Digitale dementie is onomkeerbaar, maar de risico’s kunnen wel worden beperkt

Dementie is een ernstige ziekte waarbij de verwerking van informatie in de hersenen is verstoord. Wat nu als de verwerking van informatie in onze digitale systemen ontwricht raakt? Dat bestanden verloren gaan of niet meer bereikbaar zijn, waardoor niet meer te achterhalen is hoe het zat? Hoe staat het dan met de plicht tot verantwoording achteraf?

“Risico’s ontstaan wanneer je niet weet waar je mee bezig bent”

Sprak de Amerikaanse zakenman en investeerder Warren Buffet ooit. Opkomende digitale dementie: wat doen we? Wordt het een kwestie van risicobeperking?

Papier is geduldig, maar we werken tegenwoordig steeds meer digitaal. Is digitaal net zo geduldig? Zeker niet! Papier helpt ons al eeuwenlang te beseffen waar we mee bezig zijn. Papier van 600 of 700 jaar oud kunnen we nog steeds lezen. Het openen en lezen van digitale bestanden van pakweg 10 jaar oud kost daarentegen vaak al veel moeite. Dat komt doordat de software en de hardware inmiddels zijn veranderd en gebruikers met kennis van zaken van die verouderde toepassingen zeldzamer zijn geworden. Kortom, wie niet alert is, kan zomaar een deel van zijn werkverleden zien verdampen.

Digitale duurzaamheid is ingewikkeld

Digitale duurzaamheid garandeert authenticiteit, vindbaarheid, toegankelijkheid, leesbaarheid, interpreteerbaarheid, herbruikbaarheid en volledigheid. Maar het valt niet mee om daar blijvend aan te voldoen. Er zijn talloze oorzaken te bedenken waardoor het mis kan gaan. We dreigen echter een kapitale denkfout te maken, omdat het 5000 jaar lang redelijk goed is gegaan. De conversie van kleitabletten naar papyrusdocumenten, vervolgens naar het papier zoals we dat nu kennen en uiteindelijk naar digitale bestanden, heeft geen al te grote problemen opgeleverd. Bewaarplaatsen zijn van grot naar archief naar virtueel gegaan. Daarom blijven we nu denken dat het wel goed gaat komen, maar dat is geen vanzelfsprekendheid!

Infobesitas kenmerk van digitale dementie

We zijn in de afgelopen 20 jaar vooral bezig zijn geweest met het een-op-een digitaliseren van bestaande papieren processen. Dat brengt enorme beperkingen met zich mee. Om digitale informatie volledig te kunnen benutten dienen de processen opnieuw uitgevonden te worden, zonder je te laten weerhouden door de grenzen die verbonden waren aan het werken met papier. Informatie wordt opgeslagen en in meerdere contexten gebruikt. Besluitvorming is complex geworden vanwege de grote hoeveelheid informatie die wordt verzameld. Die besluitvorming moet dus worden gevoed vanuit verschillende invalshoeken en langs verschillende kanalen. Voor de zekerheid slaan we daarom maar alles op. We willen het informatiebeeld volledig kunnen reconstrueren als we ons moeten verantwoorden. Dat hamsteren van informatie leidt echter tot infobesitas. Het wordt veroorzaakt door een klassieke denkfout die bekend staat als information bias: de neiging om in een onzekere situatie meer informatie te zoeken, ook als deze niet bijdraagt aan een betere beslissing. Infobesitas is echter juist een kenmerk van beginnende digitale dementie. De oplossing ligt in de vindbaarheid van informatie.

Terug naar de eigenschappen van digitaal duurzaam. Betrouwbaarheid is daaruit weggelaten, in tegenstelling tot wat mensen verwachten. Betrouwbaarheid is eerder een kwalificatie: een interpretatie die iets belangrijks vertelt over informatie. Maar hoe bepaal je of informatie betrouwbaar is?

Betrouwbaarheid bepaald door maatschappij

De graad van betrouwbaarheid wordt hoger naarmate meerderen zich er bevestigend over hebben uitgesproken. Door informatie te delen, krijg je feedback uit meerdere invalshoeken en vanuit meerdere belangen. Als zo’n groep consensus bereikt over de betreffende informatie, mag je ervan uitgaan dat deze betrouwbaar is. Vandaar dat we systemen hebben ontwikkeld die informatie distribueren en delen, zoals een DMS of Zaaksysteem. Als je dat los van organisatiestructuren bekijkt, bereik je door informatie te delen en toegankelijk te maken voor anderen, dat digitale dementie wordt afgeremd. Er zijn immers meerdere stakeholders die beschikken over de ‘herinneringen’. Daarmee voorkom je dat ‘herinneringen’ verloren gaan en dat je het wiel opnieuw moet uitvinden. Dat is overigens iets anders dan alle informatie klakkeloos op veel plaatsen tegelijk opslaan. Geef stakeholders daarin meer verantwoordelijkheid. Zij zijn prima toegerust om gewenste informatie te creëren, aan te vullen, te controleren en te beheren. Op die manier blijft maatschappelijke data op maatschappelijk verantwoorde wijze van de samenleving. Ik realiseer me heel goed dat daar nog veel verandering in wet- en regelgeving voor nodig is. Daar ligt echter wel de oplossing voor de dreiging van digitale dementie. Ik verwacht daarin een proactieve overheid, die gelijk opgaat met de technologie en marktontwikkelingen, in plaats van een overheid die er louter reactief op inspeelt.

Verantwoordelijkheid delen

Verandering begint echter bij besluitvorming op basis van informatie die beschikbaar moet zijn. Stel je wilt bouwvergunningen niet langer meer vooraf toetsen aan allerlei criteria, maar achteraf handhaven. Dan is de beschikbaarheid van informatie bepalend voor het succes van deze verandering. Als alle informatie beschikbaar is, kan de handhaver achteraf controleren of aan de eisen is voldaan. Wanneer alle informatie tevens beschikbaar is voor omwonenden of andere belanghebbenden, kan handhaving ook (indirect) plaatsvinden door derden, de omgeving. Een vorm van maatschappelijke handhaving: we hebben afgesproken dat we het zo doen, dus houden we samen in de gaten dat dat ook gebeurt. Als informatie gemeengoed wordt op basis van maatschappelijke relevantie, wordt het makkelijker om verantwoordelijkheden te delen.

Anders denken

Er is een nieuwe manier van denken nodig om tot deze ingrijpende veranderingen te komen. Er moet een meer maatschappelijk gerichte houding komen. Informatie delen speelt in die houding een belangrijke rol. De manier waarop we informatie delen en er waarden aan koppelen, zoals toegankelijkheid, betrouwbaarheid en volledigheid, zal bepalend zijn voor de mate waarin we digitale dementie kunnen tegenhouden. Of tenminste het risico daarop kunnen beperken tot een aanvaardbaar niveau. Helemaal voorkomen zal niet lukken…. In de loop der tijd is altijd wel informatie verloren gegaan.

Dit artikel is tevens gepubliceerd in het BCT Infolutie Magazine 2016