Een zakelijke werkplek optimaliseren doet u zo

Maak uw medewerkers productiever en bespaar kosten

Of u nu kosten wilt besparen op uw werkplek of medewerkers productiever wil laten zijn, in beide gevallen haalt u meer uit uw werkplek. Bovendien hoeft bezuinigen niet te leiden tot een lagere kwaliteit van de werkplek. Het gaat erom dat u als organisatie bewust bent van de werkzaamheden van de medewerkers en hierop de werkplek optimaal inricht. In dit blog leest u hoe u kosten bespaart en uw werkplek optimaliseert.  

Bespaar op het beheer van je werkplek

Het beheren van alle devices van je organisatie is een tijdrovende taak. Helemaal wanneer je dit niet centraal geregeld hebt. Het wordt nog complexer wanneer medewerkers ook privé-devices gebruiken voor zakelijke doeleinden. Hoe zorg je ervoor dat een privé-laptop of -smartphone effectief en veilig voor zakelijke doeleinden gebruikt wordt? Er zijn effectieve oplossingen die ervoor zorgen dat ieder device, zakelijk of privé, gebruikt kan worden voor zakelijke doeleinden. Het voordeel hiervan is dat er geen nieuwe, dure apparatuur aangeschaft hoeft te worden. Handig voor de medewerker, goedkoop voor de werkgever.

De schaduwzijde is dat het gebruik van privé-devices wel hogere risico’s met zich meebrengt dan beheersbare zakelijke devices. Bij privé-devices dwing je bijvoorbeeld geen noodzakelijke updates af. Dit kan tot gevolg hebben dat een medewerker werkt met een onveilig apparaat waar gevoelige bedrijfsdata op staat. Hierdoor kunnen bedrijfsgevoelige informatie en gegevens op straat komen te liggen met dure consequenties als gevolg. Houd daarom altijd in gedachten wat het mogelijke afbreukrisico is als medewerkers met privé-devices werken. De kosten die je eventueel bespaart gaan als sneeuw voor de zon verloren als een device met malware is besmet.

Werken vanuit de cloud

De tijd dat een medewerker alleen op kantoor werkt ligt allang achter ons. Dankzij de cloud kunnen we tegenwoordig vanuit huis, in de trein of op locatie werken. Echter zijn er nog veel bedrijven die moeite hebben met het faciliteren van applicaties en bedrijfsgegevens vanuit de cloud.

Een bedrijf dat op lange termijn kosten wil besparen, doet er verstandig aan om te investeren in een volledige migratie naar de cloud. Je houdt dan betere controle over de gehele IT-omgeving. Applicaties en data zijn beter te beheren en medewerkers kunnen te allen tijde werken. Dit vermindert het risico dat gevoelige bedrijfsgegevens op straat komen te liggen of dat medewerkers zelf aan de slag gaan met applicaties die ze kennen uit hun privé-omgeving, zoals Dropbox of WeTransfer.

Ondanks dat de migratie naar de cloud complex kan zijn, betekent het in de meeste gevallen een aanzienlijke besparing van kosten voor hardware, licenties en personeel. Geld dat vervolgens gestoken kan worden in de optimalisatie van de dienstverlening en producten.

Verhoog productiviteit door mobiliteit

Wanneer je als organisatie zorgt dat medewerkers overal en altijd kunnen werken, zie je dat er een slimme en effectieve dienstverlening ontstaat. Dit zie je terug in productiviteit op de werkvloer, maar ook in klanttevredenheid. En uiteindelijk zie je het voordeel van zo’n efficiëntere werkwijze ook terug in de portemonnee.

Een goed voorbeeld hoe dit in praktijk eruitziet is de zorgsector. Enerzijds bekijken zorgverleners de dagplanning op hun smartphone, gebruiken ze een tablet om eenvoudig gegevens te verwerken aan het bed. Daarnaast kan een patiënt op afstand zorg krijgen en in contact staan met zijn hulpverlener.

De implementatie van Internet of Things (IoT) gaat nog verder. Zo zorg je met de juiste middelen dat patiënten thuis hun bloeddruk kunnen opmeten en versturen via een beveiligde verbinding naar de arts. Dit beperkt de reistijd, verlaagt administratieve handelingen en verhoogt dus de productiviteit. In praktijk zien we dat IoT nog beperkt gebruikt wordt op de zakelijke werkvloer. Dit komt omdat de beveiliging van veel oplossingen nog niet toereikend zijn voor de hoge standaarden van bijvoorbeeld de zorg.