Doordacht werken in Microsoft Teams!

Microsoft Teams is een productiviteitstool van Microsoft om eenvoudig samen te werken. Voordat je met een nieuwe tool gaat werken, raden we je aan eerst na te denken. Ofwel doordacht starten met een nieuwe werkmethode. Met wie start je een team (intern/extern/functies etc.)? En wat doe je als je eenmaal in een team zit? Hieronder een aantal voorbeelden om in Teams te werken als communicatiemiddel en als samenwerkingsplatform.

Interne communicatie – Jouw team in je broekzak

Een team is opgemaakt uit mensen die bijvoorbeeld een manager delen. Vanuit een managers perspectief is Teams goed opgebouwd voor top-down communicatie. Je kunt meerdere gesprekken houden met alle relevante personen van het team. In Teams laat je live zien waar je aan werkt en kun je direct feedback ontvangen. Een aantal voordelen van Teams op een rijtje:

• Teams functioneert goed op mobiele devices. Met collega’s op verschillende locaties en zelfs in verschillende landen blijf je verbonden. Je kunt altijd en overal jouw werk en het werk van je collega’s volgen en aanpassen. Mobiel samenwerken wordt onderdeel van je werkdag.
• Relevante sites en documenten uit Office 365 pin je eenvoudig in het Teams overzicht. Zo heeft het hele team snel toegang tot die bestanden. Als je bijvoorbeeld binnenkort een training hebt, kun je vooraf al trainingsmateriaal vastpinnen in Teams.
• Maak verschillende kanalen aan, zoals bijvoorbeeld een kanaal met relevante nieuwsitems van het internet voor het interessegebied van jouw team. Verbind het kanaal met Bing en je krijgt automatisch de laatste berichten te zien. Ga vervolgens eenvoudig in gesprek over het nieuws in het commentaarvak onder het bericht.
• Motiveer jouw team door succesverhalen te delen. Maak een kanaal aan voor e-mails, berichten en gesprekken en pin deze vast om elkaar daarvoor te belonen. Alle prestaties kunnen daar gepind worden. Als manager kun je op deze manier eenvoudig volgen hoe goed het team bezig is.

Samenwerking in de organisatie – Minder vergaderen

Teams is een mooie tool om bestaande bedrijfsprocessen te optimaliseren. Soms is het lastig om goedkeuring voor een idee te krijgen en duurt het lang voordat beslissingen worden gemaakt. Door de transparantie en structuur van Teams zie je eenvoudig alle benodigde informatie in het Team overzicht en is het niet nodig om een vergadering te plannen. Minder en kortere vergaderingen en telefoongesprekken zijn het resultaat.

Functionele communicatie – Hoge betrokkenheid en adoptie

Een team werkt naar gezamenlijke doelstellingen. Teams is een goede tool voor communicatie naar alle betrokkenen van een project. Deze betrokkenen kunnen zich overal in het kantoor bevinden of op plaatsen buiten het kantoor. Met Teams communiceer je eenvoudig met alle belangrijke personen. Zichtbaar werken in een team zorgt voor hoge betrokkenheid en adoptie van een project.

Functionele samenwerking – Productief en eenduidige informatie

Teams is perfect voor werken tussen verschillende afdelingen. Het kan voorkomen dat één persoon in verschillende projecten werkt met collega’s uit het hele kantoorpand of van over de hele wereld. Van het opzetten van een document tot het bewaken van de uitvoering; hiertussen zitten vele gesprekken, documenten en communicatie die geborgd worden in het overzicht. Werken in Teams maakt het werkproces productief voor het team, maar geeft een klant ook een prettige ervaring doordat hij eenduidige informatie ontvangt.

Waarom kiezen voor Microsoft Teams?

• Snelheid: Teams is een tool wat je snel kunt toepassen en wordt ondersteund door een krachtig platform als SharePoint. Alles ontvang je op je mobiele device met dank aan mobiele integratie.
• Transparant: transparante software ondersteunt verbinding en heldere communicatie met collega’s.
• Houd meerdere gesprekken op hetzelfde moment en werk zichtbaar voor je collega’s.
• Samenwerken in Teams draagt bij aan het uitbreiden van de gezamenlijke kennis in de organisatie.
• Bewaar het overzicht door al je communicatie en bestanden in één kanaal te delen, zo bespaar je de tijd die collega’s besteden om jouw data te vinden.
• Teams draagt bij aan het creëren van globale verbindingen en groei. Vorm snel nieuwe bedrijfsprocessen, werk efficiënt en bezorg jouw organisatie een leiderschapspositie.

Meer weten?

SPEYK informeert je graag over de mogelijkheden van productiviteitstools uit Office 365, zoals Microsoft Teams. Zij heeft een team van experts in Cloud Services, die jou graag ondersteunen van a tot z.