Het belang van een Proof of Concept

We weten allemaal wel dat goedkoop vaak duurkoop is. Als een klant overweegt een diepte-investering te doen, raadt ETTU altijd aan een Proof of Concept te maken. Het kost misschien iets meer, maar dan heb je wel een win win situatie. Lourens Siderius legt uit.

‘ETTU heeft een aantal standaardportalen waar klanten voor kunnen kiezen. Bij de DMS–RMA-oplossing (Document Management en Record Management) raden we aan om een PoC (Proof of Concept) te maken. Niet alleen omdat de aanschaf van een portaal een diepte-investering is, maar ook om te kijken of die aanschaf wel de juiste voor de organisatie is. Ook is er altijd een klant-specifieke inrichting binnen het standaardraamwerk van een portaal nodig. Om dat allemaal goed uit te dokteren, maken we samen met de klant een PoC.’

Verwachtingspatroon
‘SharePoint is een prachtig systeem dat veel ondernemingen aanspreekt. Het is dé oplossing voor veel administratieve zaken waar bedrijven mee te maken hebben. Het kwam in het verleden dan ook regelmatig voor dat een klant als het ware ‘uit de brochure’ kocht. Hij schafte een portaal aan met allerlei functionaliteiten die het bedrijf nodig dacht te hebben. Dan zaten ze dus met een zelfgekozen gepimpt portaal en na verloop van tijd kwamen ze erachter dat er functionaliteiten op zaten waar ze niks aan hadden. Zodat ze eigenlijk niet zo blij waren met dat prachtige portaal. Daarom werken we bij ETTU bij de aanschaf van een DMS–RMA altijd een PoC uit, zodat we het verwachtingspatroon van de klant veel beter kunnen managen. Tegelijkertijd krijgen we door de PoC een realistisch beeld van wat de organisatie al heeft staan, hoe we het een naar het ander kunnen migreren en wat goede toevoegingen zouden kunnen zijn. Bij het opzetten van het concept kijken we naar een aantal zaken: wanneer vinden de gebruikers het een succes; waar gaan we op testen; hoe is de gebruikersacceptatie; voldoet het systeem en zijn de succesfactoren gehaald.’

Wensenlijstje
‘Een klant kan allerlei wensen hebben die we in de PoC verwerken. Een mooi voorbeeld is het College van Besluitvorming van de Tilburg University. Dat wilde graag een systeem waarin alle factoren voor de beoordeling van een aanvraag in worden meegenomen. Het gaat om het hele traject van een aanvraag: van concept tot beoordeling en uiteindelijke goedkeuring. Er waren heel wat parameters, zoals budgetbewaking, checken op de aanvraag, documenten versturen, leesbaar, gebruiksvriendelijk, mobiel te benaderen, traceerbaar en nog een aantal zaken. Dat alles werd verwerkt in de PoC. Samen met een usersgroep werden er testscripts gemaakt en ETTU ging het proces inrichten. Het systeem bleek succesvol te werken, maar het vooraf uitgedachte proces was veel te ingewikkeld van opzet. Met deze inzichten wist Tilburg University dat het systeem perfect werkte, maar dat ze goed na moesten denken over de inrichting van de processen. Samen hebben we dan ook gekeken hoe we het portaal uiteindelijk eenvoudiger konden inrichten.’

Getrainde gebruikers
‘Het PoC biedt de mogelijkheid om de gebruiker er in de beginfase creatief bij te betrekken en dat leidt tot een werkbaar eindresultaat, met als pluspunt verbeterde bedrijfsprocessen. De processen zijn door de PoC meteen ook inzichtelijk voor de ontwikkelaars van ETTU. En de nauwe samenwerking met de gebruikers heeft nog twee andere voordelen: het helpt enorm in de gebruikersacceptatie en we creëren tijdens het proces al getrainde gebruikers. Omdat we de informatie die uit het PoC komt vertalen naar het uiteindelijk op te leveren portaal, is het belangrijk dat het team dat het PoC ontwikkelt, later ook het portaal maakt.’