Hallo? Wie is daar?
Zo geef je alleen jouw studenten en docenten toegang tot jouw systemen
Onderwijsinstellingen hebben te maken met een veelvoud aan systemen. Er zijn de Microsoft 365 Education applicaties, de Google for Education tools, de roosterpakketten en de elektronische leeromgevingen. Uiteraard heb je ook voor ieder systeem een aparte gebruikersnaam en inlogcode nodig. Veiligheid boven alles, toch? De IT-afdeling regelt het wel!
We hoeven je natuurlijk niet te vertellen dat het verlenen van veilige toegang tot alle systemen voor IT-teams een grote uitdaging is. Je moet onder andere rekening houden met alle criteria die de systemen hanteren voor een veilig wachtwoord, je moet alle accounts voor studenten en personeelsleden managen en ervoor zorgen dat leerlingen geen toegang krijgen tot data die niet voor hen bestemd zijn. En dan hebben we het nog niet eens gehad over de dagelijkse ‘ik ben mijn wachtwoord vergeten, help’ meldingen.
Wachtwoordperikelen
Ook voor leerlingen, docenten en onderwijsondersteunend personeel zijn al die inlogcodes voor verschillende systemen een blok aan het been. Als je weet dat de gemiddelde gebruiker zo’n 30 verschillende accounts heeft, dan weet je ook dat dit heel wat wachtwoorden zijn om te onthouden. In de praktijk komt dit neer op één of twee makkelijk te onthouden wachtwoorden die we steeds opnieuw gebruiken. Vaak schrijven we dit wachtwoord ook nog even in een notitieboekje, want na de vakantie is het toch altijd weer even zoeken naar het dat ene wachtwoord. En zeg nu zelf, wie onthoudt echt 30 verschillende wachtwoorden?
Complexe situatie vraagt om oplossing
Gelukkig hoeft dat bij veel organisaties niet meer. Steeds meer onderwijsinstellingen en bedrijven gingen door de toenemende complexiteit van hun IT-landschap op zoek naar een oplossing die een veilige toegang tot de juiste systemen ondersteunt. Deze oplossing moest in ieder geval het gebruikersgemak va leerlingen en personeel verbeteren en de IT-beheerlast verlagen. De oplossing vonden ze bij identity en access management software.
Alles centraal regelen
Identity en access management (IAM) tools vallen onder de paraplu van securitytools en zorgen voor een veiliger IT-landschap door toegang tot data en verschillende systemen centraal te regelen. IAM-toepassingen zorgen onder andere voor:
- Eenvoudiger gebruikersbeheer. Welke gebruikers mogen inloggen in de systemen en welke niet? Het is belangrijk dat alleen ingeschreven leerlingen toegang hebben tot de digitale leeromgeving of de accounts van inval-leerkrachten alleen actief zijn tijdens hun opdracht. Dankzij een koppeling vanuit het HR-bronsysteem of vanuit de leerlingenadministratie ken je in jouw IAM-software rechten toe aan alle actieve accounts.
- Centraal toegang verlenen tot applicaties. Een docent logt in en doorloopt succesvol de inlogprocedure. Maar tot welke systemen heeft de docent toegang? Welke data mag hij of zij inzien? IAM-software legt deze parameters vast op basis van je rol of functie, maar dit kan ook locatie en tijd zijn. Wil je docenten alleen toegang verlenen tot de examenresultaten vanaf vertrouwde locaties? Dan regel je dat in het centrale portaal.
- Veiligere omgeving. Door de toegang tot jouw IT-omgeving centraal te regelen, zorg je voor een veiligere IT-omgeving. Docenten en studenten hoeven niet langer wachtwoorden te onthouden (en stiekem op te schrijven). Gaat iemand uit dienst, dan past het systeem automatisch alle toegangsrechten aan. Zo voorkom je dat je één applicatie over het hoofd ziet waarvoor je later tijdens een audit op de vingers wordt getikt.
Ga voor veiliger én minder gedoe
Is jouw school ook op zoek naar een manier om toegang tot alle systemen centraal te regelen? Wil je door het toenemende belang van onderwijs op afstand wel controle behouden over wie inlogt in jouw systemen en wie welke data mag inzien? Neem dan zeker ook identity en access management mee in jouw beveiligingsstrategie, je bespaart jouw IT-medewerkers heel wat gedoe!