Grenzeloze verbindingen verbeteren ketensamenwerking

De term digitale transformatie betekent voor iedere organisatie iets anders. Sommige zijn al erg tevreden met het digitaliseren van documentstromen en andere stroomlijnen complete supply chains met digitale knooppunten. In de sectoren bouw en techniek zien we alle verschijningsvormen voorbij komen. Van early adopters tot de laggards, de ondernemingen die de kat wat langer uit de boom willen kijken. Maar de tijd dat projectleiders de laatste technische tekeningen en projectordners achter in hun auto bewaarden, zou nu toch echt voorbij moeten zijn. De term digitale transformatie betekent voor iedere organisatie iets anders. Sommige zijn al erg tevreden met het digitaliseren van documentstromen en andere stroomlijnen complete supply chains met digitale knooppunten. In de sectoren bouw en techniek zien we alle verschijningsvormen voorbij komen. Van early adopters tot de laggards, de ondernemingen die de kat wat langer uit de boom willen kijken. Maar de tijd dat projectleiders de laatste technische tekeningen en projectordners achter in hun auto bewaarden, zou nu toch echt voorbij moeten zijn.
Wanneer je alle definities van de digitale transformatie naast elkaar zou leggen, dan zie je een rode draad. Het gaat er om dat een organisatie in meer of mindere mate processen, producten en diensten gaat heroverwegen in het licht van nieuwe technologieën. Centraal binnen de digitale transformatie staat het verzamelen, koppelen en benutten van data die via een flink aantal nieuwe communicatie- en transactiekanalen een organisatie binnenkomen. Grote ondernemingen plukken bijvoorbeeld de vruchten van sensordata die via IoT (Internet of Things) waardevolle informatie oplevert en kleinere bedrijven zijn al heel tevreden dat klantcommunicatie via Twitter nu ook geanalyseerd kan worden.

Digitale transformatie

Zoals bij vele omvangrijke ICT-projecten is het van belang te beginnen met die aspecten van digitale transformatie die snel grote resultaten kunnen leveren. Ervan uitgaande dat het ondoenlijk is om in één adem alle bedrijfsprocessen onder handen te nemen. Ondernemingen in de techniek, bouw en offshore kunnen bijvoorbeeld beginnen bij het weghalen van fysieke maar ook virtuele grenzen. Nu zien we nog vaak dat partijen in een keten – klanten, leveranciers, medewerkers, (onder)aannemers – niet goed met elkaar communiceren. Dat uit zich in de volgende problemen:

• Zij praten langs elkaar heen doordat verschillende communicatiekanalen worden gebruikt.
• Zij beschikken niet allen over dezelfde documenten, wat zeker in een projectorganisatie tot grote problemen kan leiden. Versiebeheer moet op orde zijn om samenwerking in een project of keten tot een succes te brengen.
• Status van bestellingen is onduidelijk. Informatie over voorraden zit opgeslagen in systemen die niet toegankelijk zijn voor partners in de keten, waardoor het niet mogelijk is een goede planning op te leveren.
• Het feit dat informatie in verschillende verspreide systemen is opgeslagen en partijen allen hun eigen bedrijfsapplicaties gebruiken dwingt partijen op zoek te gaan naar data. Dat kost tijd en werkt faalkansen in de hand. Tevens is dit een belemmering voor een klantgerichte benadering. Een klant kan immers niet geadviseerd worden op basis van de meest actuele informatie.

Grenzen weghalen

Grenzen weghalen met de beschikbare technologieën is prima mogelijk. Je kunt medewerkers veilig en volgens autorisatieregels toegang geven tot informatie en applicaties. Op dezelfde manier kun je ketenpartners hierbij betrekken. Denk hierbij aan het inrichten van projectportalen, zodat documenten, correspondentie en dashboards gedeeld kunnen worden en het management de voortgang kan monitoren. Stimuleer samenwerking in de organisatie of in een projectomgeving door het gebruik van chatfunctionaliteit en videoservices voor meetings. En maak het mogelijk tijd- en plaatsonafhankelijk te werken, voor zover dat nog niet is ingeregeld. De jongste generatie medewerkers verwacht niets anders. Die is al gewend om altijd en overal het werk te kunnen doen, op welk device dan ook. Deze medewerkers moet je faciliteren om als werkgever aantrekkelijk te blijven.

Productiviteit verhogen

Er bestaat geen blauwdruk voor de juiste digitale transformatie. Iedere onderneming zal hierin zijn eigen route moeten kiezen. Een route die idealiter tot stand komt via trial & error; waardoor je van veel technologieën moet ondervinden wat de toegevoegde waarde is. Toch hoef je je niet geheel in het diepe te storten en je volledig afhankelijk te maken van nieuwe en onbekende technologieën. Een samenwerkingsplatform als Office 365, met als speerpunten Teams en SharePoint, is bij veel organisaties al in huis; alleen worden de mogelijkheden (nog) niet volledig benut. Daarmee kun je zonder veel maatwerk en zonder veel extra investeringen kennis delen en samenwerking verbeteren. CTB heeft onlangs alle functionaliteiten van Office 365 gebundeld in een industriespecifieke projectmanagementoplossing: Project 365. Dit platform geeft bedrijven in techniek, bouw en offshore een nieuwe dimensie in teamcommunicatie, samenwerking en procesbeheersing.

Faalkosten reduceren

CTB heeft onlangs het eBook ‘Faalkosten in techniek en bouw terugdringen met Office 365’ gepubliceerd. Dit eBook staat vol handvatten hoe met Office 365 productiviteit kan worden verhoogd en samenwerking kan worden verbeterd.

Dit artikel is oorspronkelijk geplaatst op de blogpagina van CTB.