Kennisportal
Kennisportal is een kennisplatform met een focus op de brede doelgroep Business en IT.

Digitaal werken start met documenten digitaliseren. Doe het ook!

Je kunt er vandaag de dag eigenlijk niet onderuit… wil je klaar zijn voor slim(mer) werken in de toekomst, dan moet je wel digitaal gaan werken. En om dit te kunnen realiseren moeten al je documenten omgezet worden tot een digitale versie. Een hele klus! Maar uiteindelijk zal het jouw organisatie flink wat tijd en kosten besparen. Daarom een paar tips om dit slim op te zetten.

 

Laat ik eerst even iets duidelijk maken. Digitaal werken gaat over werken waar je wilt en wanneer je wilt met altijd de juiste en meest actuele bestanden bij de hand. Maar… het gaat ook over het gebruik van digitale ondersteuning (apparatuur en data) bij het monitoren, uitvoeren en begeleiden van taken en processen. Ik weet het, een mondvol. Maar mijn tips werken niet voor je als we niet dezelfde definitie van digitaal werken voor ons hebben. Digitaal werken is namelijk zoveel meer dan werken met een computer, tablet of smartphone. Het vraagt om een goede en gedragen visie (een plan), heldere afspraken en de organisatie dat deze afspraken ook echt worden nageleefd.

 

Documenten digitaliseren doe je samen
Een eerste stap naar digitaal werken is nadenken waarom je dit wilt en hoe je dit aan wilt pakken. Wat wil je bereiken? En ben je hier dan toch mee bezig… Betrek dan meteen je medewerkers in dit proces. Zij zijn straks immers de eindgebruikers van al die gedigitaliseerde documenten. En natuurlijk zullen zij ook inzien dat vooral de snelheid en het gemak van informatie (snel) uitwisselen een groot voordeel is. Maar zij kunnen je helpen dit vanuit meerdere invalshoeken en disciplines te bekijken.

 

Waarom documenten digitaliseren? Zoek het uit!
Een tweede vraag die je jezelf en je medewerkers zult moeten stellen, is wat willen we digitaliseren? Het moet natuurlijk allemaal wel kosteneffectief zijn. Breng in kaart welke documenten in omloop zijn, zet alle verschillende datatypes onder elkaar en zet erachter waar deze documenten binnenkomen, in welke vorm, hoe vaak en welke route dit bestand aflegt. Pas dan weet je namelijk echt wat gedigitaliseerd moet worden. De volgende vraag om bij stil te staan is dan nu: waarom digitaliseren? Soms is dit een opgelegde eis. Denk maar eens aan de wettelijk bepaalde bewaar- en vernietigingsplichten. En let op: deze kunnen per afdeling verschillen. Sta daar even bij stil. En – ik zeg het opnieuw – betrek je medewerkers hierbij.

 

Wat heb je nodig om documenten te digitaliseren?
Als je al het voorbereidende werk hebt gedaan, rest er nog maar een enkele stap: kijken wat je nodig hebt om digitaal te kunnen gaan werken. Je moet namelijk wel bepaalde soft- en hardware inzetten. Een scanner bijvoorbeeld. Heb je een flatbed scanner, een dedicated scanner of mulitfunctional printer nodig? Ben je eruit? Kijk dan naar een passend systeem wat je scans kan verwerken. Dat scheelt je een hoop handmatig invoeren van documentnamen en andere data. Natuurlijk moet dit allemaal ook te koppelen zijn aan mobiele devices en meerdere schermen. Let daarop bij je keuze. En tot slot – last but not least – bedenk hoeveel opslagruimte je nodig hebt en waar je gaat opslaan. In de cloud misschien? Ik raad het je aan! De kosten zijn relatief laag terwijl je ontzettend veel op kunt slaan. En twijfel je nog over een punt? Schakel dan een expert in. Zo weet je zeker dat je straks een keuze maakt waar je ook echt wat aan hebt.

 

Lees ook de whitepaper: In 10 stappen naar de werkplek van de toekomst

 

Deze blog is geplaatst in samenwerking met Ricoh