Kennisportal
Kennisportal is een kennisplatform met een focus op de brede doelgroep Business en IT.

Gemeente Noordwijk: van fysieke registratie naar digitalisering

“Voor het aanvragen van nieuwe iWRITER-sjablonen is er zelfs een interne wachtrij, terwijl wij voorheen langs medewerkers moesten om te vragen of ze nog sjablonen voor hun werkprocessen nodig hadden”, meldt Jorinde Sak-Vlaanderen, applicatiebeheerder van iWRITER en Decos JOIN bij de gemeente Noordwijk. Dit is één van de gevolgen van de omschakeling van fysieke registratie naar digitalisering. iWRITER en JOIN vervullen hierin een sleutelrol.

Zaakgericht Werken

Sinds 26 januari 2015 werkt de gehele gemeente Noordwijk zaakgericht. “Op dit moment zijn er zo’n 270 zaaktypen live. iWRITER wordt vanuit een zaak in JOIN gestart. Op het document wordt een barcode geprint en alle benodigde gegevens uit de zaak worden automatisch overgenomen in het document. Net als de gegevens van de auteur en het registratiekenmerk. Je raakt geen documenten meer kwijt, omdat ze meteen in de zaak worden opgeslagen”, zegt Jorinde.

Jorinde beschrijft een koppeling op bestuurlijk besluitvormingsniveau: “Een collegevoorstel wordt in JOIN geregistreerd en gekoppeld aan een werkproces. Dat betekent dat meerdere leidinggevenden in dit werkproces toegang hebben tot het document. De medewerkers kunnen het document openen en het via de vraagvelden van iWRITER bewerken. Het gewijzigde document wordt vervolgens automatisch opgeslagen in JOIN.”

Zaakgericht Werken gemeente Noordwijk

Barcode printen

Op alle zaakdocumenten wordt een barcode geprint. Dit heeft als groot voordeel dat documenten die zijn voorzien van aantekeningen of natte handtekening, door te scannen direct aan de zaak worden toegevoegd. “Medewerkers kunnen niet alleen zaakgericht werken, zij creëren zelfstandig documenten en zijn niet afhankelijk van de afdeling DIV (Documentaire Informatievoorziening). Zij kunnen hun eigen documenten scannen en daarmee toevoegen aan een zaak.”

Omschakeling naar digitaal

De geprinte barcode en de koppeling tussen JOIN en iWRITER worden door de medewerkers van de gemeente Noordwijk als positief ervaren. Gebruikers staan steeds meer open voor digitalisering, worden steeds creatiever en zien meer mogelijkheden. “De omschakeling van fysieke registratie naar digitale registratie was voor veel gebruikers lastig. Ze moesten wennen aan het werken met de computer, daarin hun weg vinden en meer handigheid in de systemen krijgen”, aldus Jorinde.

Flexibliteit

Er worden ook documenten vanuit iWRITER gemaakt waar geen barcode op wordt geprint. Denk aan een vooroverleg of een werkmemo. Deze documenten worden buiten het digitale systeem gemaakt en vernietigd. “We willen zoveel mogelijk zaakgericht werken, maar er zijn ook situaties die een andere manier van documentcreatie en opslag vragen. Met deze werkwijze kunnen wij die flexibiliteit bieden.”

iWRITER-sjablonen zijn belangrijk

Nog niet alle werkprocessen en dus zaaktypen zijn voorzien van iWRITER-sjablonen. Gemeente Noordwijk werkt sinds 2009/2010 met iWRITER. Sjablonen werden toen nog gezien als ‘bijproduct’ maar zijn tegenwoordig veel belangrijker geworden. Jorinde tipt: “Zorg dat er genoeg tijd is voor het maken en aanpassen van sjablonen. De koppeling met JOIN zorgt ervoor dat de sjablonen steeds belangrijker worden, omdat gegevens rechtstreeks in het document worden overgenomen en het document automatisch geregistreerd wordt. Uit ervaring weten wij dat ook de inrichting in JOIN voldoende aandacht moet krijgen, zodat je geen lange lijsten met sjablonen krijgt maar dat de selectie is toegespitst op het zaaktype.”

Ook de medewerkers van de gemeente Noordwijk zien steeds meer het belang van de sjablonen in. “De koppeling met JOIN zorgt voor meer wensen en aanvragen voor iWRITER-sjablonen. Gebruikers zijn enthousiast en sturen steeds meer aanvragen in, bijvoorbeeld voor leerlingenvervoer, gehandicaptenparkeerplaats, subsidie. De vraag is nu zelfs zo groot, dat we een wachtlijst hebben!”

Misschien ook interessant