Hoe geeft u leiding aan ‘mobiele werknemers’

Steeds meer bedrijven bieden hun werknemers de mogelijkheid om mobiel of ‘thuis’ te werken. Het doel is vaak om de productiviteit te verhogen en het vertrouwen is daarnaast goed voor de moraal van werknemers. De voordelen zijn duidelijk: wie soms of altijd thuiswerkt, bespaart zich het gedoe van woon-werkverkeer en houdt meer tijd over om aan familie, vrienden en andere zaken te besteden.

Positief effect

In veel gevallen heeft de mogelijkheid om thuis te werken een positief domino-effect op werknemers. Ze verzetten meer werk, leveren betere kwaliteit en zijn bovendien veel blijer met het bedrijf waarvoor ze werken. Sommige werkgevers en managers zijn echter terughoudend ten opzichte van flexibele werkafspraken, vooral omdat ze bang zijn de controle te verliezen. Ze zijn altijd gewend geweest dat hun medewerkers fysiek aanwezig zijn op kantoor, en daarom voelt het ongemakkelijk om ze ‘vrij’ te laten werken in hun eigen tijd en omgeving. Wie echter goede systemen, afspraken en processen regelt om mobiele werkers te managen, hoeft zich echt geen zorgen te maken over deze nieuwe manier van werken.

Geef werknemers onafhankelijkheid

Bedrijfsleiders beseffen zich onvoldoende dat er ook veel voordelen aan het autonome thuiswerken kleven. Onderzoek van de Universiteit van Stanford, gepubliceerd in februari, laat zien dat de prestaties van mobiele werkers enorm vooruitgaan. In het onderzoek, dat werd uitgevoerd in samenwerking met het grote Chinese reisbureau Ctrip, werden medewerkers van een call center willekeurig zowel thuis als op kantoor aan het werk gezet. Het experiment duurde negen maanden. De vraag “Hoe weet je of ze aan het werk zijn?” werd beantwoord met een toename van 13 procent in de prestaties van de thuiswerkers. Bovendien waren werknemers meer tevreden en ging het aantal ziekmeldingen omlaag. De voordelen waren daarmee zo duidelijk dat Ctrip alle 16.000 werknemers nu de mogelijkheid geeft om vanuit huis te werken.

Houdt regelmatig contact

Door continu te blijven communiceren, via e-mail, instant messaging, video conferencing of de telefoon, kan een werkgever zich ervan verzekeren dat een thuiswerker betrokken blijft. Een bijkomend voordeel hiervan is dat dit de eventuele angst dat een werknemer thuis niks zit te doen tijdens een werkdag gemakkelijk wegneemt. Als werknemers buiten kantoor gaan werken, is het dus van belang dat ze regelmatig even ‘inchecken’ en hun managers op de hoogte houden waar ze mee bezig zijn. Dit is tegenwoordig makkelijker dan ooit met cloud-diensten om online te kunnen samenwerken, ideeën uit te wisselen en zelfs gelijktijdig aan documenten te werken. Zo kan iedereen zien wat een ander aan het doen is. Het grote voordeel van het gebruik van cloud-diensten is bovendien dat overleggen nog steeds mogelijk is, zonder dat collega’s fysiek aanwezig hoeven te zijn.

Bepaal targets voor mobiele werkers

De vrijheid om mobiel te werken is voor veel mensen een enorm positieve ontwikkeling. Het geeft ze de kans om zelf te bepalen welke manier van werken het beste bij ze past. Toch is het belangrijk om duidelijke targets af te spreken en specifieke taken te geven die gedaan moeten worden. Als mobiele werkers niet genoeg te doen hebben, bestaat de kans dat ze afgeleid worden door andere klussen in en rond het huis. Het is nu eenmaal zo dat werknemers altijd zullen aangeven als ze teveel werk hebben, maar vrijwel nooit dat ze te weinig te doen hebben. Een werkgever moet zich er dus van verzekeren dat de thuiswerkende medewerkers genoeg te doen hebben om bezig te blijven.

Plan afspraken op kantoor

Tenzij het echt onmogelijk is, is het verstandig om thuiswerkers regelmatig naar kantoor te laten komen om persoonlijk contact te hebben. Dit maakt het niet alleen makkelijker om eventuele problemen 1-op-1 te bespreken, het is ook goed voor het teamgevoel. Voor nieuwe medewerkers is het belangrijk dat ze een gezicht bij een naam kunnen plaatsen, en dat ze de mensen met wie ze online werken in het echt leren kennen. Daarnaast benadrukt de aanwezigheid het feit dat ook thuiswerkers deel uitmaken van het team, en dat de mogelijkheid om thuis te werken een privilege is.

Voorzie ze van de juiste technologie

Werken op afstand kan voor werknemers een grote beloning zijn, die ervoor zorgt dat ze heel wat tijd op een dag uitsparen. Aan de andere kant kan thuiswerken enorm frustrerend zijn, als de technologie (om op afstand te werken) niet goed functioneert. Investeer daarom in ICT-oplossingen die de ervaring van het thuiswerken net zo prettig en productief maakt als werken op kantoor.
Heeft u al nagedacht over hoe werken op afstand waardevol voor uw bedrijf kan zijn?