Archivering: meer dan het leeg houden van het bureau

Archief en archiveren

Bij archiveren denken veel mensen aan wegbergen, al is dit niet hetzelfde. Documenten worden vaak gearchiveerd als ze niet meer nodig zijn, maar nog niet klaar zijn om weggegooid te worden. Op deze manier is een archief een verzameling van papieren die dagelijks niet meer van waarde zijn. Een andere kijk die bedrijven hebben, is dat ze het zien als een soort geheugen. Een verzameling van interessante zaken, het hoeven niet altijd documenten te zijn. Toch blijft vaak het beeld: stoffig en saai. Het is een blok aan het been voor een resultaat gerichte organisatie, dat vaak alleen maar geld kost.

Echter is de realiteit heel anders. Het juiste archief is: actueel, onmisbaar voor de bedrijfsvoering en levert een toegevoegde waarde voor de eigenaar. Zeker digitale archieven kunnen dienen als een krachtige herinneringsmachine. Altijd 7 dagen per week beschikbaar. Wanneer de informatie zijn waarde heeft verloren is er voor een archief (of delen ervan) nog een waarde voor de samenleving.

Archiveren is meer dan alleen het leeg houden van het bureau. Archivering zorgt voor informatiecontrole zodat iedereen het snel kan vinden wanneer nodig. Het is ook belangrijk om documenten weg te gooien (of vernietigen) die niet meer van waarde zijn.

Archiveren, hoe doe je dat?
Op welke manier documenten ook ontstaan, ontvangen of verzonden worden, de kwaliteit van de documenten moeten behouden blijven. Dit zowel voor de kwaliteit van afzonderlijke archiefdocumenten als de kwaliteit van het archief van de organisatie als geheel. Bij archiveren is het van belang om dit zoveel mogelijk op de achtergrond uit te voeren en zo de medewerkers zo min mogelijk lastig te vallen. Archivering start al bij het maken, ontvangen en verzenden van documenten. Deze visie vereist een doordacht systeemontwerp en integratie van de verschillende componenten:

• Het maken van documenten
• Opnemen van documenten in het archief
• Veilige opslag van documenten en de noodzakelijke metadata

Lees hierover meer in de volledige whitepaper. Download de volledige whitepaper over archief en archiveren en lees meer over de bovenstaande componenten. Daarnaast gaat de whitepaper dieper in op de kwaliteitseisen en ISO 15489. Download de whitepaper geheel vrijblijvend.