Een nieuwe IT-oplossing selecteren? Voorkom deze 5 veelgemaakte fouten
Of het nu gaat om een nieuw ERP-systeem, een CRM-pakket of een gespecialiseerde sector-oplossing: de selectie van software is een complex proces met een hoog risico. In de praktijk blijkt regelmatig dat aangeschafte systemen niet aansluiten bij de bedrijfsprocessen of, in het ergste geval, onbruikbaar zijn. Partner BCE deelt de vijf meest gemaakte fouten en legt uit hoe het wél moet.
Het selecteren van IT is geen doel op zich, maar een middel om jouw bedrijfsdoelstellingen te behalen. Toch gaat het in de voorfase vaak mis. Door schade en schande wijs geworden, zien we bij veel organisaties dezelfde valkuilen terugkeren. Wil je kapitaalvernietiging en frustratie op de werkvloer voorkomen? Dan is selectie van een nieuwe IT-oplossing essentieel om de juiste koers te varen. Let bij de start in ieder geval op de volgende punten.
1. Te vroeg de techniek induiken
Veel organisaties starten hun zoektocht met de conclusie: “We hebben een nieuw systeem nodig.” Ze gaan direct in gesprek met leveranciers zonder hun eigen behoeften scherp te hebben.
- De valkuil: Zonder een heldere inventarisatie van wensen en eisen (PvE) eindig je met een pakket dat technisch prachtig is, maar jouw specifieke problemen niet oplost.
- Het advies: Focus in de eerste fase niet op techniek, maar op processen. Wat loopt er nu niet lekker? Wat moet de ideale situatie zijn? Betrek de mensen die dagelijks met de software moeten werken. Pas als de business vraag 100% helder is, kijk je naar de technische invulling.
2. De verkeerde projectleider aanwijzen
Softwareselectie wordt vaak belegd bij iemand die toevallig ’tijd over heeft’. Echter, de implementatie van nieuwe software is geen IT-feestje, maar een organisatieverandering.
- De valkuil: Een onervaren kartrekker krijgt de verschillende afdelingen vaak niet op één lijn. Dit kan leiden tot weerstand en een gebrek aan draagvlak.
- Het advies: Wijs een kartrekker aan met een hoge geloofwaardigheid binnen de organisatie. Deze persoon moet de brug kunnen slaan tussen verschillende afdelingen en over voldoende mandaat beschikken om keuzes te maken.
3. Beslissen onder tijdsdruk
Of de druk nu extern is (een licentie die afloopt) of intern (een deadline in het jaarplan): haast is de slechte raadgever bij IT-investeringen.
- De valkuil: Onder tijdsdruk worden belangrijke stappen overgeslagen en wordt de scope vaak te smal. De tijd die je ‘wint’ bij de selectie, ben je later dubbel en dwars kwijt aan herstelwerkzaamheden tijdens de implementatie.
- Het advies: Bewaar de rust en werk volgens een gestructureerd proces. Een versnelde selectie is mogelijk, maar alleen als de juiste volgorde van stappen wordt aangehouden.
4. De mismatch: Niet weten in welke ‘league’ je speelt
Het is essentieel dat de grootte van jouw organisatie past bij de omvang van de IT-leverancier.
- De valkuil: Als kleine klant bij een gigantische leverancier krijg je vaak niet de aandacht die je nodig hebt bij problemen. Andersom kan een te kleine leverancier de complexiteit van een grote organisatie vaak niet aan.
- Het advies: Kies een partner die gewend is te werken voor organisaties van jouw omvang. Kijk niet alleen naar de software, maar ook naar het team, de cultuur en de ondersteuningscapaciteit van de leverancier.
5. Blind vertrouwen op de salespitch
Een leverancier is erbij gebaat zijn product te verkopen. Hoe aardig de accountmanager ook is, hij is geen onafhankelijk adviseur.
- De valkuil: Tijdens het verkoopproces wordt vaak toegezegd dat alles “standaard” kan of eenvoudig aan te passen is. Tijdens de implementatie blijkt dit vaak ingewikkelder (en duurder) dan voorgespiegeld.
- Het advies: Challenge the supplier. Vraag door op specifieke scenario’s en laat functionaliteiten demonstreren met jouw eigen data. Als de interne technische kennis ontbreekt, is het raadzaam een onafhankelijke expert in te schakelen die de kritische vragen stelt.
IT Advies als basis voor succes
Een goede IT selectie verdien je dubbel en dwars terug. Het voorkomt niet alleen financiële misstappen, maar zorgt ook voor een systeem dat jouw organisatie echt vooruit helpt. Door de businessvraag centraal te stellen en leveranciers objectief te beoordelen, leg je de basis voor een geslaagde implementatie.
Hulp nodig bij het maken van de juiste keuzes? Onafhankelijke IT Consultancy kan het verschil maken tussen een moeizaam traject en een resultaat dat werkelijk waarde toevoegt aan jouw organisatie.
