Stap 6. Beheer

Dat (een deel van) je IT-omgeving gemigreerd is naar de cloud wil niet zeggen dat je geen beheer meer hoeft uit te voeren. Vlak na de migratie is de cloud effectief voor jouw organisatie, maar het is belangrijk dat de cloud ook daadwerkelijk effectief blíjft. Het is daarom van belang dat processen continu geoptimaliseerd worden zodat je kunt blijven profiteren van alle voordelen die de cloud biedt. Afhankelijk van het type cloud waar je organisatie voor gekozen heeft zal je cloudprovider (een deel van) het beheer op zich nemen.