Kennisportal
Kennisportal is een kennisplatform met een focus op de brede doelgroep Business en IT.

In 3 stappen naar optimaal gebruik van nieuwe communicatietechnologie

Communicatie is in veel bedrijven essentieel, maar verloopt vaak verre van optimaal. Werk wordt flexibeler ingericht en mensen zitten niet altijd meer bij elkaar op een kantoor. Het bedrijfsleven zoekt daarom naar communicatiemiddelen die ervoor zorgen dat medewerkers toch bereikbaar blijven en kunnen samenwerken, onafhankelijk van tijd en plaats. Organisaties maken daarom steeds meer gebruik van Unified Communications (UC), soms Universal Communications genoemd. Denk aan communicatieoplossingen van Microsoft, Avaya en Cisco.

Adoptie van Unified Communications

Unified Communications verrijkt telefonie met mogelijkheden als videoconferencing en chatten. En met UC kun je zien of een collega beschikbaar is, met name handig als iemand niet fysiek in de buurt is. De invoering van dergelijke geïntegreerde communicatieoplossingen vergt wel iets van een organisatie. Wat geldt voor de adoptie van ICT-oplossingen in het algemeen, geldt voor communicatiemiddelen in het bijzonder. Als aan de technische voorwaarden is voldaan, moet alle aandacht gericht worden op de menselijke kant van de implementatie.

In de meeste gevallen komt dit neer op training van medewerkers om acceptatie te verhogen. Door training leren mensen wat de functionaliteiten zijn van een nieuw communicatiemiddel. Maar het gaat verder dan alleen het trainen van de medewerker. Er zijn ook veranderingen nodig in hun werkproces om een communicatieoplossing in te kunnen passen. Door hier praktisch naar te kijken, ziet de medewerker hoe hij efficiënter kan communiceren en hoe zijn dagelijkse werk er makkelijker door wordt. Neem de medewerker daarom van begin af aan mee in het implementatieproces. Zo houd je mensen betrokken en welwillend. Als hij het gevoel heeft dat iets ‘van hogerhand’ wordt opgedrongen, zal dit weerstand oproepen. In drie stappen kun je optimaal gebruik van UC binnen je organisatie realiseren.

1. Maak de doelen duidelijk

Veel mensen hebben moeite met verandering. Om nieuwe technologie te omarmen, willen medewerkers daarom vaak weten waarom ze hun huidige werkwijze moeten veranderen. Maak de gebruikers daarom duidelijk wat het doel is van de nieuw te implementeren technologie. Beantwoord vragen als:

  • Wat levert het ze op?
  • Wat zijn de voordelen in hun dagelijkse werk?
  • Waarom is het belangrijk voor de organisatie dat iedereen de nieuwe technologie gebruikt?

Het is belangrijk dat je de medewerkers vanaf het begin betrekt bij de implementatie, zodat zij niet het gevoel krijgen dat hen iets wordt opgedrongen. Er zijn verschillende manieren waarop je medewerkers betrekt bij de doelen van nieuwe technologie. Zo kun je fysieke bijeenkomsten en brainstorms organiseren om medewerkers te informeren. Maar je kunt ook kiezen voor bijvoorbeeld videoboodschappen of het intranet als communicatiekanaal. Idealiter zet je verschillende middelen in zodat alle medewerkers voldoende worden betrokken.

2. Zorg voor een goede training

Gebruikers moeten getraind worden in het gebruik van de nieuwe technologie. Deze training moet gericht zijn op de functionaliteiten van een nieuw systeem en hoe die direct het werk van de gebruikers beïnvloeden. Vroeger waren trainingen vaak klassikaal en werd (op een theoretische manier) de functionaliteit van een oplossing besproken. Maar tegenwoordig kunnen gebruikers interactief, op individueel niveau en op hun eigen tempo nieuwe software leren gebruiken met virtuele training. Zo heeft StartReady de interactieve training Finding Victor ontwikkeld om medewerkers zo snel mogelijk wegwijs te maken met Skype for Business.

3. Blijvende motivatie en aanmoediging

Voor een blijvend resultaat, moeten de gebruikers een transitieprogramma doorlopen dat hen blijft motiveren en aanmoedigen om de communicatieoplossing te omarmen in plaats van terug te vallen op oude werkwijzen. Het management speelt hier een belangrijke rol in. Als die het goede voorbeeld geven door zelf permanent de nieuwe communicatietool te gebruiken, zullen de medewerkers zich hier sneller aan aanpassen. Als zelfs de directie de oplossing niet gebruikt, waarom zouden de andere medewerkers het dan wel gebruiken?

Finding Victor: Moderne adoptie in de praktijk

Training helpt om adoptie te vergroten, maar is ook tijdrovend en vereist nogal wat regelwerk. Virtuele training heeft deze nadelen niet. Daarom heeft StartReady in samenwerking met serious gaming expert IJsfontein een interactieve training (Finding Victor) ontwikkeld dat de adoptie van Skype for Business vergemakkelijkt. In deze training lossen gebruikers een mysterie op door gebruik te maken van de functionaliteit van Skype for Business. Ze worden hierin geholpen door virtuele coaches.

Door de slimme inzet van gamification en de integratie met Skype for Business worden medewerkers gemotiveerd om aan de slag te gaan. Met iedere nieuwe opdracht worden medewerkers aangespoord om berichten te sturen, te bellen, documenten te delen of conference calls op te zetten. Medewerkers leren het meeste uit Skype te halen door alle mogelijkheden van de tools te ervaren in hun eigen client. Dit actieve leerproces zorgt ervoor dat zij de informatie veel beter onthouden dan de informatie die gegeven wordt in een klassieke training.

De medewerker bepaalt zelf hoe en wanneer hij de UC-tool onder de knie krijgt. De interactieve training kan online gevolgd worden, plaats- en tijdonafhankelijk. Het persoonlijke dashboard geeft daarbij helder inzicht in de progressie en zorgt ervoor dat spelers altijd toegang hebben tot relevante instructies. Het resultaat: snellere adoptie van Skype for Business.