Waarom Thomas een beetje verliefd is geworden op Microsoft Teams
De manier hoe organisaties werken is aan het veranderen. Verandering op gebied van communicatie, maar ook op gebied van samenwerking, zowel binnen maar ook buiten de organisatie. Thomas Kool, Business Consultant bij MostWare legt uit waarom Microsoft Teams zo mooi inspeelt op deze nieuwe behoefte.
Ik wil nooit meer zonder
Ik geef het direct toe: ik ben een beetje verliefd geworden op Microsoft Teams. Het gevoel is een vergelijkbaar met toen ik mijn eerste iPhone kreeg een paar jaar geleden. Het was liefde op het eerste gezicht. Ik wist het: dit past bij mij en ik wil nooit meer zonder. Hetzelfde gevoel heb ik nu bij Microsoft Teams. Ik zou niet meer weten hoe ik zonder Teams moet werken.
De verandering naar modern werken
Laten we eerst even uitzoomen: wat is er veranderd in de manier waarop we werken vandaag de dag? We zijn mobieler en we gebruiken steeds vaker sociale tools in ons werkende leven. Het personeelsbestand van organisaties bestaat uit soms wel vijf generaties. Allemaal met eigen verwachtingen en capaciteiten. Ook werken we steeds vaker op afstand en nemen we deel aan twee keer zoveel teams als een aantal jaar geleden.
Als tachtig procent van de tijd wordt besteed aan samenwerken, moet je dit zo goed mogelijk faciliteren. Om dat goed te doen moeten we een aantal dingen regelen: we moeten mensen echt het gevoel geven dat ze betrokken zijn bij de keuzes die gemaakt worden, ze moeten de beschikking hebben over de informatie die ze nodig hebben en tot slot moeten ze echt mee kunnen doen in het proces van samenwerken. Niet vanaf de zijlijn maar er middenin. Als we mensen die faciliteiten niet geven, gaan teams het zelf regelen. Dat is op zich heel goed nieuws; teams zijn blijkbaar heel gemotiveerd en vinden zelf manieren en tools om beter samen te kunnen werken. Maar dat heeft ook een negatieve kant: er ontstaat een ‘schaduw-IT’ waarop organisaties geen grip meer hebben. Mensen creëren extra accounts, informatie staat opeens op onbekende plekken buiten de organisatie en vaak ook dubbel opgeslagen. Van de schaduw-IT weet je niet hoe de veiligheid is geregeld. Dit brengt grote risico’s met zich mee. Samenwerking moet dus vanuit de organisatie zelf gefaciliteerd worden. Om aan die behoefte tegemoet te komen heeft Microsoft Teams ontwikkeld. Teams is inmiddels twee jaar oud en is hét startpunt voor samenwerking in de bekende Office 365-omgeving.
Microsoft Teams in vogelvlucht
Je gebruikt Teams voor communicatie, via chat, via audio- of video-vergaderingen of gewoon via een belletje met een collega. Met Teams kun je samenwerken; Word, PowerPoint, Excel, dat zijn allemaal applicaties die je naadloos in Teams kan gebruiken om samen te werken aan documenten. Je kan Teams op fantastische manieren uitbreiden en aanpassen. Los van de Office 365-applicaties zoals OneNote, Flow en Power BI die je kunt gebruiken vanuit Teams, kun je ook allerlei apps van derden ontsluiten. Zelfs je eigen bedrijfsapplicaties kun je vanuit Teams benaderen. Teams maakt gebruik van alle veiligheidsmaatregelen van Office 365. Bescherming tegen dataverlies, toegangsbeveiliging, versiebeheer, zelfs de hele auditlogging van Office 365, die bijhoudt wie wat op welk moment met welk document doet, draait mee op de achtergrond. Je merkt er als gebruiker niets van, maar het is wel waanzinnig belangrijk dat het goed geregeld is.
Een dag uit het leven van Thomas en Teams
Vroeger startte mijn werkdag met Outlook, nu is Teams de eerste applicatie die ik opstart. Het mooie is dat Teams altijd verder gaat waar je gebleven was. Het overzicht dat ik krijg aan het begin van de dag geeft mij inzicht in wat er is gebeurd sinds ik heb afgesloten. Een collega heeft me getagd omdat hij me even nodig heeft, de Vind-ik-leuks bevestigen dat een collega iets dat ik heb geschreven heeft gelezen en hopelijk ook dat hij of zij het oprecht leuk vindt. Of je dat als pushmelding krijgt of niet, kun je helemaal naar je eigen wens instellen, zoals eigenlijk alles in Teams. Waar ik vroeger een Whatsappje stuurde of een document mailde, doe ik dat nu met Teams. Met Teams heb je alle bestanden waar je mee werkt op één plek, ongeacht het team waar je in zit. Op de achtergrond maakt Teams gebruik van de kracht van SharePoint, zonder dat je hoeft te schakelen tussen applicaties. En heb je een vergadering via Teams? Dan kun je eerst een aantal instellingen doen zoals het uitzetten van je microfoon of het blurren van de achtergrond. Ook kun je heel eenvoudig content delen, zoals een presentatie. En is er iemand die niet kan deelnemen, dan kun je de vergadering ook opnemen. Microsoft werkt momenteel zelfs aan automatische ondertiteling zodat opnames achteraf eenvoudig doorzoekbaar worden.
Wat Teams brengt
Wat heeft Microsoft Teams mij gebracht? Ik ben beter op de hoogte van het werk van mijn collega’s en andersom. Verder ben ik veel minder tijd kwijt aan mijn mail, verspil ik minder tijd aan reizen dankzij goede online meetings, gaat het werken aan documenten sneller en beter en ervaar ik meer werkplezier door leuke chats, likes en emojis in de gesprekken die ik voer in Teams. En Microsoft brengt elke paar weken een nieuwe versie van Teams uit die nog beter en mooier is. Zo zal ik voorlopig nog wel even verliefd blijven…
Bij MostWare geloven we dat iedere organisatie toegang moet hebben tot de mooiste IT-oplossingen. Daarom delen wij al sinds 1990 graag onze kennis en kunde. Inspireren met IT noemen we dat. Dat doen we altijd vanuit het oogpunt van onze klant.
Bezoek de website