Rapid Circle Goes Mobile!

Een liveblog over 1 dag volledig mobiel werken

De belofte die Office 365 doet aan haar klanten is dat al je data altijd beschikbaar is, onafhankelijk van tijd, plaats of apparaat. En met de focus die Microsoft legt op mobiele apparaten met haar “Mobile first, Cloud first” slogan mag een gebruiker hoge verwachtingen hebben over de functionaliteit die je geboden wordt via een telefoon. Dus tijd om te testen hoe ver je komt op een werkdag met enkel en alleen je mobiele telefoon.

Het recept voor vandaag is simpel. Men neme een handvol collega’s, nodig ze uit voor een bakkie koffie om 9:00 uur ’s ochtends en laat ze allemaal een vol opgeladen mobiel apparaat meenemen. Vervolgens laat je iedereen zijn of haar werk doen en zodra iemand naar een laptop grijpt is die persoon af.

Maak kennis met de collega’s die we bereid hebben gevonden om een dag lang van hun telefoon te werken:

			Bas Schellevis Functie: Operational Lead Transform Team Reden om mee te doen: omdat ik reeds veel via mijn mobiel mijn werkzaamheden doe (e-mail, teams, conference calls) en volledig mobiel werken mij dus makkelijk af zou moeten gaan.
	Hanneke Pastoor Functie: Business Consultant Reden om mee te doen: Microsoft heeft het veel over ‘mobile first’ en het is mooi om een keer te ervaren hoe alles dan ook daadwerkelijk op mobiel werkt. Daarnaast betekent zelf een keer gedaan hebben ook dat ik beter aan eindgebruikers uit kan leggen hoe het werkt vanaf mobiel.
			Nathalie Weel Functie: Talent Manager Reden om mee te doen: Ik word blij van het idee om met een mobiel apparaat rond te lopen en de hele wereld als inspiratie te laten dienen.
	Maurits Broers Functie: Projectmanager Reden om mee te doen: Ik ben erg benieuwd in welke mate mijn werk mobiel kan. Ik ben veel onderweg en moet schakelen tussen verschillende klanten en werkzaamheden.
			Jacco Weijers Functie: Functioneel Consultant Reden om mee te doen: Ik zelf wil ondervinden hoe goed de mobiele apps van Microsoft nou echt zijn en hoeveel van mijn werk ook via een mobiel kan.
	Freerk Terpstra Functie: Business consultant Reden om mee te doen: Ik ben erg benieuwd hoe lang het vol te houden is.

Ready, Set, Go!

9:00

En we zijn onderweg. Onder het genot van een kopje koffie worden de spelregels nog een keer uitgelegd. Maurits biecht op dat hij vanochtend om 8:15 op kantoor was en uit automatisme naar zijn laptop heeft gegrepen. Het wordt hem vergeven omdat de challenge pas om 9:00 uur zou beginnen. Jacco vindt het nodig om op te scheppen dat hij vanochtend van 7:00 tot 8:30 een call heeft gedaan vanaf zijn mobiel terwijl hij zijn reis maakte via trein en pontveer naar kantoor.

9:04

Hanneke, Nathalie en Bas zijn niet op kantoor en de jury maakt zich zorgen over of er wel eerlijk gespeeld wordt door alle deelnemers.

9:06

Bas blijkt nog in bed te liggen. Helaas voor hem omdat hij ziek is. Maar dat weerhoudt hem er niet van om mee te doen, want vanaf zijn mobiel kan hij de communicatie prima in de gaten houden. En met de ziek-zijn troefkaart op zak kan hij zijn werk makkelijk delegeren. Toeval of slim gespeeld? In ieder geval maakt het hem een geduchte tegenstander.

9:17

De meeste deelnemers spelen het veilig en beginnen met het doorspitten van hun Outlook inbox en Microsoft Teams chats. So far, so good.

