Digitale personeelsdossiers voor de HRM-professional van vandaag
Als HRM-afdeling wil je de organisatie zo proactief mogelijk adviseren, maar veel HRM-professionals lopen tegen beperkingen in het proces aan. Dit kost onnodig veel tijd, die ook aan andere dingen besteed kan worden. Wat vaak naar voren komt is de beperking van papieren personeelsdocumenten. Het raadplegen en analyseren hiervan kan tijdrovend zijn. Het is tijd voor digitale personeelsdossiers. In deze whitepaper staat een concreet stappenplan beschreven. Digitaliseer, structureer en ontsluit personeelsdossiers in 5 eenvoudige stappen.
5 stappen naar digitale personeelsdossiers
Heeft jouw gemeente nog papieren dossiers? Met de volgende 5 stappen ga je eenvoudig over naar een volledig digitaal HRM-proces.
Stap 1 – Ordenen en schonen
Ga je over van fysieke mappen naar digitaal? Dan is het belangrijk om eerst de papieren dossiers op orde te brengen voordat je gaat beginnen met digitaliseren. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het verwijderen van documenten uit dossiers die hier niet (meer) thuishoren of relevant zijn.
Stap 2 – Digitaliseren
De dossiers zijn voorbereid voor het digitaliseringsproces. Nu is het tijd om de dossiers te scannen. Kleine hoeveelheden dossiers digitaliseren kan zelfstandig gedaan worden, voor grotere hoeveelheden kan je het beste een specialist in digitaliseren inschakelen. Download de hele whitepaper voor de aandachtspunten bij zelf digitaliseren en uitbesteden.
Stap 3 – Classificatie van documenten
Het classificeren van documenten zorgt voor verlichting van de administratieve lasten. Documenten worden op deze manier automatisch toegewezen aan een documenttype, denk hierbij aan een loonstrook of een arbeidscontract.
Stap 4 – Veiligstellen en opslag
Digitale personeelsdossiers kunnen veilig opgeslagen worden in een HRM-applicatie of een DMS. Hou hierbij wel rekening met de veiligheid en beschikbaarheid van documenten voor werknemers. Lees in de whitepaper meer over de verschillen tussen de applicaties.
Stap 5 – Koppelen
Als je kiest voor een centraal DMS, dan is er de mogelijkheid om dit te koppelen aan een HRM-applicatie. Hierdoor ontstaat er één geïntegreerde HRM-omgeving waarin alle informatie direct beschikbaar is.
Klaar voor deze digitaliseringsslag?
Ben je de papieren dossiers ook zat en wil je aan de slag in een digitale HRM-omgeving? Deze whitepaper geeft in 5 simpele stappen weer wat er allemaal komt kijken bij deze overstap. Loop door het stappenplan heen en ga aan de slag met digitale personeelsdossiers.