Exchange Online: hoe archiveer je mail van oude gebruikers?

Laatste update 04 juli 2022

Onlangs kregen wij een interessante vraag van een klant over het archiveren van mailboxen van gebruikers die uit dienst zijn. Bij het verwijderen van een gebruikersaccount binnen Microsoft Office 365 wordt de gebruiker inclusief zijn of haar gegevens nog 30 dagen bewaard. Na deze 30 dagen wordt zowel het useraccount als de bijbehorende mailboxen verwijderd.

Maar wat als je de gegevens van deze gebruiker later nog nodig hebt? Betekent dit dan voor gebruikers die uit dienst zijn er een gekoppelde licentie behouden moet worden? Gelukkig is dat niet het geval. Binnen Exchange Online is het mogelijk om mailboxen van gebruikers voor (on)bepaalde tijd te archiveren zonder dat hiervoor extra licenties nodig zijn, of additionele kosten betaald moeten worden. De enige “catch 22” is dat hiervoor wel een Enterprise License van Office 365 nodig is.

Om een mailbox voor langere periode te archiveren dien je vooraf een “retention policy” in te stellen. Binnen deze policy kan worden ingesteld voor welke periode de gearchiveerde mailbox behouden moet blijven. Nadat de ingestelde periode is verstreken wordt de mailbox alsnog verwijderd. Uiteraard is het ook mogelijk om de mailbox voor onbepaalde tijd te bewaren.

Als je ervoor kiest om een mailbox te bewaren voor bepaalde tijd, betekent dit dat indien de periode van de bewaartermijn is verstreken, de items uit de gearchiveerde mailbox worden verwijderd. Deze tijd wordt berekend op basis van het moment dat het oorspronkelijke bestand in de “gearchiveerde” mailbox is ontvangen.

Het configureren van de archivering gaat als volgt:

Wijs een Exchange Online (Plan 2) licentie of een Exchange Online Archiving licentie toe aan de “te archiveren”gebruikers zodat een In-Place Hold kan worden ingesteld op de mailbox. Note: Slechts een van deze licenties is nodig omdat deze tijdelijk wordt gebruikt. Zodra de mailbox is gemarkeerd als Inactive kan deze licentie weer worden hergebruikt bij de volgende gebruiker / mailbox.
Log in op de Office 365 Admin center en ga naar het Exchange Admin Center

Klik op Compliance Management aan de linkerzijde of selecteer In Place eDiscovery and Hold in het Dashboard
maak een nieuwe rule aan en noem deze bijvoorbeeld Terminated Employees
voeg de gebruiker toe waarvan de mailbox gearchiveerd moet worden
selecteer “include all user mailbox content”
klik op “finish”
de gebruiker staat nu ingesteld op “on hold” in het overzicht
de gebruiker kan je nu verwijderen vanuit het Office 365 Administration center. De mailbox wordt dan inactief en de licentie kan worden hergebruikt.