9:18

De werkhouding van de deelnemers gaat er ook op voorruit. Lekker vanaf een comfortabele bank je mail checken met de voetjes omhoog. Mag je het dan nog werken noemen?

9:23

Hanneke komt binnen en deelt een gevoelige tik uit aan de competitie want ze heeft haar iPad meegenomen. Er wordt direct protest aangetekend bij de jury, maar die staat het toe zolang ze geen extra toetsenbord of muis gebruikt.

9:24

Freerk besluit ook buiten de Microsoft Apps te denken en slingert onze challenge op LinkedIn.

9:25

Jacco heeft het lastig. Zijn geliefde stickers zitten niet in de mobiele app van Microsoft Teams. Dit roept emoties op die hij doorgaans graag uit via een sticker, wat de misère alleen nog maar vergroot.

9:41

De eerste deelnemers zijn klaar met hun inbox en beginnen over te schakelen op andere werkzaamheden zoals het bijwerken van documenten, reviewen van presentaties en invullen van performance reviews. Dit gaat gepaard met wat vloeken en tieren omdat er vaak de melding verschijnt dat je eerst de specifieke app moet installeren om verder te kunnen.

9:47

Bas is blij verrast met de snelheid en het gemak waarmee hij in de mobiele app van Microsoft Teams kan switchen tussen verschillende domeinen. Hij is door meerdere klanten als gast uitgenodigd binnen hun Teams en dit maakt het stukken makkelijker om ook die chats nauwlettend in de gaten te houden. Naar eigen zeggen werkt dit veel beter op mobiel dan via de desktop.

9:50

Nog een gevoelige tik voor Jacco. Hij organiseert zijn emailtaken door vlaggetjes uit te delen aan de mails waarmee hij nog aan de slag moet. Helaas mist de mobiele Outlook app de to-do waar de gevlagde items in verschijnen. Nu moet hij alsnog zijn inbox afspeuren. Downloaden van de To-Do app biedt ook geen hulp.

9:51

Jacco heeft de filter gevonden om alleen de gevlagde items te tonen. Hij komt weer tot bedaren.

9:52

Maurits is bezig documenten te reviewen die klanten naar hem hebben gemaild waardoor hij continu moet schakelen tussen Outlook, Word, PowerPoint en webpagina’s. Veel swipen en lastig om het overzicht te bewaren.

10:01

Hanneke is gedwongen over te schakelen naar haar mobiele telefoon. Het besturingssysteem op haar iPad was te oud om de laatste Microsoft apps te downloaden. Ze gaat verder op haar mobiel.

10:14

Freerk zit nog lekker in zijn inbox en maakt vaak de keuze om even naar een collega te lopen in plaats van een mail terug te sturen. Het klinkt als valsspelen, maar hij komt er mee weg omdat hij claimt dat werken op een mobiel hem juist socialer maakt richting collega’s. En dat juichen we uiteraard van harte toe.

10:16

Nathalie komt binnen. Zij is de challenge begonnen met een serie calls vanuit de auto en gaat nu meteen een meeting in waar ze notities maakt via haar mobiel. Slim gespeeld!

10:27

Jacco wil een vorige versie terugzetten van een Excel document maar krijgt via de OneDrive app geen versiebeheer te zien. Uiteindelijk lukt het wel via de Excel App.

10:48

Maurits is al ruim een half uur bezig een offerte te controleren en aan te vullen en is positief verrast hoe goed dit kan op je mobiel. Zijn verwachting was dat op een klein scherm dat een kriem zou worden, maar het valt hem alles mee.

10:49

Hanneke neemt het voorbeeld van Maurits over en gaat ook aan de slag met een offerte. Switchend tussen de PowerPoint en Word heeft zij ook geen probleem om het document af te krijgen.

11:00

Twee uur onderweg en alle deelnemers zitten nog in de challenge. Krijgen ook veel bekijks van collega’s die zich afvragen of we aan het werk zijn of op het saaiste feestje ooit zijn belandt.

