Contractmanagement is serious business in de zorg

Werkt bij u ook die ene medewerker die blindelings zijn weg weet in de contracten? Je hoeft maar een gemeente en een datum te noemen en hij of zij kan het contract zo opdiepen en weet ook nog de contactpersoon te noemen. Goud waard, zo’n medewerker! Totdat hij uitvalt of vertrekt.

Contractmanagement is serious business, zeker in de zorg. Dat was het altijd al, maar door de transitie in de zorg en WMO nu helemaal. Er is een veelvoud aan contracten te beheren en relaties te onderhouden en de bedragen en belangen zijn erg groot. Te groot om afhankelijk te zijn van één of enkele functionarissen.

Input voor stuurinformatie

Bovendien is contractbeheer niet uitsluitend een kwestie van beheer. De contracten zijn ook input voor het ophalen van stuurinformatie en voor benchmarking. Hoe doen we het? Liggen we halverwege het jaar nog goed op schema? Moeten we bij nieuwe contractbesprekingen inzetten op meer budget en kunnen we ook hard maken waarom dat nodig is?

Het is belangrijk dat de degenen die daartoe de rol en rechten hebben altijd inzicht hebben in de actuele data en dus in de contracten en afspraken. Dat is een randvoorwaarde om goed te kunnen samenwerken, met collega’s andere afdelingen en vestigingen en met de opdrachtgevers. Serieus contractmanagement start met één centrale bron van waarheid, waaruit iedereen put en waaruit inzicht en kennis gedeeld kunnen worden

Al in het voortraject vastleggen

Contractmanagement gaat ook verder dan het vastleggen van alleen de afgesloten contracten. Ook het vastleggingsproces is een wezenlijk element daarin, want dat levert waardevolle informatie op. Met wie was er in het voortraject contact, via welk kanaal werd het meeste gecommuniceerd, wie bracht welke aanvullende voorwaarde in? Dat is zinvolle informatie voor eventuele reconstructie van het contracteringsproces, maar is vooral handig bij de verlenging en vernieuwing van contracten.

Serious business betekent ook dat je als zorginstelling kiest voor slimme en toekomstvaste technologie. Kies voor een systeem dat relatiebeheerders, inkopers en administratieve medewerkers op elk moment inzicht biedt in de stand van zaken en alle mogelijkheden biedt om makkelijk en veilig samen te werken – het liefst vanaf elke locatie en op elk apparaat.

Goed contractmanagement is uiteraard ook afhankelijk van de samenwerking met de andere contractpartijen. Beide partijen streven immers naar wederzijdse meerwaarde. Toch heb je maar op één kant echt invloed: zorg ervoor dat de zaken in je eigen organisatie goed op orde zijn. Begin binnenkort bijvoorbeeld met een goed gesprek met die gouden medewerker die nu de contracten nog op amateurniveau beheert. Neem hem en de rest van de organisatie mee naar een hoger niveau van keten- en contractmanagement.