Gemeente Rheden: Zaakgericht werken kan niet zonder documentcreatiesysteem
Gemeente Rheden bestaat uit 7 dorpen: de grotere dorpen Dieren, Rheden en Velp en de kleinere dorpen Ellecom, Spankeren, Laag-Soeren en De Steeg. De dorpen liggen tussen de IJssel en het Nationaal Park Veluwezoom, een schitterend heide- en bosgebied. Dit is een unieke combinatie in Nederland. Net als de combinatie iWRITER en het Green Valley Zaaksysteem, dat de gemeente gebruikt voor haar dienstverleningsprocessen.
Eenvoudig in gebruik
Gemeente Rheden was al gebruiker van de voorlopers van iWRITER en Green Valley (MIT Office en Logica/Triple C). Het was in 2013 dan ook logisch om verder te gaan met beide systemen. “Waarom zou je veranderen als je tevreden bent. Bovendien konden we de sjablonen hergebruiken”, aldus Jorn. “iWRITER is eenvoudig in gebruik, met name voor de beheerder. What you see is what you get.”
Koppeling iWRITER en Green Valley
Inmiddels werkt Rheden gemeentebreed met iWRITER in combinatie met het Zaaksysteem en zijn er zo’n 200 sjablonen in gebruik. De koppeling tussen iWRITER en Green Valley wordt optimaal benut in het sociale domein 3D, dat staat voor decentralisatie van Jeugd, WMO en Werk & Inkomen. Dankzij de geavanceerde sjablonen worden de gegevens met één druk op de knop vanuit het Zaaksysteem overgenomen in het iWRITER-document. Zo wordt het toewijzingsbericht meteen doorgegeven aan WMO kantoor, een backoffice partner van de gemeente Rheden. Deze ontwikkeling maakt onderdeel uit van het gemeente programma Klant in Beeld, dat als doel heeft de dienstverlening aan inwoners en bedrijven te verbeteren.
Versiebeheer
Een ander voordeel van de combinatie tussen iWRITER en Green Valley is het versiebeheer. Jorn: “Een tweede of derde versie is gemakkelijk over een oudere versie te zetten. Doordat iWRITER rechtstreeks communiceert met Alfresco (Green Valley’s DMS) zijn oudere versies gemakkelijk terug te halen.”
De kracht van iWRITER
Over iWRITER zegt Jorn: “Wensen zijn te ontwikkelen in kort tijdsbestek. Dat is echt de kracht van iWRITER”. Gemeente Rheden gaat de digitale handtekening gebruiken. Hiervoor zijn processtappen gedefinieerd in het Zaaksysteem en is de iWRITER-functionaliteit uitgebreid met opslag in PDF. De consulent stelt de brief op (stap 1), de leidinggevende geeft akkoord (stap 2) en vervolgens kan de consulent de brief verzenden (stap 3). Om de archivering zuiver te houden, wordt de brief direct als PDF opgeslagen in het Zaaksysteem. “Dit zal ons veel tijdwinst opleveren want je hoeft de brief niet meer te scannen en te registreren. We gaan nog een mooie toekomst tegemoet met iWRITER. We hebben nog lang niet alle mogelijkheden benut.”
Wil je net als Rheden de combinatie iWRITER en Green Valley optimaal benutten, neem dan contact met ons op.