De 7 meest tijdrovende en onveilige manieren van communiceren in de zorg…
en hoe het sneller en veiliger kan
Onderlinge communicatie tussen collega’s in de zorg schiet vaak tekort of kost veel tijd. Gevolg: extra werkdruk en stress onder medewerkers en managers. Tegelijk wordt privacygevoelige informatie van patiënten niet altijd veilig genoeg opgeslagen en gedeeld. In dit blog staan we stil bij de 7 belangrijkste oorzaken van inefficiënte en onveilige manieren van communicatie in zorgorganisaties en wat er aan gedaan kan worden.
1. Waarom wist ik daar niet van?
Het is lastig om collega’s up-to-date te houden over alles wat speelt bij patiënten, binnen teams en de organisatie. Dienstwisselingen, parttimers, structureel tijdgebrek en ingewikkelde systemen maken het er ook niet gemakkelijker op. Het prikbord wordt vaak voorbijgelopen, niet iedereen zit in de groeps-chat, mailtjes worden niet altijd gelezen en soms wordt belangrijke info gewoon niet gedeeld. Om de uitwisseling van informatie sneller en efficiënter te laten verlopen, kiezen steeds meer organisaties daarom om teams te laten werken vanuit één online werkomgeving. Daarbinnen vinden alle gesprekken plaats, zijn relevante bestanden toegankelijk en kunnen ze gedeeld worden. Teamleden hebben vanuit deze omgeving toegang tot alle systemen en apps die gebruikt worden
2. Ik dacht u van spruitjes hield?
Elke patiënt is speciaal en heeft zijn eigen verhaal. Waar houdt hij of zij van? En waarvan juist niet? Hoe heten de familieleden die regelmatig op bezoek komen? Voor de patiënt en voor de zorgmedewerker die de patiënt verzorgt is dit vaak belangrijke informatie. Maar hoe deel je dit met elkaar? Mondeling, in een schriftje, via de mail of in het systeem waar patiëntgegevens worden opgeslagen zijn de meest gebruikte manieren. Maar een schriftje is niet goed beveiligd en zoeken naar een mailtje met patiëntgegevens kost onnodig veel tijd. Het is zaak om medewerkers te helpen deze informatie makkelijk en veilig met elkaar te delen. Daarom is het belangrijk om de informatie op te slaan op een plek waar alleen personen met de juiste autorisatie toegang toe hebben. Het spreekt voor zich dat medewerkers met toegangsrechten, snel en eenvoudig bij die informatie moeten kunnen komen.
3. Wat zijn ook alweer de inloggegevens?
Zorgmedewerkers maken gebruik van verschillende systemen en apps om informatie te vinden of te verwerken. Per systeem moeten ze opnieuw in- en uitloggen. Dit kost veel tijd en levert frustratie op. Omdat ze veel inloggegevens moeten onthouden, zie je soms zelfs memo’s met wachtwoorden op monitoren geplakt. Online wachtwoordkluizen kunnen helpen om de inloggegevens veilig te documenteren en de medewerker te helpen snel in te loggen. Daarnaast is het mogelijk om te werken met één centraal portaal van waaruit alle interne en externe systemen toegankelijk zijn. Dat kan veel tijdwinst opleveren.
4. Informatie vastleggen en opzoeken
Wil een zorgmedewerker informatie opzoeken of juist vastleggen, dan is het prettig als dat ongeacht locatie, tijd en beschikbaarheid van een computer kan. De realiteit is dat niet alle systemen waar zorgmedewerkers mee moeten werken zo toegankelijk zijn. Zeker niet voor ambulante zorgmedewerkers. Het beschikbaar maken van systemen via apps die gebruikt kunnen worden op zowel desktop, tablet als mobiel is hiervoor essentieel.
5. Mail, mail en nog meer mail
Bestandsbeheer is bij e-mail niet handig geregeld. Bestellijsten en roosters worden over en weer gemaild. Het is hierdoor zoeken geblazen in verschillende mailboxen. En wat de laatste versie was, is vaak onduidelijkheid. Tegelijk gaan mensen zich formeler uitdrukken in e-mails, wat resulteert in langere berichten en soms zelfs miscommunicatie. Dit kost allemaal extra tijd, terwijl het ook sneller kan. Mensen vinden het plezieriger om te chatten dan te mailen en chat is ook beter geschikt om snel af te stemmen. Vanwege de snelheid en laagdrempeligheid gebruiken veel zorgmedewerkers en -managers naast e-mail WhatsApp, maar dat kent enkele nadelen.
6. We appen
WhatsApp wordt veel gebruikt en lijkt efficiënt. Maar voor een zorgorganisatie heeft het gebruik ervan een aantal grote nadelen. Communicatie, inclusief vertrouwelijke informatie over patiënten, kan plaatsvinden op een platform buiten de organisatie. Daarnaast hebben nieuwe leden van een team geen toegang tot de gesprekshistorie van de WhatsApp-groep waardoor ze belangrijke informatie kunnen missen. Een interessant alternatief voor WhatsApp is Microsoft Teams. Vorig jaar introduceerde Microsoft deze op chat gebaseerde werkruimte waarbinnen alle gesprekken plaatsvinden: individueel of in een groep, via chat of Skype. Binnen dit platform is alle informatie over een specifiek onderwerp toegankelijk voor de teamleden.
7. Heel veel meetings
Het is belangrijk dat vergaderingen plaatsvinden, ze kunnen alleen enorm tijdrovend zijn. Steeds meer zorgorganisaties faciliteren daarom dat medewerkers met elkaar kunnen spreken via chat, online bellen en vergaderen. Dat kan met audio of via beeldbellen als het handig is elkaar te kunnen zien. Tegelijkertijd is het mogelijk om gemakkelijk documenten uit te wisselen. Hierdoor houden medewerkers meer tijd over voor hun zorgtaken.
Herkent u deze voorbeelden uit de praktijk? Dan is het goed om te weten dat er concrete oplossingen zijn om onderlinge communicatie binnen zorgteams een stuk efficiënter en veiliger te laten verlopen. Wilt u weten hoe? Dat hebben we voor u op papier gezet in de whitepaper ‘7 manieren voor snellere, efficiëntere en veiligere communicatie binnen zorgteams’. Deze download u hier.