Hybride werken met Microsoft Teams: zo pak je dat aan!

In moderne organisaties wordt steeds vaker in teams met wisselende samenstellingen samengewerkt. Vergeleken met vijf jaar geleden gebeurt dat zelfs twee keer zo vaak. Door deze flexibele benadering van teamwork kun je altijd de juiste expertise inzetten, zonder afhankelijk te zijn van plaats of tijd. Handig, maar het vraagt wel om een andere manier van overleggen, communiceren en werken. Hoe zorg je ervoor dat al die teamleden op verschillende plekken ook écht effectief kunnen samenwerken?

Natuurlijk, voor samenwerking op afstand kun je kiezen voor bekende tools als e-mail en chat. Maar mede door de coronacrisis wordt er intussen ook veel gebruik gemaakt van videoconferencing. Zeker in het begin van de crisis speelde dat zich vooral af bij medewerkers thuis. Ondanks dat het niet mogelijk is om vanuit kantoor te werken, zien we steeds meer de drang om op meerdere locaties samen te werken. Daarom is dit een goed moment voor een volgende stap in teamwork die je ‘hybride samenwerken’ zou kunnen noemen: tijdens een brainstorm of andere meeting bevindt een deel van het team zich in een fysieke (vergader)ruimte en neemt de rest op afstand deel.

Microsoft Teams = meer dan videoconferencing

Microsoft Teams is een uitstekende oplossing om dit hybride samenwerken te faciliteren. Teams biedt namelijk veel meer dan alleen videoconferencing. Het is ook ontwikkeld voor het delen en bewerken van bestanden en het op afstand samenwerken op een whiteboard. Teams is daarmee een uitstekend vertrekpunt voor boardroomoplossingen die intelligente koppelingen mogelijk maken, ook met locaties op afstand.

Teams Rooms: Hoe ziet zo’n digitale boardroomoplossing eruit?

In principe is het niet mogelijk om een Teams Room aan te maken zonder gecertificeerde apparatuur. Microsoft heeft zich beperkt tot een aantal leveranciers, waaronder HP. Hierdoor heb je niet de mogelijkheid om je ruimte virtueel te reserveren. Maar niet getreurd: het is best eenvoudig om een vergelijkbare oplossing na te bootsen. Om dat in jouw boardroom te realiseren, begin je met een touchscreen met een ingebouwde pc die ook Teams- en whiteboardsessies kan draaien, inclusief het delen van bestanden in diezelfde sessies. Je kunt die sessies dan vervolgens delen met een tweede boardroom of met thuislocaties. Twee gekoppelde boardrooms kunnen een whiteboard zelfs zodanig delen dat er aan beide kanten op getekend en geschreven kan worden. Uiteraard kun je ook kiezen voor een out-of-the-box-oplossing van HP. Daarmee kan iedereen in een boardroom zonder enige IT-kennis met één druk op de knop direct deelnemen aan een meeting.

Maak de juiste keuzes

Door ruimtes digitaal aan elkaar te koppelen, breng je de vergaderstandaarden naar een hoger niveau. Voor optimaal succes is het echter wel zaak dat je kiest voor een formaat scherm dat groot genoeg is voor je boardroom. Ook belangrijk is een goede camera, liefst uitgerust met pan/tilt. Zo’n camera kan inzoomen op gezichten en ervoor zorgen dat iedereen optimaal in beeld komt.

Het effect dat je met dit soort oplossingen creëert, is niet te vergelijken met het aansluiten van een laptop op een display. Deelnemers op verschillende locaties hebben het gevoel dat ze toch in één ruimte zitten. Zo stelt hybride samenwerken organisaties ook in tijden van coronabeperkingen in staat maximaal productief te zijn.

Vraag een demo aan

Previder levert totaaloplossingen om invulling te geven aan hybride samenwerken. Ben je benieuwd naar de mogelijkheden die wij op dit gebied voor je in huis hebben? Klik dan hier om een demo aan te vragen.