Hoe CoreView veiligheids- en beheerproblemen met Office 365 voor overheden oplost
Overheidsinstanties willen natuurlijk veilig kunnen werken met Office 356. CoreView hanteert hiervoor een tweeledige methode. Ten eerste een SaaS-beheeroplossing die de O365-tenant beschermt en diepgaande interactie met jou aan de hand van de volgende vragen:
- Tegen welke uitdagingen of problemen loop je aan?
- Hoe is dit probleem in het verleden opgelost?
- Hoe meet je succes objectief?
CoreView is een SaaS-beheerplatform voor Microsoft Office 365 dat helpt bij het beheer van een complexe O365-overheidsomgeving. Denk hierbij aan:
- Meerdere instanties die een tenant delen;
- Problemen met het verlenen van rechten aan IT-medewerkers om gebruikers te beheren binnen de betreffende overheidsinstantie;
- Moeite om Office 365-licenties effectief te beheren;
- Geen zicht op de verdeling van licenties en inactieve accounts;
- Geen automatische beveiligingsmeldingen voor governance problemen;
- Werknemers maken onvoldoende gebruik van alle Office 365-diensten die zij tot hun beschikking hebben;
- Moeite met het uitvoeren van terugstortingen;
- Geen manier om accounts met zo min mogelijk toegangsrechten te creëren.
CoreView biedt een oplossing voor die uitdagingen door:
- Je Office 365-tenant op te delen in aparte virtuele licenties voor iedere instantie;
- IT-beheerdersrechten toe te wijzen met behulp van Role-Based Access Control voor het beheer van verschillende instanties;
- Licentiepools te configureren om verdeling en eigendom te controleren;
- Gebruik te maken van ingebouwde rapportage voor toezicht op inactieve accounts;
- Administratie van terugstortingen voor O365;
- Realtime beveiligingsmeldingen, controles en governance implementeren;
- Het gebruik te verhogen met campagnes en geïntegreerde video’s voor just-in-time-leren;
- Volledig zicht te bieden op de gehele O365-omgeving via één interface
Overheidscasestudy
Meer dan een derde van de klanten van CoreView is onderdeel van de overheid, wij zijn dus goed op de hoogte van hun problemen. Een grote overheidsorganisatie helpt bijna 13 miljoen burgers. Deze overheidsdienst bestaat uit 74 instanties en 65.000 gebruikers en kaartte vijf belangrijke problemen aan:
1. Geen grip op licentiebeheer
Deze grote overheidsorganisatie liet één afdeling licenties uit de licentiepool halen wanneer deze geen beschikbare licenties meer had. De beheerder kon dit niet controleren, aangezien hij zijn handen vol had met het beheer van de O365-omgeving. Dit was geen al te groot probleem totdat de Microsoft Enterprise Agreement (EA) verlengd moest worden. Toen bleek dat Microsoft geen 65.000, maar 80.000 licenties had verstrekt op basis van verzoeken van de organisatie. Dat waren dus 15.000 meer dan er daadwerkelijk nodig waren.
2. Beheer van O365 bij één beheerder
Bij deze grote overheidsinstantie liep alles via één persoon: de zwaar overwerkte O365-beheerder. Hij moest die 74 instanties en 65.000 mensen ondersteunen. Dat is geen houdbare situatie. Het is te veel werk voor één persoon en er is niet voldoende aandacht om medewerkers goed te ondersteunen. Als er nieuwe beheerders werden aangenomen, zouden deze meteen toegang hebben tot de volledige tenant en dat zou een enorm beveiligingsrisico vormen.
In plaats daarvan moest de groep de tenant onderverdelen aan de hand van de verschillende instanties en accounts met zo min mogelijk bevoegdheden werden via Role-Based Access Control (RBAC) gecreëerd. Op die manier verbeterde het beheer en de veiligheid.
3. Terugstortingen: een hels karwei
De CFO van deze grote overheidsorganisatie wilde per instantie terugstorten, niet alleen voor O365, maar ook voor Office ProPlus. Het kostte het boekhoudteam van de CFO meer dan 400 uur om, met behulp van een spreadsheet, de terugstorting van slechts één instantie te regelen. Al deze instanties vielen onder één tenant, die niet in afdelingen of virtuele tenants was opgedeeld. Hoe moest dit voor alle 74 instanties gedaan worden?
4. Slechte adoptie: onvoldoende rendement uit nieuwe tooling
Deze organisatie wilde het maximale rendement behalen op haar investering in O365. Uit een analyse van CoreView bleek dat een groot deel van de licenties niet optimaal werden benut: er werd te weinig gebruik gemaakt van essentiële diensten. Hoe kon men medewerkers zover krijgen hun gedrag te veranderen en OneDrive en SharePoint te gaan gebruiken? Bij deze organisatie hadden ze daarvoor de zelfservice opleidingstool van Brainstorm aangeschaft, maar dat bleek geen succes. Ze hadden een betere methode nodig om gebruikers te identificeren en naast de zelfservice opleidingsmateriaal op maat aan te bieden. CoreAdoption en CoreLearning van CoreView bleken een uitkomst.
5. Top eist realtime grip op e-mailveiligheid
Deze groep wordt geleid door een invloedrijke politicus, die op dat moment bezig was met een nationale verkiezingscampagne. Het e-mail-account van deze politieke leider bleek gehackt en er waren vertrouwelijke bestanden gestolen. Om verdere problemen te voorkomen eiste de politicus realtime notificaties, mocht zijn e-mail opnieuw gehackt worden.
CoreView-oplossingen voor overheidsklanten
Met hulp van CoreView heeft deze organisatie haar problemen met O365 kunnen verhelpen met eenvoudige oplossingen:
- Onderverdeling van de tenant in kleinere virtuele tenants en toewijzing van licentiepools aan verschillende instanties;
- Veilige toewijzing van beheerrechten aan specifieke instanties en aan verschillende IT-ondersteuningsgroepen met behulp van RBAC;
- Administratie van terugstortingen voor Office 365- en ProPlus-licenties;
- Implementatie van realtime beveiligingsmeldingen, controles en governance;
- Configuratie van licentiepools om eigendom en verdeling te controleren;
- Verhoogd gebruik door geïntegreerde opleiding.
CoreView is de enige oplossing die gebruikmaakt van beheer, rapportage, beveiliging én adoptietrajecten om overheidsklanten te helpen de controle te behouden over hun Office 365-implementatie.
Ontdek 26 pijnpunten in de beveiliging van Office 365 en hoe je ze oplost
Gegevensbescherming en datalekken
Ontdek gratis jouw beveiligingsproblemen
Ontvang gratis jouw- O365-beveiligingsprofiel met onze nieuwe oplossing CoreDiscovery. Vraag de software nu gratis aan op de CoreDiscovery-aanmeldpagina: https://www.coreview.com/core-discovery-sign-up/.
Jonathan King is marktspecialist overheid bij CoreView. King heeft ook senior verkoopfuncties gehad bij NetBrain Technologies en DataWatch Corp.