Gegevens uit AFAS direct in alle correspondentie

Met één druk op de knop een volledig geautomatiseerde brief opstellen, waarbij alle gegevens uit AFAS worden gehaald. Een utopie? Bij Alfa Accountants en Adviseurs zijn ze al een eind op weg. Paul van der Koore, Programma Manager bij Alfa Accountants en Adviseurs, vertelt: “De koppeling met AFAS was een van de voorwaarden toen we overstapten naar een ander documentcreatiesysteem. In AFAS leggen we alle relatiegegevens vast. Het is ons systeem voor CRM, facturatie en binnenkort ook voor ons fiscaal pakket.”

Door AFAS koppeling eenvoudig relaties zoeken

iWRITER heeft de koppeling met AFAS speciaal voor Alfa Accountants en Adviseurs ontwikkeld. De AFAS koppeling voldoet aan alle eisen van AFAS en is daarom door AFAS gecertificeerd. Paul vertelt hoe de koppeling werkt: “Bij het opstellen van de brieven, selecteert de gebruiker de betreffende relatie. Vervolgens worden alle benodigde gegevens automatisch ingevoegd.” Paul vervolgt: “De manier waarop iemand een relatie zoekt is voor iedereen anders. De een heeft de voorkeur om te zoeken op naam, terwijl een ander op relatienummer zoekt. In het iWRITER-scherm, waarin de zoekopdracht voor AFAS wordt ingegeven, kan iedere gebruiker zijn eigen voorkeur instellen. Het zoeken wordt daardoor eenvoudiger en sneller.”

Koppelen is puzzelen

De gegevens worden uit verschillende AFAS webservices gehaald. “Dus koppelen is dan ook puzzelen. Je moet steeds de juiste sleutel vinden om de volgende gegevens op te kunnen halen”, aldus Paul. Maar dit biedt vervolgens ook mogelijkheden. “We zijn nu bezig met een sjabloon die we aan meerdere personen tegelijk kunnen richten. We roepen dan twee keer de AFAS koppeling aan. Dat is allemaal mogelijk met iWRITER.”

Sjablonen in eigen beheer

Een belangrijke reden voor Alfa Accountants en Adviseurs om over te stappen naar iWRITER is dat ze het beheer van de sjablonen volledig in eigen hand kunnen houden. Dit bespaart Alfa Accountants en Adviseurs niet alleen veel geld, maar biedt hen ook meer flexibiliteit. “Als er een sjabloon aangepast of gemaakt moet worden, kunnen we dat meteen zelf doen.” De sjablonen worden centraal beheerd voor alle vestigingen van Alfa Accountants en Adviseurs. Maar als een vestiging specifieke voorwaarden heeft, waardoor er eigen sjablonen nodig zijn, dan wordt er op die vestiging een sjabloonbeheerder opgeleid, die die specifieke sjablonen maakt en beheert.

Bouwstenen

Alfa Accountants en Adviseurs hebben de sjablonen opgebouwd uit bouwstenen. “In het begin was dit wennen voor de sjabloonbeheerders, want waar pas je nu iets aan? In de sjabloon of in de bouwsteen?” Inmiddels zijn de sjabloonbeheerders bedreven hierin en biedt het gebruik van bouwstenen hen vele voordelen. “Als we onze brieven als PDF afdrukken, tonen we ons logo in de brief. Toen Alfa dit jaar een nieuw logo kreeg, hoefden we dat maar op een paar plaatsen aan te passen: namelijk in de bouwstenen.”, vertelt Paul.

Digitale handtekening

Dit jaar introduceert Alfa Accountants en Adviseurs de digitale handtekening. “Hiervoor gebruiken wij een applicatie, die het document naar PDF omzet en vervolgens de geadresseerde (klant/partner) een e-mail stuurt met de vraag of hij/zij het document wil ondertekenen. In iWRITER hoeven we alleen maar een ‘placeholder’ op te geven, waar de handtekening mag worden geplaatst.”

De toekomst

Alfa gaat volgend jaar werken met het fiscaal pakket in AFAS voor de verwerking van inkomstenbelastingaangiften. De correspondentie die hierbij hoort wordt in iWRITER gemaakt. “De hoeveelheid gegevens die we in onze correspondentie kunnen overnemen uit AFAS groeit, omdat we binnenkort ook de gegevens uit AFAS fiscaal pakket kunnen gebruiken. Zo komen we weer een stap dichter bij het volledig automatisch opstellen van brieven.”, besluit Paul.

Over Alfa Accountants en Adviseurs

Alfa Accountants en Adviseurs is een landelijk actieve organisatie met ruim 800 specialisten in accountancy en bedrijfsadvisering. Uniek is de combinatie van verschillende diensten onder één dak. Iedere klant heeft een eigen klantbeheerder, een vast aanspreekpunt. Hij of zij kan weer een beroep doen op een van de specialisten binnen Alfa. Zo krijgt de klant altijd het beste: één adviseur die weet wat speelt er op de markt en één die ook de ondernemers áchter het bedrijf door en door kent.

Gebruik je net als Alfa Accountants en Adviseurs AFAS en wil je weten wat iWRITER voor jouw organisatie kan betekenen? Neem dan contact met ons op.