Digital WorkSpace

Publicatiedatum: afbeelding bij

Uit wetenschappelijk onderzoek blijkt dat 80 procent van de bedrijven (nog) niet nadenkt over een Digital WorkSpace (DWS). Een eenvoudige rekensom leert ons dat dus 20 procent van de bedrijven wel op een of andere manier bezig is met het nadenken of ontwikkelen van een Digital WorkSpace. Maar wat is dat eigenlijk, een Digital WorkSpace?

 

Wat is een DWS?
Voor het digitale tijdperk had iedereen bij een bedrijf een fysieke werkplek. Die plek was voorzien van de juiste gereedschappen, instructies, organisatie en natuurlijk een medewerker. De combinatie van deze ingrediënten leverde waarde voor het bedrijf.
De opkomst van Internet, mobiele devices, cloud-oplossingen en mobiel bereikbare enterprise-informatie, zorgt voor een mogelijke verandering van de oude werkruimte. Organisaties kunnen nu de keuze maken om medewerkers op een nieuwe manier waarde te laten toevoegen, daarover later meer.
Het resultaat van de nieuwe manier van waarde toevoegen is dat de organisatie is ingericht om kennis te delen en te leren, het management minder de nadruk legt op het managen maar meer op leiderschap, dat business-informatie overal en altijd beschikbaar is, dat medewerkers overal en altijd toegang hebben tot kennis en experts én dat de klant centraal staat. Die combinatie heet de Digital Workspace. De plek waar de moderne medewerker, de organisatie en technologie samenkomen en elkaar versterken.

 

Organisational intelligence
20 procent van de bedrijven denkt na over een Digital WorkSpace. Maar waarom eigenlijk? Het blijkt deze bedrijven ervoor hebben gekozen dat “organisational intelligence” de belangrijkste business driver is. Uiteraard is efficiency en kostenreductie ook belangrijk maar, organisational intelligence is leidend in het nemen van beslissingen (efficiency en kostenreductie staan bij deze bedrijven vaak op #2).
De reden dat deze bedrijven inzetten op organisational intelligence ligt in de overtuiging dat intelligentie de juiste remedie is om als organisatie met grote en heftige veranderingen om te kunnen gaan. Intelligentie is in de ogen van de bestuurders de enige garantie om als organisatie te kunnen overleven in een tumultueuze economie. Deze bestuurders willen dat hun bedrijf adaptief is en zich gemakkelijk aanpast aan veranderende omstandigheden.
Het gevolg van deze manier van kijken en handelen, is dat deze bedrijven investeren in lerende organisatie. “Lerend’ betekent dat er veel contact is met de buitenwereld, dat je om feedback vraagt, samen met de klant naar oplossingen zoekt, openstaat voor nieuwe ontwikkelingen en alles in het werk stelt om de klant te helpen.
De basis van een lerende organisatie is natuurlijk geen machine. De basis van een organisatie die in dialoog is met de klant, kan nadenken, met nieuwe slimme oplossingen komt is natuurlijk een mens. De medewerker van de lerende organisatie.

 

Kleinste element
Het kleinste element van een lerende organisatie is uiteraard de medewerker die in staat is om de klant direct te helpen en te voorzien van de juiste informatie, producten of antwoorden. Daarmee voegt een medewerker van een lerende organisatie waarde toe. Zij kunnen direct beslissingen nemen om klanten te helpen.
Je begrijpt dat je hiertoe wel het een en ander moet regelen. Precies, en daar komt de Digital WorkSpace ineens weer terug. Het kleinste element van een lerende organisatie, de medewerker, komt pas tot zijn recht wanneer de organisatie erop is ingericht om de medewerker maximaal te ondersteunen. De technologie dus zo is ingericht dat de medewerker zonder moeite bij alle business informatie kan komen en direct toegang heeft tot de juiste kennis en experts.
Wanneer je deze ‘empowered’ medewerker dan ook nog eens verbindt met zijn/haar collega’s, dan kan de organisatie beschikken over een groot oplossend vermogen. Wij noemen deze verbonden medewerkers ( die hun kennis via systemen aan elkaar beschikbaar stellen): “het Corporate Brain”.

 

Internationaal onderzoek
Sinds kort mogen wij in Nederland in licentie onze klanten een wetenschappelijk onderbouwd Internationaal Onderzoek aanbieden om de status van de huidige Digital WorkSpace te bepalen. Het resultaat is een rating op de ‘maturity score card’ en een advies over welke interventies er nodig zijn om via een roadmap stappen te zetten naar een volwassen Digital WorkSpace. Intussen hebben ruim 350 (vaak internationale) organisaties deelgenomen aan dit onderzoek, waardoor benchmarking nu mogelijk is.

 

Ik ben er trots op dat de e-office group haar klanten helpt om slimmer te worden. Dat is precies de reden waarom wij bestaan. Samen met e-office mobile en work21 investeren wij dan ook dagelijks om steeds meer waarde te kunnen bieden naar deze adaptieve organisaties (in wording).

 

 

Kennis van