Hoe migreer je negen miljoen documenten…

…naar een nieuw SharePoint platform?

Het migreren van 9 miljoen documenten naar een nieuw SharePoint-platform is een grote migratie. Dus hoe migreer je negen miljoen documenten naar een nieuw SharePoint platform? In deze blog lees je hoe je een grote migratie kunt uitvoeren. Deze blog is een case study van een migratieproject dat in 2018 werd voltooid voor een groot internationaal bedrijf.

Beschrijving van de uitdaging

Er werd automatisch een site gecreëerd wanneer een nieuwe klant of case werd aangemaakt in het ERP-systeem. Binnen dezelfde benadering werden automatisch rechten verleend voor specifieke sites als werknemers werden toegewezen aan bepaalde klanten en cases.

Omdat deze oplossing de primaire locatie was voor het opslaan en delen van documenten, was de gebruikte opslagruimte gegroeid tot 14,5 Terabytes. De bestaande softwareversies waren aan het einde van de levensduur, dus vereiste het platform een update naar SharePoint 2013 dat gereed was voor toekomstige versies van SharePoint in de cloud.

Belangrijkste uitdagingen van de migratie

Bedrijfscontinuïteit en omvang waren de belangrijkste uitdagingen om de migratie naar het nieuwe platform uit te voeren. Aangezien dit platform dagelijks door alle medewerkers werd gebruikt, zou elke significante downtime een impact hebben op klantactiviteiten.

Bovendien toonde de eerste analyse van de gegevens een grote hoeveelheid uitzonderingen op de URL-lengte aan, wat een probleem zou veroorzaken tijdens de migratie. Deze werden veroorzaakt doordat eindgebruikers diepgaande mappenstructuren maakten en/of bestanden met lange namen opsloegen. Elk bestand met een URL van meer dan 260 tekens wordt vanwege de lengte geblokkeerd voor de migratie.

Ongeveer 40 sites werden gelabeld als grote sites, omdat elk van deze sites meer dan 15 GB (en sommigen meer dan 100 GB) bevatten in termen van documenten en versies.

Tot slot was een volledig bewijs van succesvolle SharePoint migraties een belangrijk vereiste, vanwege het type services dat aan klanten werd geleverd.

Hoe migreer je 9 miljoen documenten naar een nieuw SharePoint platform: de oplossing

Omdat Sharegate al met succes werd gebruikt in eerdere migratieprojecten voor deze organisatie, was er een voorkeur om het opnieuw in te zetten.

ETTU was bij dit project betrokken om samen met het interne klantenteam de migratiebenadering te ontwerpen en uit te voeren. Vanwege het grote aantal sites en documenten, vereiste het definiëren van de migratiestrategie uitgebreide tests om te resulteren in een succesvolle uitkomst en optimale prestaties.

Uiteindelijk bestond de migratiestrategie uit drie fasen:

Om deze aanpak te ondersteunen, zijn vier instanties van Sharegate geïnstalleerd op twee afzonderlijke servers met twee verschillende accounts op elke server. Dit zorgde voor een stabiele setup met vier parallelle sessies (Sharegate Insane Mode), gericht op afzonderlijke webapplicaties voor elke divisie. De Sharegate-servers zouden zich richten op afzonderlijke SharePoint-webservers in zowel de bron- als de doelomgeving, die niet werden getroffen door eindgebruikers. De gemiddelde doorvoer was ongeveer 15 GB per uur.

Migratierapportage

Omdat Sharegate wordt geleverd met een overvloedige PowerShell-module, is een scriptbibliotheek gemaakt om alle kopieer-, validatie- en rapportagetaken te ondersteunen die vereist zijn om een migratie uit te voeren. De scriptlogica maakt verbinding met elke site in de bron en de bestemming met behulp van een invoerlijst (‘to-do’) met site-URL’s en doorloopt elke bibliotheek om de inhoud naar de bestemming te kopiëren. Het voltooien van elke migratietaak resulteert in de toevoeging van een rij in een rapport met migratieresultaten.

Dit rapport bevat alle relevante informatie voor het bedrijf om de migratie goed te keuren, inclusief de paren van de bron- en doelwebsites en het migratieresultaat in termen van succes, waarschuwingen en fouten.

Ook bevat dit rapport een itemtelling, welke wordt gemeten in zowel de bron als bestemming, waarbij het potentiële verschil tussen beide wordt weergegeven. Het migratieteam gebruikt deze informatie om zich te concentreren op het oplossen van problemen met items die ontbreken op de bestemming.

Intensieve samenwerken tussen de business en het migratieteam

In de fase van de overgang naar de migratie werkte het team intensief samen met de business vertegenwoordigers om de URL’s die de drempel overschrijden en de migratie blokkeren, in te korten. Als alternatief biedt Sharegate mogelijkheden om mappenstructuren naar metadata in kaart te brengen. Je kunt meer over deze functie te weten komen in deze video.

De SharePoint migratie: resultaat en geleerde lessen

Met de laatste overgang werd de volledige SharePoint migratie van meer dan 52.000 sites en negen miljoen documenten met succes afgerond met minimale verstoring van de beschikbaarheid van het platform.

De omvang en kenmerken van deze migratie hebben geresulteerd in een aantal waardevolle lessen:

• Grootschalige migraties vereisen uitgebreide analyse en testen (vooral met grote gegevenssets) om de optimale migratiestrategie te bepalen. Het kiezen van de juiste tooling en dit in te zetten om zoveel mogelijk te automatiseren, is essentieel om de continuïteit van het kopiëren van content te waarborgen;

• Wees je bewust van hoe een samenwerkingsplatform organisatorische veranderingen kan weerspiegelen. Dit kan resulteren in extra inspanningen om ervoor te zorgen dat ook ‘verborgen’ gegevens worden gekopieerd;

• Grootschalige SharePoint migraties gaan niet alleen over het kopiëren van grote hoeveelheden data, maar ook over de impact op de onderliggende infrastructuur. Dit is iets dat moet worden meegenomen om capaciteitsproblemen of dataverlies tijdens de migratie te voorkomen;

• Betrek stakeholders bij de migratie, omdat zij het bedrijf het beste kennen en ondersteuning kunnen bieden bij het oplossen van problemen of de gebruikersgroepen informeren;

• Vanwege de hoeveelheid data vereisen grootschalige migraties een procesbenadering. Veel activiteiten zijn terugkerend van aard en vereisen continuïteit, welke moet worden geboden in termen van beschikbaarheid binnen het team en up-to-date blijven over de voortgang en problemen;

• Sharegate bood ons een kosteneffectieve migratieoplossing met de flexibiliteit om een volledig geautomatiseerde benadering voor deze omvang te creëren en om aan de rapportageverplichtingen te voldoen (bijv. bron- en doel-URL’s met vermelding van het aantal gemigreerde items, migratie-uitkomst, vergelijking van itemtelling tussen bron en bestemming).

Migratie vraagstuk of uitdaging?

Een migratie vraagstuk of uitdaging? Andries vindt migratie vraagstukken een leuke uitdaging en denkt graag mee. Neem gerust contact met ons op.