11:02

Bas is bezig om een serie meetings te verzetten naar aanleiding van een aangepaste projectplanning. Hij krijgt via de Outlook App maar slecht inzicht in de beschikbaarheid van collega’s omdat hij alleen ziet of iemand wel of niet vrij is op dat moment, maar niet ziet wat er in de agenda’s staat van de collega’s. Omdat veel collega’s hun agenda vullen met blokken om aan projecten te werken is het voor hem nu gokken of hij raak schiet met zijn nieuwe planning. Hier werkt de Desktop App van Outlook wel veel beter.

11:12

Jacco duikt weer even zijn inbox in om de binnengekomen berichten van antwoord te voorzien en weet het tempo hoog te houden door zijn toetsenboard van Nederlands naar Engels om te zetten en daarmee gebruik te maken van automatische woordsuggesties en spellingcontrole.

11:15

Het deelnemersveld verplaatst zich naar buiten om van het grootste voordeel van mobiel werken te genieten: werken waar het weer het beste is!

11:39

Maurits heeft het gevoel veel te missen rondom binnenkomende chats en emails en besluit daarom zijn notificaties aan te passen voor Outlook en Microsoft Teams. Als projectmanager wil hij natuurlijk bovenop de communicatie zitten rondom zijn verschillende projecten.

11:40

Nathalie is begonnen aan het verwerken van haar notities in emails, chats en documenten en heeft zodoende al tien Microsoft Apps moeten installeren op haar mobiel om alle verschillende onderdelen van Office 365 op haar telefoon beschikbaar te hebben. Gelukkig is er voor alles een mobiele app en hoef je deze maar 1 keer te installeren, maar het vergt zeker wel wat extra tijd vandaag.

11:56

Maurits heeft zijn draai gevonden in de mobiele communicatie en wisselt emails en chats af met een serie korte belletjes. IJsberend in het zonnetje gaat het hem prima af.

12:00

Tijd voor de All Hands, onze wekelijkse stand up met het hele bedrijf om alle collega’s op de hoogte te brengen van de hoogtepunten van jouw week. Een meeting die iedereen doorgaans live bijwoont met de kalender op je mobiel als herinnering aan je hoogtepunten. Makkie dus voor de deelnemers.

12:20

Tijd voor de lunch. Met de mobiel in de hand een broodje halen aan de overkant.

12:45

Maurits wankelt. Hij moet een oplevering controleren voor deze door kan naar de klant en moet daarvoor inloggen op de omgeving van de klant. Maar hij heeft moeite om in de password vault te komen vanaf zijn mobiel. In paniek overweegt hij zijn opties om niet naar de laptop te hoeven grijpen.

12:47

Via de managed browser (onze telefoons worden beheerd door Rapid Circle met Mobile Application Management) is het Maurits gelukt om in te loggen en hij staat nu de laatste benodigde aanpassingen te bespreken met een collega die het direct kan aanpassen vanaf zijn laptop. Het is kantje boord, maar Maurits is nog in competitie.

12:48

Nathalie is argwanend omtrent de miraculeuze ontsnapping van Maurits en het feit dat ze hem niet meer ziet zitten op kantoor helpt daar zeker niet bij. Maar snel is hij gevonden. Hij had zijn zonnetje weer opgezocht en staat buiten een belletje af te handelen.

13:00

Freerk en Hanneke spelen het spel als echte pro’s. Beiden hebben ze hun middag volgepakt met meetings om zo een hoop geregeld te krijgen met behulp van mobiel, whiteboard en een aandachtig publiek.

13:30

Jacco speelt dezelfde troef uit en duikt een meeting in met een collega om een heleboel kleine dingen er doorheen te rammen. Met een waslijst aan discussiemateriaal en twee whiteboards ziet het er goed uit voor hem de komende uren.

