De 5 meest gestelde vragen over de koppeling tussen iWRITER en SharePoint
Een veelgehoorde opmerking in document management is; ‘Informatie is pas nuttig als je het terug kunt vinden’. Het probleem dat aan deze uitspraak ten grondslag ligt is voor veel organisaties herkenbaar en één van de redenen om een Document Management Systeem (DMS) te gaan gebruiken. Maar dan? Zonder metadata blijft informatie toch vaak onvindbaar. Hoe zorg je ervoor dat een gebruiker met zo min mogelijk handelingen toch alle informatie, zoals metadata, in het DMS opslaat?
Eén van de koppelingen die iWRITER aanbiedt is de koppeling met Microsoft SharePoint. iWRITER zou iWRITER niet zijn als deze koppeling het werken met Microsoft Word en SharePoint niet een stuk gemakkelijker zou maken. Het maakt hierbij niet uit of dit in een lokale SharePoint-omgeving is of dat er met SharePoint Online gewerkt wordt. Hieronder worden een aantal mogelijkheden van deze koppeling beschreven.
1 Overerven van metadata
Velden die metadata bevatten worden door iWRITER direct bij het opslaan in Sharepoint beschikbaar gesteld. iWRITER zorgt er echter ook voor dat metadata die normaal pas bij opslag van het document overgenomen worden van bijvoorbeeld de ‘Document Set’, direct na starten van het document al beschikbaar zijn. Zonder je document te moeten afsluiten en opnieuw openen.
Wil je van een ‘Document Set’ een projectnummer overnemen in je document? Met iWRITER is dit dus direct mogelijk.
2 SharePoint Document ID
Wanneer een document het ‘Document ID’ van SharePoint moet bevatten is dit voor gebruikers vaak een kwestie van afsluiten en opnieuw openen van het document. iWRITER zorgt ervoor dat het ‘Document ID’ bij het opslaan van het document direct in het document geplaatst kan worden.
3 Startlocatie = opslaglocatie
Microsoft heeft de webinterface van SharePoint erg goed doordacht als het gaat om informatie ontsluiten. Wanneer de gebruiker naar de opslaglocatie in SharePoint moet zoeken via Windows Verkenner werkt dat echter een heel stuk minder snel. iWRITER zorgt er daarom voor dat de startlocatie vanuit SharePoint automatisch getoond wordt als opslaglocatie van het document. Wil de gebruiker het document toch ergens anders opslaan? Geen probleem, dat is gewoon mogelijk.
4 Document Information Panel
Het Document Information Panel (DIP) maakt onderdeel uit van de integratie van SharePoint in Microsoft Word. Het is daardoor mogelijk om iWRITER te gebruiken in combinatie met het DIP. Gebruikers kunnen op die manier Managed Metadata gewoon blijven benaderen.
5 SharePoint-lijsten en databases
Om gegevens bij te houden in SharePoint zijn lijsten beschikbaar. Deze gegevens kunnen ook beschikbaar gemaakt worden in iWRITER om vraagvelden mee te vullen. Daarnaast is het mogelijk om externe databases (bijvoorbeeld Microsoft CRM) te benaderen via iWRITER. Uiteraard is iWRITER in staat deze velden op te slaan als metadata bij het document.
Wat 2015 gaat brengen op dit vlak? Een SharePoint-app? Online documentcreatie? Managed Metadata? De ontwikkelingen van de koppeling tussen iWRITER en SharePoint zijn in onze blogs te volgen. Natuurlijk kunt u ook contact met ons opnemen voor meer informatie.