e-depot- het bonnetje van €50.000,-
De recente ontwikkelingen rondom de deal die voormalig staatssecretaris Teeven sloot met Cees H. tonen maar weer eens aan hoe belangrijk het duurzaam opslaan van digitale informatie is. De zoektocht naar het bonnetje van de deal kostte naar verluid 50.000 euro en heeft een paar ICT-specialisten twee dagen beziggehouden. Digitale informatie die voor een langere periode bewaard moet worden (zoals dit ‘bonnetje van Teeven’) of: zou opgeslagen moeten worden in een e-depot. Met het aanschaffen van de benodigde software en het trainen van de gebruikers, is deze informatie echter nog niet duurzaam opgeslagen. Minstens zo belangrijk is dat het e-depot een duidelijke positie inneemt binnen de organisatie.
Bevindingen e-depot rapport KING
De komende periode publiceren wij iedere twee weken een blog met als onderwerp het e-depot. De aanleiding hiervoor is het onlangs verschenen ‘Onderzoek Functionaliteit e-depot Decentrale Overheden’ van KING. Deze week kijken we naar het rapport zelf. Wat zijn de bevindingen en welke conclusies worden er getrokken? Wat betekent dit voor de rol van het e-depot zoals we deze nu kennen? In de opvolgende blogs zetten we de visie van Doxis ten aanzien van e-depots uiteen.
Zelf aan de slag
Het onderzoek van KING verscheen vorige maand. Ondanks de wat saaie werktitel zijn de ontwikkelingen, zoals eerder aangeven, wel degelijk interessant. Het doel van het rapport is om te kijken hoe zorgdragers op dit moment met de ontwikkeling van e-depots omgaan. De bevindingen zijn duidelijk: het e-depot wordt in de praktijk gezien als meer dan alleen een digitale archiefbewaarplaats in de zin van de Archiefwet. Het e-depot doet dienst als brede informatieopslag. Informatie wordt direct na het ontstaan en waarderen, opgeslagen in het e-depot, het borgen van informatie vindt steeds meer plaats in het gehele bedrijfsproces. Het gevaar hiervan is dat er geen duidelijke strategie is voor een e-depot en dat men reageert en wacht op ontwikkelingen uit de markt. De stelling dat zorgdragers zelf aan de slag moeten met digitale duurzaamheid is dan ook een juiste.
Kies voor organisatiebrede inzet e-depot
Het KING-rapport is duidelijk in het beschrijven van de functionaliteiten van het e-depot en de manier waarop deze vandaag de dag gebruikt worden. Wat jammer is dat het rapport weinig zegt of de situatie van vandaag een gewenste situatie is. In het rapport wordt onderkend dat de variant waarin het e-depot wordt gebruikt als een opslagfunctie, op termijn breder zal worden ingezet. Toch staat in de aanbevelingen dat beide varianten voor de invulling van het e-depot verder uitgewerkt dienen te worden. Waarom kiest men niet voor de brede variant van het e-depot? Op deze manier wordt archivering en het opslaan en ontsluiten van informatie, onderdeel van informatiemanagement en daarmee ook van het bedrijfsproces in zijn geheel.