De 5 aandachtspunten van huisstijlbewaking

Bedrijven als Coca Cola, Heineken en Nike zijn er groot mee geworden: branding. Branding is het opbouwen en onderhouden van een merk met als doel de naamsbekendheid te vergroten. Branding omvat het promoten van huisstijlkenmerken zoals een merknaam, bedrijfsnaam en logo en tevens het bewaken van de uniformiteit ervan, dit wordt ook wel huisstijlmanagement genoemd. In deze blog worden 5 aandachtspunten benoemd die hierbij belangrijk zijn en die bijdragen aan het beter managen van je huisstijl.

Huisstijlmanagement

Het lijkt vanzelfsprekend maar het eerste aandachtspunt is huisstijlmanagement achter de schermen. Veelal wordt een huisstijl gezien als iets waar je eenmalig in investeert om een overtuigend merk te creëren. Echter, dit is nog maar het begin. Hierna volgt het managen van de huisstijl, ook wel huisstijlbewaking genoemd. Zonder huisstijlbewaking zullen medewerkers, afdelingen en vestigingen zelf hun gang gaan, ieder op zijn eigen manier. Het gevolg: inconsistentie. Voorbeelden hiervan zijn: verkeerd kleurgebruik, oneven uitlijning en een verkeerde plaatsing van het bedrijfslogo. Het doel van huisstijlbewaking is er dus om ervoor te zorgen dat iedere medewerker op gelijke en correcte wijze de huisstijl toepast. Dit kun je als organisatie bereiken door training te geven in het toepassen van de huisstijl en inzicht te geven in het belang en de achtergrond van jouw merk (brand). Daarnaast kun je een huisstijlmanager aanstellen die medewerkers ondersteunt en iedereen van de juiste huisstijlaspecten kan voorzien.

Huisstijlhandboek

Bij huisstijlmanagement in de praktijk staat de eindgebruiker, de werknemer, centraal. Deze is namelijk verantwoordelijk voor de uitvoering, en met de opkomst van nieuwe mediakanalen wordt het juist toepassen van de huisstijl steeds complexer. Om te voorkomen dat werknemers door de bomen het bos niet meer zien kun je ze van een handleiding voorzien, het zogenaamde huisstijlhandboek. Hierin worden alle kleurcodes, logo’s en andere kenmerken beschreven en wordt uitgelegd hoe deze zaken toegepast dienen te worden aan de hand van regels en richtlijnen. 

Beschikt jouw organisatie al over een huisstijlboek? Dan dien je ervoor te zorgen dat deze up-to-date en toegankelijk is voor werknemers, om zo het gebruik ervan te stimuleren.

Huisstijl sjablonen

Het opmaken van documenten kost veel tijd en leidt vaak tot fouten (bijvoorbeeld door kopieer- en plak werk) en inefficiëntie. Sjablonen ofwel templates zijn hiervoor dé perfecte oplossing. Sjablonen zijn vooraf gedefinieerde documenten die huisstijlopmaak en eventueel standaardtekst bevatten. Hierdoor hoeft de gebruiker niet meer na te denken over de opmaak en is een deel van het werk al gedaan door standaardisatie. Dit heeft tevens als gevolg dat er meer tijd over blijft voor de (persoonlijke) inhoud van het document. Voor het creëren van sjablonen is het van belang dat een goede afweging gemaakt wordt tussen het standaardiseren en personaliseren. Daarnaast moet er rekening gehouden worden met de vindbaarheid van de sjablonen. Teveel sjablonen zorgt voor het lastig vinden van de juiste sjablonen, terwijl te weinig sjablonen zal leiden tot te veel onpersoonlijke standaardisatie. Onderhoud en toegankelijkheid is ook hier cruciaal, want het gebruik van verouderde sjablonen heeft met grote waarschijnlijkheid afwijkingen in de huisstijl tot gevolg.

Huisstijlimplementatie

 Gemiddeld vernieuwen bedrijven hun logo eens in de 20 jaar. De rest van de huisstijl veranderd bij het gros van de bedrijven daarentegen bijna jaarlijks. Dit kan gaan om kleine aanpassingen (in kleur, uitlijning, etc.), maar kan wel een compleet andere uitstraling aan je communciatie geven. Om ervoor te zorgen dat iedereen deze veranderingen kan bijhouden moeten alle hulpmiddelen, sjablonen en huisstijlboeken up-to-date gehouden worden. Met de komst van de Cloud is dit eenvoudiger geworden. Door een Cloud-based document management systeem (DMS) te gebruiken kunnen alle huisstijlhulpmiddelen eenvoudig aangepast worden. Hierdoor kan huisstijlimplementatie direct organisatiebreed uitgerold worden.

Huisstijl software ondersteuning

Documentcreatie software helpt jouw werknemers om op een efficiënte manier zowel documenten als sjablonen te creëren. Een software tool als iWRITER biedt gebruikers de mogelijkheid om in Microsoft Word met een paar klikken bouwstenen (zoals een routebeschrijving of afspraakbevestiging) toe te voegen aan een document en handige invulvelden zorgen ervoor dat adresgegevens automatisch op de juiste plek komen te staan. Door integratie met je huidige klantendatabase kunnen deze zelfs automatisch opgehaald worden. En misschien nog wel belangrijker: terwijl je als gebruiker een document opbouwt, zorgt iWRITER voor het bewaken van jouw huisstijl! Zo verzeker je je als organisatie van professionele en consequente documenten en de gewenste uitstraling van jouw brand. Wil je weten wat documentcreatie software voor jouw organisatie kan opleveren? Probeer dan gratis de demo van iWRITER!