Effectiever vergaderen kan met unified communicatie

Steeds meer ondernemers zoeken naar slimme manieren om kosten te
besparen. Toch beseft niet iedereen dat ook videovergaderingen
hieraan kunnen bijdragen. Ik leg het even uit… We staan met z’n
allen uren in de file op weg naar afspraken. Dit kost tijd en geld.
Toch nemen veel ondernemers dit verlies voor lief. Waarschijnlijk
omdat het nauwelijks inzichtelijk is hoeveel het je precies
scheelt. Maar zet je moderne technologie in, dan bespaar je op
reistijd én reiskosten. Gegarandeerd!

Rekenen is weten
Ik zeg niet dat alle vergaderingen via video moeten plaatsvinden.
Soms kan het van groot belang zijn iemand persoonlijk de hand te
schudden. Maar onderzoek het eens. Hoeveel zou het schelen als
bijvoorbeeld de helft van alle externe afspraken zonder reistijd en
-kosten zouden kunnen worden gemaakt? Dan is de aanschaf van een
goede video conference oplossing ineens een zeer slimme
investering. Op het internet zijn diverse ‘Return On Investment
calculators’ te vinden. Deze maken inzichtelijk wanneer video
conference tot kostenreductie leidt.

Alles goed in beeld?
De tijd dat vaste vergaderruimtes gereserveerd moeten worden (en
slechts een kleine groep een video conference kan houden) is
voorbij. De introductie van smartphones, tablets en andere mobiele
apparatuur heeft video conference toegankelijk(er) gemaakt voor
alle medewerkers. Dit zorgt ervoor dat via video vergaderen een
steeds groter onderdeel van de bedrijfscultuur wordt. Onderzoek
bewijst dat vergaderen via video ook nog eens heel effectief is.
Wanneer je elkaar kunt zien kun je ook gezichtsuitdrukkingen
interpreteren en samen aan documenten werken. Heel logisch dus dat
het gebruik video conference apparatuur ieder jaar gemiddeld met
meer dan 50% toeneemt.

Unified communicatie
Investeren in kwalitatieve en toepasbare video conference
oplossingen lijkt misschien een grote stap. Toch blijkt dat het een
efficiënte investering is. Vooral de integratie van tablets,
computers en smartphones in een video conference oplossing is
momenteel populair. Het zorgt er namelijk voor dat video vergaderen
plaats- en apparaatonafhankelijk wordt. We noemen dat ‘Unified’.
Dus de een werkt met een vast systeem vanaf kantoor, de ander met
een tablet bij een klant en een volgende met een laptop of PC
vanuit huis. En het mooie is… een eigen server is niet nodig.
Unified communicatie kan via de cloud.

Kies voor kwaliteit en gemak
Ben je overtuigd van de voordelen van video conference? Hou dan in
gedachte dat een goed systeem ook bij beperkte bandbreedte hoge
audio- en videokwaliteit garandeert en dat bediening kinderlijk
eenvoudig moet zijn. Medewerkers haken namelijk snel af als blijkt
dat de kwaliteit matig is. Of wanneer het menu onpraktisch werkt.
De kans is dan groot dat ze dan weer in de auto stappen voor elke
afspraak. Veiligheid is trouwens ook een belangrijke pijler. Kies
daarom altijd voor een communicatiesysteem voor bedrijven. Dan kom
je ook niet voor onverwacht nare verrassingen te staan.

Je kunt ook contact opnemen met Ricoh. Wij helpen je graag
verder! Wouter Sas
– de Geer is onze expert.