Chatten en vergaderen. Maar wat kun je nog meer met Microsoft Teams?

Chatten en videovergaderen, dat kennen we nu wel. Maar wat kun je eigenlijk nog meer met Microsoft Teams? Martijn Bloem, consultant bij MostWare Automatisering, vertelt het in een serie van twee blogs. Een tipje van de sluier: papierloos vergaderen, geen actiepunten meer vergeten en écht samenwerken in een document. Zo kan je ook buiten het kantoor maximaal presteren en maak je je werkdag niet alleen leuker, maar ook makkelijker.

Explosieve groei

Veel meer organisaties zijn dit jaar gebruik gaan maken van de Microsoft cloud. Als we specifiek kijken naar Teams, dan waren er aan het begin van 2020 44 miljoen mensen actief mee aan de slag op dagelijkse basis. Begin maart sprak Bruno Bruins, toen nog minister voor Medische Zorg & Sport, de inmiddels fameuze woorden: ‘Mensen in heel Nederland worden opgeroepen zoveel mogelijk thuis te werken’. Het gebruik van Microsoft Teams steeg explosief en eind oktober waren er al 115 miljoen gebruikers dagelijks actief op het samenwerkingsplatform.

Waarvoor gebruiken mensen Microsoft Teams?

Een onderzoekje onder onze gebruikers heeft uitgewezen dat het overgrote deel van de mensen Teams gebruikt om te chatten en te videovergaderen. Een iets kleiner deel gebruikt het platform om vergaderingen in te plannen, om gesprekken te voeren in kanalen en om mensen van buiten te betrekken bij de communicatie. Uit ditzelfde onderzoek bleek dat het grootste deel van onze gebruikers – en gezien de explosieve groei van Teams geldt dat niet alleen voor onze gebruikers – Teams vanaf maart 2020 is gaan inzetten. Teams wordt dus vooral gebruikt om samen te werken, en dan met name om online contact te houden met chat, video en videovergaderingen. Steeds meer gebruikers zetten Teams ook in om online samen te werken aan bestanden. In Teams kun je namelijk bestanden opslaan en in tegenstelling tot een traditionele fileserver – de G:-, M:- of Z:-schijf – is het georganiseerd in verschillende kanalen binnen teams waar je lid van bent. Dit is de basis die veel mensen gebruiken, maar er kan natuurlijk nog veel meer.

Wat kan er nog meer?

Even naar Outlook. Dat is de afgelopen tien jaar een tool geworden waar iedereen z’n dag mee start. Het is van een eenvoudig mailprogramma een belangrijke bron van informatie geworden. De een heeft alles in een grote bak. Ik ben zelf zo’n gebruiker: alles zit in mijn inbox, en ik ben enthousiast gebruiker van de zoekfunctionaliteit. Anderen zijn weer heel gestructureerd en sorteren alles netjes in verschillende mapjes. En dat terwijl het gebruik van e-mail eigenlijk helemaal niet efficiënt is. Een paar cijfers:

• We besteden 28% van onze tijd aan e-mail.
• We hebben 20 onderbrekingen per uur.
• Het duurt 16 minuten om opnieuw op ons werk te focussen nadat we zijn afgeleid.
• We zijn 20 procent van onze tijd op zoek naar de juiste informatie.
• Maar liefst 59% van de managers mist dagelijkse informatie, omdat ze niet zijn meegenomen in een e-mailconversatie.

Kom van je onbewoonde eiland

Kortom: het is tijd om van dat e-maileiland af te komen. Ga meer open en transparant communiceren met elkaar binnen je organisatie. Hoe je dat doet? Met gesprekken en kanalen binnen Microsoft Teams. Door een gesprek te starten in een kanaal, zorg je direct al voor iets heel waardevols. De communicatie vindt plaats op de plek waar het hoort: binnen een projectteam of rondom een document dat je gezamenlijk aan het bewerken bent. Bovendien, als je later iemand toevoegt aan zo’n team, dan kan diegene heel makkelijk terugzien wat er al gecommuniceerd is.

Documenten. Wat en waar?

Wij krijgen regelmatig de vraag: waar moet ik mijn document opslaan? Het kan immers in Teams, in SharePoint of in je eigen OneDrive. Teams is vooral voor een project met een kop en een staart, of voor specifieke documenten waarover je veel met elkaar communiceert. SharePoint kun je meer zien als de vervanging van de afdelingsschijven, die traditionele fileserver. Daarbinnen wordt in principe niet óver de content gecommuniceerd. OneDrive is een persoonlijke opslagplek voor bestanden en documenten die je maakt en die je pas via SharePoint of Teams deelt als ze klaar zijn, of in ieder geval de moeite waard zijn om te delen. En natuurlijk kun je documenten delen vanuit OneDrive, maar beperk dat, want die linkjes… juist: die raken mensen weer kwijt.

De nieuwe vergaderervaring

Microsoft komt regelmatig met nieuwe functionaliteiten. Begin september heeft Microsoft heel veel functionaliteiten in een keer gelanceerd. Die moet je – in tegenstelling tot de meeste vernieuwingen bij Microsoft – zelf aanzetten. Deze nieuwe vergaderervaring zet je aan door rechtsboven op je eigen foto of naam te klikken, en voor instellingen te kiezen. In je instellingen vind je de optie om de nieuwe vergaderervaring in te schakelen. Als je dat hebt ingeschakeld, start je nieuwe vergaderingen vanuit een apart scherm, waardoor Microsoft Teams zelf gewoon beschikbaar blijft en kun je eenvoudig even terugkijken in een team of chat. Bovendien kun je nu maar liefst 49 mensen in een vergaderscherm bij elkaar zien. Ben je eenmaal aan het videovergaderen, en wil je overschakelen van je telefoon naar je laptop of vice versa, dan kan dat nu probleemloos. Zo kun je bijvoorbeeld gewoon even koffie halen tijdens de videovergadering zonder met je laptop de trap op en af te moeten lopen.

Met jouw organisatie naar het volgende niveau?

In zijn volgende blog vertelt Martijn je meer over de integratie van Office 365-apps in Teams, over het belang van bewustwording en gedrag en geeft hij een sneak preview van wat er binnenkort nog meer mogelijk is met Teams. Wil je nu al een vliegende doorstart maken met Microsoft Teams? Wij bieden nu de vervolgtraining aan ‘Werken met Microsoft Teams’. Dit is de perfecte training om snel de volgende stappen te kunnen zetten om goed samen te kunnen werken. Of je nu thuis werkt, of op kantoor. Wij zorgen voor een training die past bij jouw organisatie en is aangepast op het kennisniveau van jouw medewerkers – inclusief 12 maanden toegang tot het uitgebreide MostWare-leerplatform. Neem gerust contact met ons op via het algemene nummer 071 579 10 10 of de chatfunctie op onze website als je getraind wil worden of meer wil weten.

Bij MostWare geloven we dat iedere organisatie toegang moet hebben tot de mooiste IT-oplossingen. Daarom delen wij al sinds 1990 graag onze kennis en kunde. Inspireren met IT noemen we dat. Dat doen we altijd vanuit het oogpunt van onze klant.

Lees verder

 

Bezoek de website