13:36

Bas heeft met enige vertraging alle meetings weten te verzetten en is terug in delegeer modus. Door afwisselend gebruik te maken van Outlook, Microsoft Teams en Skype for Business houdt hij alle mogelijke lijntjes nauwlettend in de gaten.

14:02

Hanneke en Maurits zitten samen in een projectoverleg waar planning en aanpak worden besproken. Met vijf collega’s in de kamer, een presentatie op het grote scherm en heftig brainstormen op het whiteboard hoeven ze alleen maar zo nu en dan een notitie te maken of document te bekijken. En dat gaat ze prima af via de mobiel.

14:23

De eerste afvaller! Nathalie heeft naar een laptop moeten grijpen om enkele vacatures aan te passen voor de website. Dit kreeg ze niet gedaan vanaf haar mobiele telefoon. Zonde. Ze was een waardige tegenstander, maar bij een echte uitdaging horen ook afvallers.

15:00

Met nog twee uur te gaan hebben de overige deelnemers zich allemaal goed gepositioneerd. Ieder van hen is onderdeel van een overleg waarin ze hun input prima mondeling kunnen geven of via de mobiel kunnen delen. En voor de presentatie wordt die ene collega lief aangekeken die wel achter zijn laptop zit.

15:39

Jacco heeft zijn laatste overleg afgerond en pakt het pontje om zijn dag af te sluiten met een stukje zon, gevolgd door de airco in de trein.

15:54

Hanneke en Maurits zijn nog steeds 100% mobiel en in de afrondende fase van hun projectoverleg met een groep collega’s. Met meerdere laptops in de zaal hebben ze de afgelopen uren de verleiding weten te weerstaan om erachter te kruipen.

15:59

Vanaf de bank thuis meldt Bas dat ook hij nog steeds op volle toeren draait via zijn mobiel. Niets ontgaat hem ondanks dat hij rustig aan doet vanwege zijn huidige gesteldheid. De prijs voor de meest getoonde inzet kan hem al bijna niet meer ontgaan.

16:00

Start van de vrijdagmiddagborrel. Bij Rapid Circle staat de traditie fier overeind om het weekend in te luiden met een ijskoud drankje vanaf vier uur. Op kantoor word je netjes gevraagd wat je wil drinken, maar ook in de trein weten collega’s goed voor zichzelf te zorgen.

16:28

Hanneke heeft haar overleg afgerond en duikt nog even Microsoft Teams in om de gemiste chatgesprekken op te pakken.

16:32

Ook Maurits is klaar met vergaderen voor vandaag en kan na een korte blik op zijn inbox aansluiten bij de vrijdagmiddagborrel. Met een biertje en zijn telefoon is nog steeds vol mobiel.

16:41

Vanuit de trein is Jacco de backlog aan het bijwerken via de Planner App. Het aanmaken van de verschillende user stories en checklijsten is geen enkel probleem. Alleen het maken van de mockups zal tot maandag moeten wachten want er is geen Publisher App voor mobiele telefoons en daar zweert hij toch wel bij als het gaan om het maken van schematische tekeningen.

17:00

Einde wedstrijd! Na een korte rondgang komen we te weten dat Bas, Hanneke, Maurits, Freerk en Jacco het allemaal gered hebben. De plichtsgetrouwe felicitaties worden uitgewisseld waarna Hanneke en Maurits zich weer toeleggen op de borrel. Bas laat het werk voor wat het is en focust zich weer op zijn route naar beterschap. Jacco is inmiddels thuis en ruilt zijn telefoonscherm in voor zijn tv om de finish van de Tour de France etappe mee te pakken.

17:24

Freerk laat weten nog steeds bezig te zijn. Samen met een collega werkt hij aan een voorstel en met wat liquide aanmoediging heeft hij die collega zo ver gekregen om zijn dicteren te verwerken in het document.

THE VERDICT: Hoe vonden de deelnemers het?

