Vergroot in 3 stappen het werkgeluk van collega’s

Publicatiedatum: afbeelding bij

Zijn jouw collega’s blij? Gaan ze met een opgewekt gevoel naar het werk en ondersteunen de bedrijfsprocessen hun manier van werken? Of zijn er kleine en grote dagelijkse ergernissen waardoor collega’s klanten en partners niet optimaal kunnen helpen? Werkgeluk, productiviteit en serviceniveau staan niet los van elkaar. Geef het werkgeluk met deze tips een boost, je collega’s én klanten gaan je dankbaar zijn!

Gelukkige medewerkers zijn productieve collega’s die elkaar aansteken met enthousiasme. Een gemotiveerd team zorgt niet alleen voor een positieve werksfeer, onderzoek wijst uit dat werknemersgeluk zich maar liefst 5 keer terugbetaalt.

Documenten komen overal vandaan

Als de jaren verstrijken, verandert een bedrijf. De organisatie groeit, wetgeving wordt strenger, processen worden ingewikkelder en de administratieve last wordt groter. Het papieren proces is de kurk waar de logistiek, voor een groot gedeelte, op drijft. Inklaringsformulieren, orders en facturen komen nog regelmatig met de post binnen.

Geen plan achter de manier van werken

Het gekke is dat we thuis bijna niet meer met papier werken. Voor alles hebben we wel een app of een selfserviceportaal. Dat werkt snel, veilig en eenvoudig. Digitale documentstromen zijn beter te stroomlijnen en te controleren. Die digitalisering is op kantoor nog niet overal doorgedrongen. Digitale en papieren documenten staan overal en nergens, omdat het door de jaren zo is gegroeid.

1. Meten is weten

Natuurlijk kunnen we refereren aan benchmarks over hoeveel tijd collega’s kwijt zijn met het zoeken naar de juiste factuur op het bedrijfsnetwerk of in de ringbanden. Veel interessanter is de tijd die collega’s in jouw organisatie kwijt zijn bij dit soort handelingen. Pak een stopwatch en meet hoe lang een klant moet wachten op een statusupdate. En hoe reageren klanten op het feit dat ze in de wacht worden gezet, of een half uur later worden teruggebeld? Vinden je collega’s het leuk om elke keer weer de mappen te doorzoeken? Ze weten waarschijnlijk niet beter. Alhoewel, als ze in hun privémail iets zoeken, vinden ze het direct. Vraag collega’s en klanten naar hun ervaringen en meet de tijd die processen kosten. Dit geeft een goed beeld of de bedrijfsprocessen voldoende aansluiten op de manier van werken.

Digitalisering levert dubbele documenten
We werken allang met digitale middelen, maar op kantoor zijn die meestal toegevoegd aan de bestaande papieren processen. Hierdoor hebben veel organisaties documenten dubbel, zonder dat ze het weten. Neem de proef op de som en ga eens op zoek naar dubbele versies!

2. Geef collega’s tools waarmee ze makkelijker werken

Niemand wil terug naar de tijd van zoeken tussen papieren bankafschriften. Vergroot het werkgeluk met een veel eenvoudiger en minder omslachtig digitaal documentsysteem. Belt een klant met een vraag? Dan is alle informatie direct beschikbaar.

3. Betrek medewerkers

Het spreekt voor zich dat dit nieuwe digitale gereedschap de werkzaamheden makkelijker maakt. Ga het gesprek aan met collega’s en vraag wat ze nodig hebben om hun werk nog beter te doen. Bespreek de knelpunten en hun dagelijkse ergernissen. Kies je voor een nieuw systeem? Neem ze dan vanaf het begin van het traject mee in de keuze. Alleen zo overtuig je de collega’s die hun werkzaamheden soms al tientallen jaren op een specifieke manier uitvoeren.

Efficiëntie en werkgeluk versterken elkaar

Zien collega’s dat ze dankzij digitalisering efficiënter werken? Dan zijn ze straks niet alleen productiever, maar ook het werkgeluk neemt toe. Ze zijn namelijk minder tijd kwijt aan administratieve handelingen. Ze houden nu meer tijd over voor betekenisvol werk, waardoor de tevredenheid hoger is. De hele organisatie werkt efficiënter en transparanter door de digitalisering. Niet alleen schiet de productiviteit omhoog, het aantal kostbare fouten neemt af en de marge verbetert.

Over kosten gesproken. Heb jij inzichtelijk hoeveel geld je kwijt bent aan portokosten? Een tientje per maand? Ga het eens na en bereken wat het scheelt als je je post digitaliseert – een snelle besparing die loont.

Extra tip: Identificeer collega’s die technologie leuk vinden en betrek ze bij het verandertraject. De positieve energie die je in hen stopt, geven zij weer door. De ervaring leert dat 5 tot 10% van de collega’s wars is van verandering en dat blijft. Natuurlijk neem je ze mee, maar focus vooral op degenen die blij worden van verbetering en hun positivisme kunnen doorgeven.