Hoe krijgt elke medewerker de gewenste werkplek, terwijl het leven van de werkplekbeheerder juist makkelijker wordt?

IT-beheerders bevinden zich vaak in een lastige positie. Medewerkers hebben steeds hogere verwachtingen van hun werkplek. Zij verwachten dezelfde mogelijkheden die ze thuis op privé devices ook hebben.  Echter, strikte beveiligingseisen en legacy applicaties voor bedrijfskritische processen, beperken de IT-beheerder om tegemoet te komen aan deze verwachtingen. Daarnaast lopen sommige organisaties achter in het vernieuwen van hun IT-landschap.

Voor we ingaan op de vraag hoe dit kan veranderen, staan we eerst stil bij hoe het komt dat deze  factoren het werk van IT-beheer zo lastig maken. Op de eerste plaats komt dat simpelweg omdat het veel werk met zich meebrengt. Soms zelfs heel veel werk. Het veilig en up-to-date te houden, vereist veel testen, implementeren, opnieuw testen. Saai en repetitief werk, dat veel tijd opslokt. Daarnaast vergen wijzigingen aan bedrijfskritische applicaties vaak lange ontwikkelcycli. Medewerkers begrijpen niet altijd waarom met de huidige digitale mogelijkheden niet kan wat er gewenst is. En waarom het niet sneller en eenvoudiger kan.

Kortom, IT werkt hard maar tevreden klanten, ho maar. Wij denken dat het anders kan: minder (repetitief) werk voor IT-beheer én tevreden medewerkers. In deze blog leggen we uit hoe.

Waar wordt een medewerker gelukkig van?

Allereerst: wat maakt dat medewerkers nu vaak ontevreden zijn over hun werkplek en wat maakt hen wel gelukkig?

Uit de contacten die Rapid Circle dagelijks heeft met medewerkers in veel verschillende organisaties in veel verschillende rollen komen de volgende voorwaarden naar voren die een medewerkers stelt aan een goede werkplek:

• Snel opstarten
• Werkt altijd
• Device naar keuze gebruiken
• Een profiel dat je volgt
• Zelf applicaties toevoegen of documenten delen met anderen
• Werkblad inrichten naar eigen voorkeur
• Geen zorgen over beveiliging

Kortom, de gebruiker wil dat de technologie zijn werk gemakkelijker maakt en hem ondersteunt. Hij wil zo veel mogelijk zelf kunnen doen, zonder tussenkomst van IT-beheer.

De mogelijkheden van de cloud

De beste manier om tegemoet te komen aan deze wensen is om een cloud werkplek op basis van Microsoft 365 en Azure aan te bieden. Medewerkers kunnen veilig samenwerken, zowel intern als extern. Met elk device vanaf elke locatie, wordt ingelogd zonder zorgen te hoeven maken over beveiliging. Bovendien hebben ze veel meer vrijheid om zelf applicaties toe te voegen en hun werkblad in te richten, zonder IT-beheer te hoeven inschakelen.

Virtualisatie on-prem applicaties

Hoewel veel bedrijven zich bewust zijn van de voordelen van de cloud voor de gebruikers, zijn legacy applicaties vaak een sta-in-de-weg. Veel van dit soort applicaties zijn bedrijfsspecifiek, moeilijk aanpasbaar en bestaan niet in de cloud.

Hier zijn echter prima virtualisatie oplossingen voor, zoals Remote Desktop Services, System Center Configuration Manager, Windows Virtual Desktop of Citrix.

De applicaties kunnen gewoon on-prem blijven draaien. Voor de medewerker blijft de applicatie gewoon onderdeel van de werkomgeving. Hij kan deze openen via zijn werkblad, waarna hij wordt doorgeleid. Een hybride situatie waarbij gebruikers kunnen profiteren van de voordelen van de cloud maar ook gebruik kunnen maken van bedrijfsspecifieke programma’s.

Voordelen voor IT-beheer

Voor de medewerkers niets dan voordelen dus, maar wat verandert er voor IT-beheer?

Voor hen betekenen cloud werkplekken:

• centraal beheer vanuit de cloud, voor alle devices en applicaties
• minder repetitief werk, door meer automatisering en self-service
• inzicht in de IT-omgeving dankzij advanced monitoring
• continue security optimalisatie, tegen hacks, virussen en zelfs inzicht in hoe medewerkers reageren op phishing mails
• kortere ontwikkelcycli: sneller doorvoeren van innovaties
• meer grip op werkplekken: invoeren van applicaties kan voor verschillende groepen of zelfs voor individuele medewerkers
• kleinere en deployments die makkelijker vooraf in te plannen zijn
• meer doen met dezelfde mensen in minder tijd

Voor IT-beheer wordt het werk dus minder repetitief en er ontstaat meer grip. Er ontstaat meer tijd om de business te ondersteunen en interne klanten zijn tevredener.

Stapsgewijs naar de cloud

Wat staat een overstap naar de cloud werkplek toch in de weg? Voor sommige organisaties is het transitietraject naar de cloud nog een drempel. Het is een ingrijpende verandering. Hoe pak je een dergelijk traject aan? Bij Rapid Circle hebben we hiervoor een blauwdruk ontwikkeld. Deze dient als leidraad die voor elke organisatie anders wordt ingevuld. De specifieke invulling is immers afhankelijk van de huidige infrastructuur, de prioritering van bedrijfsapplicaties, onderlinge afhankelijkheden en de verschillende groepen gebruikers.

Wanneer je dit vooraf goed overdenkt en de stappen gedetailleerd invult, is het project behapbaar. Vooral omdat transitie naar de cloud geen big bang is. Een hybride situatie, tijdelijk of permanent, is prima mogelijk. Door kleine stappen te zetten, worden er snel resultaten behaald.

Tevreden medewerker als uitgangspunt

De eerste stap naar de cloud is altijd het onderzoeken van de behoeften van de medewerkers. Deze kunnen verschillen per functie en per taak. Daarom is het zaak eerst de verschillende werkscenario’s en persona’s binnen organisatie in kaart te brengen. Aan de verschillende (soorten) medewerkers wordt gevraagd wat de verwachtingen zijn van hun werkplek. Wat maakt hen gelukkig? Door hun behoeften als uitgangspunt te nemen, zullen zij de moderner werkplekken sneller adopteren. En dat is een belangrijke voorwaarde voor een succesvolle overgang naar de cloud.