Een hele dag alleen maar op een mobiele telefoon werken vergt heel wat van IT-professionals die gewend zijn om al hun werk te kunnen doen middels een Surface Pro. Of toch niet? Wat zijn de bevindingen van onze deelnemers na een dag op de mobiel?

Hanneke Pastoor

Na een langzame start ben ik eigenlijk aangenaam verrast over hoe het maken van een offerte ging op mijn telefoon vandaag. Ik ging wat langzamer dan normaal, maar was ook meer gefocust op 1 ding. Helemaal over op alleen mobiel vind ik toch wat onhandig en niet efficiënt, maar er kan eigenlijk meer op mobiel dan je wellicht van tevoren denkt. Ondanks alle gevloek en gescheld in het begin.

Maurits Broers

Er is meer mogelijk op telefoon dan initieel verwacht, maar sommige activiteiten gaan wat minder snel. Zeker als alle Office365-apps geïnstalleerd zijn is het werken, is het schakelen tussen ‘informatiebronnen’ prima. Denk hierbij aan Outlook voor mail en Word voor een document dat je gaat opstellen als draft, lezen ter kennisgeving en reviewen. Wat ik ook merkte is dat je juist ‘socialer’ werd, omdat typen langzamer kon zijn dan de vraag in persoon stellen. In mijn geval was het schakelen tussen activiteit voor de ene klant naar de andere klant wel wat minder soepel. Bijvoorbeeld bij inloggen op klant-omgevingen, met de bijbehorende rechten en restricties, maar ook bij het schrijven van een ‘belangrijke’ mail met veel informatie was het lastig om goed overzicht te houden. Ik denk dat voor 70 procent van de werkzaamheden als projectmanager mogelijk goed mogelijk zijn en zelfs erg goed te doen zijn op mobiel (Mobile only), voor de andere 30 procent zou ik toch graag een laptop/tablet/Surface aanhouden. Mijn doel zal zeker zijn vaker mobiel te werken, het gaf een goede afwisseling en ergens ook een rust.

Nathalie Weel

De opstart duurde even, mijn telefoon was duidelijk nog niet klaar voor volledig mobiel werken. Steeds kwam ik weer een nieuwe app tegen die gedownload moest worden. Het was in die apps voor mij (als redelijke leek in SharePoint) nog wel echt zoeken naar de juiste manier van werken. Later ging het goed. Zit nu midden in de werving voor verschillende vacatures, dus ik zou in principe een hele dag op LinkedIn via mijn mobiel kunnen doorwerken. Het duurt alleen wel wat langer, omdat het typen op een telefoon wat minder snel gaat dan via een ‘normaal’ toetsenbord. Het gaf ergens ook wel rust, omdat ik weinig afleiding had. Normaal heb ik 6 schermen tegelijk open staan waar ik wat mee moet, dus kan ik te snel overstappen naar een andere taak, die optie was er nu niet, dus dat was lekker.

Ik heb mijn laptop écht moeten pakken, omdat ik met een collega naar vacatures moest kijken om ze te herschrijven en deze op de telefoon niet te openen waren. Daarbij was ik bezig met het opstellen van een contract en daar had ik een ander document voor nodig die ik alleen via mijn laptop kon vinden.

Freerk Terpstra

Mijn ervaring is dat er eigenlijk nog heel veel wel kon. In het begon moest ik (net als de anderen) veel apps extra downloaden. Daarna kon ik eigenlijk goed aan het werk. Ik had in ToDo (app van Microsoft met Outlooktaken) mijn takenoverzicht. Mailopruimen ging buiten verwachting goed. Ook heb ik in een paar Word-documenten gewerkt, vanuit mijn OneDrive en vanuit SharePoint en Teams. Werken in OneNote was ook geen probleem. Ik heb geprobeerd in PowerPoint te werken. Maar helaas is dat niet gelukt. Ik moest veel plaatjes toevoegen, slides veranderen, dat soort zaken. Dat lukte helaas niet. Al met al zo’n 80% van mijn taken op die dag goed kunnen afronden. Voor mij een succes. Wat ik ervan geleerd heb is dat er meer mogelijk is dan ik dacht. Ik denk dat ik in het vervolg sneller even mijn telefoon pak als ik wat kleine dingen wil uitwerken. Want ik heb gemerkt dat het soms zelfs prettiger werkt. Je bent meer gefocusd (je kan geen meerdere schermen open hebben), en je kan het gemakkelijker ‘overal’ doen. Dus ook lekker onderuit op de bank.

