Debble Teams Governance: Grip op Teams

Digitaal samenwerken is booming. Chatten, videobellen en andere vormen van digitale samenwerking hebben een enorme boost gehad door de toename van het aantal thuiswerkers wereldwijd. Een tool die hier flink van heeft geprofiteerd is Microsoft Teams, momenteel de meest gebruikte samenwerkingstool ter wereld.

Waarom Microsoft Teams?

Eerder schreven we al waarom wij bij Debble Microsoft Teams zien als de beste samenwerkingstool voor jouw bedrijf. Functionaliteiten als chat en video zijn krachtige ondersteuners voor digitale samenwerking. Ook is het vrij eenvoudig om even een bestand te delen of met een collega mee te kijken naar wat er gebeurt op zijn scherm. Een andere, vrij praktische reden om voor Microsoft Teams te kiezen is dat het deel uitmaakt van de Microsoft 365 suite. In deze suite zijn ook alle vertrouwde Office-applicaties terug te vinden waar zoveel bedrijven al jaren gebruik van maken.

Het belang van spelregels

Hoe krachtig Microsoft Teams ook is, het inzetten van deze tool komt niet helemaal zonder uitdagingen. Veel bedrijven komen er na maanden gebruik achter dat er een flinke wildgroei is ontstaan. In deze brij van Teams is het lastig om informatie terug te vinden, laat staan er grip op te houden. Daarnaast is het vaak onduidelijk wie toegang heeft tot deze informatie. Soms kunnen individuele documenten of hele projecten gedeeld worden met externe gebruikers zonder dat dit goed inzichtelijk is voor iedereen. Dit brengt natuurlijk de nodige risico’s met zich mee. Stel dat bijvoorbeeld vertrouwelijke documenten per ongeluk gedeeld worden, dat wil je niet.

Door het opstellen van spelregels voor het gebruik van Microsoft Teams, minimaliseer je de risico’s voor jouw bedrijf. Lees meer over het opstellen van deze spelregels in dit artikel.

Grip op samenwerking

Helaas zien we dat veel bedrijven het aanmaken van Teams gewoon dichtzetten om risico’s te minimaliseren, als alternatief wordt er een administratief proces ingericht om Teams aan te maken. Een begrijpelijke reactie, maar heeft het ook de gewenste uitkomst? IT-afdelingen of managers worden belast met het goedkeuren en aanmaken van Teams. Vaak ontmoedigen de stroperige processen en onduidelijke criteria rondom het aanvragen van een Team de medewerkers om Teams aan te gaan maken. In plaats daarvan worden afspraken onderling gemaakt, bestanden weer heen en weer gemaild of zelfs overgestapt op derde partij oplossingen. Jammer, want daarmee worden we weer een paar jaar terug de tijd in geslingerd.

Bij Debble geloven we sterk in de kracht van self-service. Hiermee geef je medewerkers de juiste tools en de verantwoordelijkheden om zelf aan de gang te kunnen gaan met Teams. Moeten we dan het aanmaken van Teams weer openzetten? Dan zijn we weer terug bij af toch?

Nee, niet helemaal! Debble introduceert een nieuwe module binnen Debble Workplace, Debble Teams Governance. Via deze module in Microsoft Teams en SharePoint, kunnen medewerkers eenvoudig teams aanmaken met behulp van templates. In deze templates verwerken we de spelregels die we met elkaar hebben opgesteld, de zogenaamde governance. Denk hierbij aan herkenbare naamgeving, wanneer je mag samenwerken met externen en of de informatie in een team gekenmerkt moet worden als vertrouwelijk. Ook kunnen we templates inzetten om extra’s aan het Team toe te voegen. Bijvoorbeeld een OneNote, extra kanalen of andere nuttige apps.

Tot nu toe alleen maar voordelen toch? Medewerkers kunnen teams aanmaken, de juiste instellingen worden automatisch toegepast en je kunt zelfs nog aan de slag met extra’s! Daar stopt het natuurlijk niet. Als organisatie wil je ook zeker weten dat de spelregels gehanteerd blijven. Ook wil je inzicht hebben in het gebruik van Teams om zo Teams tijdig te archiveren of je adoptie activiteiten bij te stellen. Zo voorkom je dat het een zooitje wordt. Ook deze zaken komen terug in de Debble Teams Governance oplossing.

Benieuwd hoe wij jouw bedrijf kunnen helpen met effectief samenwerken? Laat het ons weten!