Kennisportal
Kennisportal is een kennisplatform met een focus op de brede doelgroep Business en IT.

Een solide administratie voor je bedrijf, hier moet je aan denken

Een goede administratie is belangrijk voor iedere ZZP’er of ondernemer in het MKB. Het volgen van alle wettelijke vereisten en het bijhouden van alle financiële gegevens is van groot belang voor het slagen van je onderneming. In dit artikel waar je allemaal rekening mee moet houden. 

Boekhouding en administratie

Als ondernemer ben je verplicht om je administratie bij te houden. Vaak worden boekhouding en administratie als termen door elkaar heen gebruikt. Toch zijn ze niet helemaal hetzelfde. De administratie is een verzamelnaam voor alle gegevens van een bedrijf die op papier of digitaal zijn vastgelegd. Hierbij kun je denken aan: kasadministratie, kassabonnen, bankafschriften, facturen, kilometerregistratie en contracten met medewerkers. De boekhouding is een onderdeel van de administratie en richt zich alleen op de financiële administratie van het bedrijf. Alles wat over kosten, bezittingen en schulden gaat, is boekhouding.

Waarom is het bijhouden van administratie verplicht?

De Belastingdienst heeft een aantal eisen als het gaat om het bijhouden en bewaren van administratie. Zo kan de Belastingdienst bepalen hoeveel belasting je als ondernemer moet betalen. Houd je je administratie niet goed bij, dan kan dat leiden tot boetes en sancties. Het voeren van een goede administratie kan soms een tijdrovende klus zijn. Gelukkig zijn er allerlei hulpmiddelen op de markt die je veel werk uit handen kunnen nemen.

Deze stukken moet je bewaren

Om een goede effectieve boekhouding op te zetten moet je de volgende stukken vastleggen en bewaren:

  • verkoopfacturen en inkoopfacturen
  • bonnen (papieren kassabonnen of digitaal)
  • bankafschriften
  • offertes en contracten
  • urenregistraties
  • belastingaanslagen (omzetbelasting, inkomstenbelasting en zorgverzekeringswet)

Indien van toepassing:

  • personeelsadministratie
  • voorraadadministratie
  • rittenadministratie

Boekhoudprogramma

Met een online boekhoudprogramma heb je altijd toegang tot je boekhouding. De meeste boekhoudprogramma’s hebben allerlei slimme koppelingen waardoor boekhouden een stuk sneller en gemakkelijker gaat. Zo kun je bijvoorbeeld je facturen digitaal versturen, zien hoeveel BTW je moet terugbetalen en terug ontvangt en gegevens uitwisselen met je accountant. Het beste kun je boekhoudprogramma’s online vergelijken om te bepalen welke het beste aansluit bij je wensen.

Houd je financiële gegevens up-to-date

Zorg ervoor dat alle financiële gegevens regelmatig worden bijgewerkt.Voer je inkomsten en uitgaven regelmatig in en registreer facturen en bonnen en bankafschriften. Door de financiële gegevens up-to-date te houden, krijg je een duidelijk inzicht in de financiële gezondheid van je bedrijf en kun je tijdig belangrijke beslissingen nemen.

Personeel in dienst

Heb je personeel in dienst dan moet je ook loonadministratie bijhouden en loonheffingen inhouden op het salaris. Deze loonheffingen draag je af aan de Belastingdienst. Om dit te kunnen doen heb je een loonheffingennummer nodig. Je ontvangt jaarlijks een aangiftebrief en moet eventueel premies voor werknemersverzekeringen afdragen voor je werknemers.

Zakelijke auto

Rijd je een zakelijke auto? Dan moet je kunnen aantonen dat je in een jaar niet meer dan 500 kilometer privé hebt gereden. Rijd je ook privé met je auto dan moet je bijtelling toepassen. Voor het berekenen van de bijtelling gelden aparte regels.

Archiveren en wettelijke bewaartermijn

Voor bedrijven geldt een wettelijke bewaartermijn van 7 tot 10 jaar. Basisgegevens uit de administratie zoals debiteuren- en crediteurenadministratie moeten doorgaans 7 jaar bewaard worden. Het handigste is het om al je administratieve gegevens te bewaren in je boekhoudprogramma. Sommige gegevens moeten 10 jaar bewaard worden. Hierbij gaat het om gegevens zoals gegevens over je bedrijfspand. Ook als je telecommunicatiediensten levert, moeten gegevens die hiermee te maken hebben 10 jaar bewaard worden.

Heb ik een accountant nodig?

Of je een accountant nodig hebt ligt aan de rechtsvorm van je bedrijf. Voor een eenmanszaak, maatschap of VOF is een accountant niet nodig. Bij rechtspersonen zoals een BV of een NV is een accountant wel verplicht als de waarde van de activa groter is dan 4.400.000 euro, de netto omzet groter is dan 8.800.000 euro en er gemiddeld meer dan 50 werknemers werken. Eenvoudige BV’s hebben wel een jaarrekening nodig. ZZP’ers en eenmanszaken hebben genoeg aan een aangifte inkomstenbelasting.