Bas Schellevis

Ik werk reeds veel via mobile only. Veel van mijn werkzaamheden bestaat uit Skype/team calls en chats of het versturen/lezen van e-mail. Zodoende was deze challenge ook makkelijk voor mij te doen. Enige uitdaging lag bij het inplannen van meetings, waarbij ik de agenda’s van collega’s moest vergelijken om een voor ieder gunstige datum en tijdstip te kunnen kiezen. Impliciet geeft outlook weer welke tijden mogelijk zijn, echter heb ik veelal, door een ieders verschillende huishouding van hun outlook kalender, een compleet overzicht nodig van hun agenda. Het kan immers zo zijn dat men niet tijd reserveert voor reistijd, of dat men niet op het hoofdkantoor zit. Uiteindelijk is dit ondervangen door contact op te nemen met de desbetreffende collega’s of door gewoonweg het agendaverzoek er in te schieten en kijken of men de meeting kan bijwonen. Het reviewen van documenten is ook goed te doen. Vanzelfsprekend is het creëren van nieuwe documenten niet optimaal. Kleine bewerkingen, tijdens het reviewen, is echter wel goed te doen. Al met al, zeker gezien de ontwikkelingen van de laatste tijd, is mobiel werken zeker goed te doen.

Jacco Weijers

Ik had gelukkig alle apps al op mijn mobiel staan, dus ben maar weinig keer gedwongen mijn werk te onderbreken voor een installatie. Toch was het ook voor mij wennen hoe alles nou precies werkt op je mobiel. Wat mij vooral opviel is dat functionaliteit vaak maar in 1 mobiele app is ingebouwd. Neem bijvoorbeeld versiegeschiedenis. In de browser vind je dat terug in SharePoint, OneDrive, Teams en de verschillende Office als Word, PowerPoint en Excel. Maar op je mobiel moet je echt naar de Excel app als je een vorige versie van een werkboek wilt bekijken of herstellen. Uiteindelijk kom je er wel uit en is het ook wel logisch omdat je op een klein scherm erg spaarzaam moet zijn met knoppen en functionaliteiten, maar het duurt allemaal wel langer. Het is dus erg aan te raden om gewoon alle apps te downloaden als je veel mobiel werkt.

De verschillende communicatie Apps (Outlook, Teams en Skype for Business) werken tot mijn verbazing beter op mobiel dan op de desktop. Hier ga ik dan ook zeker gebruik van maken door de start en afsluiting van mijn dag meer via mobiel te doen. Daardoor kan ik ook op een fijner plekje gaan zitten, op het terras of balkon, of mijn reistijd beter gebruiken, in de trein of als bijrijder.

Wat mij heel erg geruststelt is dat ik alleen met mijn telefoon er eigenlijk altijd wel uitkom, dus heb ik een volwaardig plan B in mijn zak zitten voor als mijn Surface er een keer mee ophoudt. De laptop blijft dus zeker thuis deze vakantie!

Ga ook de #mobilechallenge aan!

Wil je ook meer mobiel kunnen werken of doe jij dit al? Laat ons hieronder in de comments weten hoe jij dit doet of wat jouw uitdagingen hierin zijn. Of neem contact met ons op om meer te weten over de mogelijkheden van mobiel in de cloud werken.