Kennisportal
Kennisportal is een kennisplatform met een focus op de brede doelgroep Business en IT.

Hoe werkt het ondertekenen van een document in iWRITER?

<p>Iedere brief bevat een ondertekening, waarin de gegevens van de auteur staan inclusief een (digitale) handtekening. Sommige brieven of documenten vereisen een formele ondertekening, andere brieven mogen een minder formele ondertekening hebben. Ook komt het voor dat mensen verschillende rollen in de organisatie hebben en iedere rol een eigen ondertekening kent. iWRITER biedt hierin een oplossing door in de sjabloon gebruik te maken van vaste velden in een afsluiting. Zo heeft iedere auteur zijn eigen professionele en toch persoonlijke ondertekening.</p>

<p><strong>Wat is een afsluiting?</strong><br />
Een afsluiting is een bouwsteen in iWRITER. Met deze bouwsteen worden documenten, zoals brieven, ondertekend. Hiervoor hebben gebruikers verschillende afsluitingen tot hun beschikking, zoals formeel (‘Hoogachtend’) of informeel (‘Met vriendelijke groet’). In de afsluiting staan variabele gegevens, zoals de naam van degene die de brief opstelt, de afdeling, het telefoonnummer en een e-mailadres. iWRITER gebruikt daarvoor vaste velden die per gebruiker bijgehouden worden in een database.</p>

<p><strong>Afsluiting is een bijzondere bouwsteen</strong><br />
Een afsluiting is een bouwsteen die in documenten wordt gebruikt als ondertekening. Er zijn hierbij een aantal verschillen met de gewone iWRITER-bouwsteen:</p>
<ul class=”bullets”>
<li>Een afsluiting wordt altijd in de map ‘Afsluiting’ geplaatst. Afsluitingen worden dus gemakkelijk aan iedere gebruiker aangeboden;</li>
<li>In een afsluiting worden alleen tekst en vaste velden gebruikt, geen vraagvelden.</li></ul>
<p><img width=”186″ height=”300″ alt=”afsluiting_1″ src=”http://www.iwriter.nl/wp-content/uploads/2014/12/afsluiting_1-186×300.jpg”>
<i>Figuur 1 Afsluitingen staan altijd in de map Afsluiting</i></p>

<p><strong>Afsluiting kiezen</strong><br />
De sjabloonontwerper kan in een sjabloon het vaste veld Afsluiting opnemen, zodat de afsluiting automatisch in het document wordt ingevoegd. De gebruiker krijgt hierdoor de beschikking over de knop ‘ondertekening’ waar hij/zij een afsluiting kan kiezen. De ontwerper kan er ook voor kiezen om een sjabloon te voorzien van een standaard afsluiting. De sjabloonontwerper kan er ook voor kiezen dat de opsteller van het document zelf mag bepalen welke afsluiting moet worden gebruikt. Bij het opstellen van het document verschijnt dan de knop ‘Ondertekening’. De opsteller krijgt een overzicht van alle afsluitingen te zien en maakt daaruit een keuze.</p>
<p><img width=”300″ height=”82″ alt=”afsluiting_2_stap2″ src=”http://www.iwriter.nl/wp-content/uploads/2014/12/afsluiting_2_stap2-300×82.jpg” class=”alignnone wp-image-461 size-medium”><i>Figuur 2 Knop ondertekening</i></p>

<p><img width=”300″ height=”225″ alt=”afsluiting_3_kiesondertekening” src=”http://www.iwriter.nl/wp-content/uploads/2014/12/afsluiting_3_kiesondertekening-300×225.jpg” class=”alignnone wp-image-462 size-medium”><i>Figuur 3 Overzicht afsluitingen</i></p>

<p><strong>Ondertekening verplicht maken</strong><br />
Als een afsluiting geen vast onderdeel van het document is, kan de mogelijkheid ontstaan dat de auteur vergeet om op de knop ‘ondertekenen’ te klikken. Het document wordt dan zonder ondertekening opgesteld. Om dit te voorkomen, kan de sjabloonontwerper ervoor kiezen om een afsluiting verplicht te stellen. De opsteller moet dan op de knop ‘ondertekenen’ klikken en een afsluiting kiezen, voordat het document gegenereerd kan worden.</p>

<p><strong>Digitale handtekening</strong><br />
Naast de gegevens van de opsteller kan er ook een digitale handtekening aan de afsluiting worden toegevoegd. Dit kan op 2 verschillende manieren:</p>

<p>1. Handtekening: de handtekening wordt automatisch met de afsluiting geplaatst. De opsteller hoeft daarvoor zelf geen handelingen te verrichten.<br />
2. Handtekening van de auteur: de handtekening wordt pas in het document geplaatst als de opsteller op de knop ‘Handtekening’ klikt. Deze handtekening wordt automatisch verwijderd als de opsteller het document wijzigt via iWRITER-vraagvelden. Na het wijzigen kan de opsteller de handtekening gemakkelijk opnieuw plaatsen met een druk op de knop ‘Handtekeninng’.</p>

<p>In beide gevallen is de digitale handtekening als verwijzing in de iWRITER-database opgeslagen.</p>

<img width=”165″ height=”133″ alt=”afsluiting_4_digitalehandtekening” src=”http://www.iwriter.nl/wp-content/uploads/2014/12/afsluiting_4_digitalehandtekening.jpg” class=”alignnone wp-image-464 size-full”>

<p><i>Figuur 4 Digitale handtekening</i></p>

<p><strong>Namens iemand anders ondertekenen</strong><br />
De opsteller van het document hoeft niet altijd dezelfde persoon te zijn als degene die het document ondertekent. Daarom maakt iWRITER onderscheid tussen de ‘auteur’ en de ‘typist’ van het document. De typist is altijd degene die het document opstelt, de auteur is degene in wiens naam het opgesteld wordt.. De opsteller (typist) kan het document dus ook namens iemand anders ondertekenen. De opsteller voegt wel de afsluiting toe, maar de afsluiting zelf bevat de gegevens van een ander, bijvoorbeeld een teamleider of manager.</p>

<p><strong>Conclusie</strong><br />
Een afsluiting is een bijzondere bouwsteen, die vaste gegevens van de ondertekenaar bevat, zoals naam, functie, telefoonnummer en e-mailadres. Een afsluiting kan daarnaast ook een digitale handtekening bevatten. Het is mogelijk om de afsluiting in een document verplicht te maken of om het document in naam van een collega te ondertekenen. Voordelen van het gebruik van een afsluiting zijn gemak, flexibiliteit, snelheid en uniformiteit.</p>

Misschien ook interessant