Wat je moet weten voordat je met Teams aan de slag gaat
Samenwerken met de juiste tools
Met de juiste tool is samenwerken eenvoudiger en krijg je meer gedaan in minder tijd.
Microsoft zegt Teams te hebben ontwikkeld als ‘reactie op de evolutie van samenwerking in de moderne werkplek‘.
Het probleem tot nu was dat je met veel losse applicaties werkte. Zo stond Outlook dus altijd aan en werden bestanden toch nog rondgemaild. Met Teams is er nu een toepassing waarin je op 1 plek productief kunt werken en informatie met collega’s kunt delen. In deze blogpost lees je welke functies jij je snel eigen maakt en vind je tips die je graag wilt weten voordat je met Teams aan de slag gaat.
Om te beginnen
Teams vind je in het Office-365-menu. Als je op de link klikt opent Teams in de browser. Of direct via deze link.
Voor Teams is er een applicatie voor op je computer en een app voor op je mobiele telefoon. Als je nog niet bekent bent met Teams merk je dat de interface vrij voorzicht zelf spreekt.
Aan de linkerkant vind je het menu in de vorm van iconen waarmee je kunt wisselen tussen de verschillende functies van Teams:
1. Activiteit: Geeft je overzicht van notificaties waar je bent genoemd of waar een reactie is op een chat.
2. Chat: Hier vind je eerdere directe chats. Hier vind je ook je collega’s om een gesprek mee te starten
3. Teams: Hier vind je de groepen waar je aan deel neemt of aan deel kunt nemen
4. Vergaderingen: Toont de afspraken uit jouw eigen agenda. Hier kun je ook nieuwe afspraken inplannen. Een vergadering die je organiseert kun je koppelen aan een Team.
5. Bestanden: Geeft een overzicht van bestanden waar je aan gewerkt hebt of die met jou zijn gedeeld.
6. De drie puntjes: vanuit hier kun je persoonlijke apps toevoegen aan Teams; En heb je toegang tot de apps die je gebruikt in Teams.
Start met chat
Chat is de functie die het meest in het oog sprint. Als je Teams sluit blijft de chat bestaan. De volgende keer dat je inlogt zie je de oude chat staan die je terug kun lezen. Dit geeft nieuwe teamleden ook de kans om een discussie terug te volgen.
Naast de chat in tekst kun je elkaar ook in de chat videobellen of een telefoongesprek starten. Even elkaar bellen werk vaak sneller dan een lang verhaal typen vooral als je ook nog je scherm wilt delen. De chat-functie vervangt het heen-en-weer-mailen tussen collega’s en maakt de lijntjes dus kort.
Geef structuur met kanalen
Microsoft Teams is krachtig omdat je in kleine teams kunt werken onafhankelijk van de werkelijke bedrijfsstructuur. In de navigatie-tab Teams (3) vind je het overzicht van de teams waar je aan deel neemt of aan deel kunt nemen. Hier kun je ook zelf een nieuw team opzetten.
Binnen een team geef je verder structuur door verschillende kanalen te maken. Probeer te voorkomen dat je veel teams aanmaakt met maar 1 kanaal. Het werkt productiever en overzichtelijker om weinig teams te hebben maar wel meer kanalen. Kanalen is de flexibele kant van Teams die ervoor zorgt dat de applicatie voor iedereen te gebruiken is door hem op maat te maken.
Voeg functionaliteit aan een kanaal
In een kanaal vind je tabs. Een tab geeft een functie aan je team om te werken. Standaard heb je een tab voor gesprekken en bestanden. Met het plusteken kun je kanaal uitbreiden met eigen tabs door een app toe te voegen. Naast de apps kun je ook een connector activeren. Met een connector maak je informatie van buiten Office 365 toegankelijk voor het team.
Mails ontvangen in een kanaal
Een kanaal heeft een emailadres. Je vindt het e-mailadres in het menu van het kanaal. Als er naar het kanaal wordt gemaild verschijnt de mail in het chatgesprek. Vooral handig om te gebruiken als het team met automatische notificaties ergens van op de hoogte moet blijven.
Vergader in Teams
Via Teams zet je ook eenvoudig je vergaderingen op. Voordeel is dat je 1 plek hebt waar het hele team terug kan zien wat en wanneer is besproken. Wat in de praktijk goed werkt is om in een Team 1 kanaal te gebruiken voor alleen de vergaderingen. Een vergadering in Teams organiseer je via het menu (4) of vanuit je outlook. Daar vind je in je agenda een extra knop: Nieuwe Team vergadering.
Een paar functies die je extra helpen
Maak je zichtbaar en benaderbaar door actief je status aan te geven. Zo zien je collega’s of je beschikbaar bent of juist niet. In hetzelfde menu vind je ook de opties om Teams naar je smaak aan te passen. En een overzicht van de handige sneltoetsen.
In de applicatie van Teams vind je een zoekbalk. In deze zoekbalk kun je commando’s gebruiken. Een voorbeeld is het commando “/ga-naar”; Als je die in de zoekbalk typt krijg je een overzicht van teams waar je snel heen kunt gaan. Door alleen het “/” teken of het “@”-teken te typen zie je welke commando’s je nog meer kunt gebruiken.
Chats met meerder personen kun je ook voeren buiten een kanaal om door direct collega’s aan te haken. Je start een groeps-chat door het icoon links naast de zoekbalk aan te klikken en vervolgens de namen van je collega’s in te typen.
Succes op je ontdekkingstocht
In plaats van Outlook staat nu de Teams-applicatie de hele dag bij mij open. Als ik onderweg ben kan ik nog steeds meedoen via de mobiele app. Teams is eindelijk de applicatie waarmee ik alles bij elkaar kan brengen om productief te werken met mijn team. Deze blogpost geeft je de eerste handvaten in je ontdekkingstocht binnen Teams. Binnen de applicatie zijn nog veel meer functies te vinden dan dat ik hier kan aanstippen. De komende tijd gaat Teams veel nieuwe functies krijgen. Wil je meer over Teams weten neem met ons contact op voor een workshop of gewoon voor een demo om meer van Teams te zien.